การเรียงข้อมูล (Sort) ใน Excel

คุณเคยต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ใน Excel หรือไม่ เช่น ต้องเรียงเงินเดือนจากมากไปน้อย เรียงราคาสินค้าจากน้อยไปมา แสดงข้อมูลที่กรองจาก hi-light สีต่างๆ ข้อความตามเงื่อนไข เป็นต้น


สิ่งเหล่านี้ ถือเป็นทักษะพื้นฐาน ที่คุณควรจะต้องรู้ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel

การเรียงข้อมูล (Sort)

เป็นสิ่งที่ช่วยให้เห็นภาพข้อมูลในลักษณะที่เป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น รวมถึงทำให้คุณสังเกตเห็นแนวโน้มหรือความผิดปกติได้ง่ายขึ้นด้วย ซึ่งถ้าคุณจะนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อ สิ่งแรกที่คุณควรทำ คือ การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะฐานข้อมูล (Database) แบบเบื้องต้นได้

การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะฐานข้อมูล (Database) แบบเบื้องต้น ต้องเป็นอย่างไร 
1. บรรทัดบนสุดของข้อมูลต้องเป็นชื่อหัวตาราง 
2. ต้องไม่มีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อคอลัมน์ เช่น คอลัมน์เงินเดือน ก็ไม่ควรจะมีข้อมูลเป็นตัวหนังสือในคอลัมน์เงินเดือน เป็นต้น 

การเรียงข้อมูล (Sort) มี 2 ประเภทใหญ่

แบบที่ 1. การเรียงแบบคอลัมน์เดียว 

แบบที่ 2. การเรียงแบบหลายชั้น ซ้อนกัน เช่น ต้องการเรียงคอลัมน์ด้วย รหัสพนักงาน กับ ชื่อพนักงาน เป็นต้น

วิธีการเรียงข้อมูลแบบที่ 1 : การเรียงแบบคอลัมน์เดียว

เข้าไปที่ Ribbon Data >> คลิกที่คอลัมน์ที่คุณต้องการให้เรียงข้อมูล >> คลิก AZ กรณีต้องการเรียงจากน้อยไปมาก หรือ คลิก ZA กรณีต้องการเรียงจากมากไปน้อย ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงเมนู เพื่อการเรียงข้อมูล ทั้ง 2 แบบ

ตัวอย่างที่ 1 ต้องการเรียงข้อมูลตารางด้านซ้าย ให้แสดงการเรียงข้อมูลเมนูอาหารที่มียอดการสั่งต่อวันมากที่สุด ซึ่งก็จะแสดงแบบตารางด้านขวา ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงผลการเรียงข้อมูลแบบที่ 1 

วิธีการเรียงข้อมูลแบบที่ 2  : การเรียงแบบหลายชั้น ซ้อนกัน

1. เข้าไปที่ Ribber Data >> คลิก Sort  ตามรูปที่ 1 (ด้านบน)

2. โปรแกรมจะแสดง Sort Dialog Box เพื่อให้คุณระบุคอลัมน์ที่จะใช้เป็นเงื่อนไขในการเรียงข้อมูล ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงหน้าจอของ Sort Dialog Box 

ให้คุณสร้างเงื่่อนไขที่คุณต้องการจะให้เรียง 

ตัวอย่างที่ 2 ต้องการเรียงข้อมูลรายการอาหาร (จากตารางด้านซ้ายมือ) ด้วยเงื่อนไขแรก คือ คอลัมนราคาให้เรียงจากจากราคาน้อยไปมาก และเงื่อนไขสอง คือ จำนวนยอดการสั่งต่อวัน ให้เรียงจาก จำนวนสั่งมากไปน้อย ก็จะได้รายการอาหาร (จากตารางด้านขวามือ) ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลจากการเรียงข้อมูล ตามแบบที่ 2

โดยใน Sort Dialog Box จะต้องกำหนดตาม รูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงวิธีการกำหนดเงื่อนไขตามตัวอย่างที่ 2 ใน Sort Dialog Box

จากทั้ง 2 ตัวอย่าง จะเห็นได้ว่า เครื่องมือใน Excel มีวิธีการในการเรียงข้อมูลได้หลายวิธีด้วยกัน ซึ่งคุณๆ ต้องทดลองเล่นเครื่องมือนี้ ตามโจทย์ต่างๆ แต่ถ้าคุณนึกโจทย์ไม่ออกให้ลอง ทำแบบฝึกหัดที่นี่

Read More