2 วิธีใช้สร้างผลรวมย่อย (Subtotal) ในโปรแกรม Excel

ฟังก์ชั่นในโปรแกรม Excel หนึ่งที่หลายคนรู้จักคงจะไม่พ้นฟังก์ชั่นที่เกี่ยวกับการหาผลรวมแน่นอน ซึ่งก่อนหน้านี้ เราได้อธิบายอย่าง การหาผลรวมด้วย SUM() / SUMIF() / SUMIFS ใน Excel หรือ SUBPRODUCT() ใช้ในการหาผลรวมของคอลัมน์ตั้งแต่ 2 คอลัมน์คูณกัน 

ในบทความนี้ เราเสนอตัวอย่างการนำ SUBTOTAL Function มาช่วยลดขั้นตอนการทำงานของคุณ ๆ ว่าแล้วเข้าเรื่องสักที่ดีกว่านะคะ 😉😉😉

SUBTOTAL Function
หมายถึง ฟังก์ชั่นที่ช่วยคำนวณเซลล์ย่อย ๆ ของผลรวมในตาราง โดยมีการทำอยู่ 2 แบบ ดังนี้

ไวยากรณ์

=Subtotal(function_num, ref1, [ref2], ...)

หลักการ

• function_num คือ คุณต้องระบุตัวเลข ซึ่งมี 2 แบบ คือ 1-11 และ 101-111 เพื่อคืนค่าตาม Function ที่ต้องการ โดยเงื่อนไขในการกำหนดอยู่ในตารางที่ 1 
• ref1, [ref2], ... คือ คุณระบุเลข 1-254 การอ้างอิงเพื่อให้ฟังก์ชั่นหาผลรวมย่อยของข้อมูล

ตารางที่ 1 แสดงความหมายของตัวเลขใน Function_num 

Function	คำนวณค่าที่ซ่อน	ไม่คำนวณค่าที่ซ่อน
AVERAGE	1	101
COUNT	2	102
COUNTA	3	103
MAX	4	104
MIN	5	105
PRODUCT	6	106
STDEV	7	107
STDEVP	8	108
SUM	9	109
VAR	10	110
VARP	11	111

หมายเหตุ

• ในตาราง Function แต่ละเลข (เช่น 1 กับ 101 / 2 กับ 102 / ...) จะถูกจับคู่ไว้อยู่แล้ว เมื่อคุณเลือก
• Function_num เป็นค่าระหว่าง 1-11 ฟังก์ชั่น SUBTOTAL จะคำนวณตัวเลขทุกตัว แม้ว่าตัวเลขจะถูกซ่อนไว้
• Function_num เป็นค่าระหว่าง 101-111 ฟังก์ชั่น SUBTOTAL จะ ไม่ นำตัวเลขที่ถูกซ่อนไว้มาคำนวณ
• แต่ถ้าคุณทำการกรองข้อมูลด้วย Autofilter แล้วฟังก์ชั่น SUBTOTAL จะไม่สนใจว่าคุณกำหนด Function_Num เป็นอะไร มันจะ ไม่ นำค่าในตารางที่คุณกรองข้อมูลนั้นมาคำนวณเด็ดขาด
• ฟังก์ชั่น SUBTOTAL จะสามารถทำงานตามที่บอกไว้กับข้อมูลแนวตั้ง แต่ถ้าข้อมูลเป็นลักษณะแนวนอน (Horizontal) ฟังก์ชั่น SUBTOTAL จะนำค่าที่ซ่อนไว้มารวมด้วย

ตัวอย่างที่ 1 เขียนฟังก์ชั่นแบบ Command ดังนี้

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่าง Subtotal 

จากรูปที่ 1 ถ้าเขียน =SUBTOTAL(9,B1:B3) หรือ =SUBTOTAL(109,B1:B3) จะได้ผลลัพธ์เป็น 9 ทั้ง 2 ฟังก์ชั่น และมีความหมายว่าให้ทำการบวกค่าระหว่าง B1 ถึง B3 แต่ถ้าคุณซ่อน Row 2 ไป ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็น 9 และ 5 ตามลำดับ 

แบบที่ 2 ใช้ Subtotal แบบ Outline ดังนี้

รูปที่ 2 แสดงการทำ Subtotal แบบ Outline

ในการทำ Subtotal แบบ Outline จะช่วยให้คุณไม่ต้องมาเขียนสูตรที่ละส่วน แต่การจะใช้เครื่องมือตัวนี้ เราต้องมารู้ก่อนว่ามันมีคุณลักษณะการทำงานอย่างไรบ้าง 

ขั้นตอนการทำงาน Subtotal แบบ Outline
1. ก่อนจะใช้เครื่องมือ Subtotal ได้ประสิทธิภาพที่สุด คุณควรจัดเตรียมข้อมูลให้โปรแกรมสามารถจัดการบริหารกับข้อมูลได้ง่ายขึ้นนั้นก็คือ ต้องใส่ข้อมูลให้เต็มทุกเซลล์ในตาราง / ทำการจัดเรียง (Sort) ข้อมูล ที่จะทำ Subtotal แบบ Outline ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงการเตรียมข้อมูลให้เหมาะสมกับการทำ Subtotal แบบ Outline

ตามรูปที่ 3 เราได้ทำการเติมข้อมูลให้เต็มและจัดเรียงข้อมูล ในคอลัมน์ปี (Year) นั้นเอง

2. เลือกเซลล์ส่วนใดส่วนหนึ่งบนตาราง และ เลือกที่ Data >> Subtotal โปรแกรมจะแสดง PopUp ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดง Subtotal outline 

แต่ละส่วนของ Subtotal Popup มีดังนี้

• At each change in: เป็นการเลือกคอลัมน์คุม ตารางที่ทำ Subtotal 
• Use Function: เป็นการเลือกว่าจะใช้ Function ใดในการทำ Subtotal 
• Add subtotal to : เป็นการเลือกคอลัมน์ที่ต้องการให้คำนวณ ตาม Function ที่เลือกไว้ 
• Replace current subtotal เป็นการกำหนดให้สามารถเพิ่มผลรวมย่อยได้ โดยจะถูกใช้เมื่อคุณทำ Subtotal ไปก่อนหน้านี้แล้ว แต่ต้องการจะเพิ่ม Subtotal กับคอลัมน์อื่นเพิ่ม โดยไม่ให้กระทบกับข้อมูลที่ทำ Subtotal ไว้ก่อนหน้านี้นั้นเอง
• Page break between groups เป็นการกำหนดให้แบ่งเป็นหน้า
• Summary below data เป็นการกำหนดให้แสดงผลสรุปไว้ท้ายของตาราง

โดยในรูปที่ 4 คือการเลือกคอลัมน์ปี (Year) เป็นคอลัมน์คุมการแสดงผลรวมย่อย (Subtotal) ซึ่งจากการเติมข้อมูลให้เต็มทั้งตารางและจัดเรียงข้อมูลไว้ก่อนหน้านี้แล้ว คุณจะได้ข้อมูลผลรวมย่อยที่นำไปวิเคราะห์ได้ ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงผลลัพธ์การทำผลรวมย่อย (Subtotal - Outline)

แต่หากคุณขี้เกียจ 😝😝😝 ไม่เติมข้อมูลให้เต็มหรือจัดเรียงข้อมูลให้เรียบร้อยก่อน คุณอาจจะได้ผลรวมย่อย (Subtotal) หลายรายการต่อข้อมูลในคอลัมน์เดียวกัน ซึ่งคุณก็คงต้องเริ่มต้นทำใหม่ ซึ่งถ้าคุณต้องการเริ่มต้นใหม่สามารถคลิกที่ปุ่ม Remove all ได้

นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำการเพิ่ม Subtotal ที่ 2 ในตารางได้ โดยคลิกที่ Replace current subtotal แล้วเลือกคอลัมน์ที่ต้องการจะทำ Subtotal ที่ 2 ในส่วน Add subtotal to ดังรูปที่ 6 

รูปที่ 6 แสดงตัวอย่างการทำผลรวมย่อยที่2 (Subtotal แบบ outline) 

โดยในรูปที่ 6 จะทำการคลิกที่ Replace current subtotal และเลือกส่วนของ Add subtotal to: Product ผลลัพธ์ที่ได้เพิ่ม Subtotal ที่ 2 จะแสดงดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดงผลลัพธ์ของการทำผลรวมย่อยที่ 2 (Subtotal แบบ Outline)

หวังว่าบทความนี้ คงพอจะให้คุณสามารถนำไปใช้สรุปผลรวมย่อยกับงานของคุณ ๆ ได้อย่างดีนะคะ 

Read More

Flash Fill เป็นการจัดรูปแบบให้กับข้อมูลใน Excel

Flash Fill 

เป็นเครื่องมือใหม่ เริ่มมีใช้ตั้งแต่ Excel Version 2013 ขึ้้นไป ซึ่งความสามารถของ Flash Fill ก็เพื่อใช้จัดรูปแบบข้อมูลต่าง ๆ ได้ตามต้องการ

คุณลักษณะของ Flash Fill มี 2 ลักษณะ ดังนี้
1. การสกัดหรือดึง (Extract) ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการออกมา
2. การรวม (Join) ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการออกมา

จากรูปที่ 1 เราจะแสดงตัวอย่างการสกัด และ การรวม ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการด้วยวิธี Flash Fill 

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการสกัดข้อมูลออกมาด้วย Flash Fill

ตัวอย่างที่ 1 การสกัดหรือดึงข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตามรูปแบบที่ต้องการ ออกมาแสดง 

รูปที่ 2 แสดงวิธีการใช้ Flash Fill ใน Excel

จากรูปที่ 1 จะมีข้อมูลพื้นฐาน 2 คอลัมน์ คือ A, B ซึ่ง โจทย์ต้องการให้แยกชื่อ สกุล ออกจากเซลล์ B มาใส่ในคอลัมน์ C และ D ตามลำดับ นอกจากนี้ คอลัมน์ E ใช้จัดรูปแบบ email Addree จากชื่อ-สกุล (คอลัมน์ B)

พิมพ์ชื่อที่คอลัมน์ C กับ พิมพ์นามสกุลที่คอลัมน์ D และ พิมพ์ e-mail ที่คอลัมน์ E ที่ด้านบนสุด เพื่อให้โปรแกรมเอ็กเซล ใช้เป็นตัวอย่างในการทำ Flash Fill ดังรูปที่ 2

เมื่อเราได้รูปแบบข้อมูลที่ต้องการครบแล้ว คุณก็วางเมาส์ที่ C3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "ชื่อ" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงวิธีการทำ Flash Fill ในเอ็กเซล

หลังจากนั้น ทำ Flash Fill ในส่วนอื่น ๆ ต่อไป โดยในตัวอย่างนี้ ให้วางเมาส์ที่ D3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "นามสกุล" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E 

ตัวอย่างที่ 2 การร่วมข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตามรูปแบบที่ต้องการ ออกมาแสดง 

จากรูปที่ 1 จะเหลือส่วนของ e-mail ซึ่งก็ต้องวางเมาส์ที่ E3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "e-mail" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงตัวอย่างหลังจากการทำ Flash Fill

ตัวอย่างที่ 3 การจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขได้ง่าย ๆ เหมือนข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น การจัดรูปแบบของเบอร์โทรศัพท์ได้ ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างการทำ Flash Fill ที่เป็นตัวเลข

จากตัวอย่างที่ 3 นี้เราจะอธิบายการจัดรูปแบบตัวเลข ตามที่เราต้องการ ดังนั้น คุณก็ต้องทำเหมือนตัวอย่างก่อนหน้านี้ คือ วางเมาส์ที่ B2 แล้วพิมพ์รูปแบบที่คุณต้องการ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงตัวอย่างการใส่รูปแบบตัวเลขที่ต้องการ เพื่อเตรียมทำ Flash Fill 

เมื่อเราได้รูปแบบที่ต้องการแล้ว ก็ต้องวางเมาส์ที่ B3 แล้วคลิก Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดงผลการทำ Flash Fill ข้อมูลที่เป็นตัวเลข

จากตัวอย่างทั้ง 3 จะพบว่า เครื่องมือ Flash Fill มีคุณลักษณะที่ใช้ในการจัดการรูปแบบทั้งตัวเลข ตัวอักษร ได้อย่างง่าย ๆ แต่เครื่องมือนี้ก็ยังมีข้อจำกัดเช่นกัน 

ข้อจำกัดของ Flash Fill 
คือ ถ้าข้อมูลพื้นฐานมีการเปลี่ยนแปลง อย่างเพิ่มข้อมูลใหม่ ๆ ขึ้นมา ส่วนที่เป็นผลลัพธ์จะไม่เปลีี่ยนตามข้อมูลพื้นฐานนั้น เพราะ ว่าเครื่องมือนี้เป็นเหมือนการ Stamp ค่าคงที่ลงไป ไม่ได้ มีคุณลักษณะเหมือนการใช้สูตรหรือฟังก์ชั่น ที่จะปรับเปลี่ยนไปตามข้อมูลพื้นฐานนั้นเอง

😅😄😄😄😄😄😄

Read More

นับสิ่งที่สนใจแบบมีเงื่อนไขเดียวในพริบตา...ด้วยสูตร CountIF() ตอนที่ 1

ถ้าคุณได้รับงานให้ค้นหาคำในไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ ให้เรามาใช้สายตาตรวจคงจะไม่ไหว ดังนั้น ในบทความนี้ จะนำเสนอสูตรที่ช่วยให้คุณนับคำที่เราสนใจได้ในพริบตา

CountIF() ถูกใช้กับการนับเซลล์ ในช่วงที่คุณกำหนดเป็นเงื่อนไข 

โดยไวยากรณ์สูตรต้องเขียน ดังนี้

ไวยากรณ์:   COUNTIF(range, criteria)

หลักการ

• range หมายถึง ช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจะนับ เช่น A1:A20 เป็นต้น 
• criteria หมายถึง เงื่อนไขที่คุณต้องการ ซึ่งจะเป็นตัวเลข ข้อความ หรือตัวแปรก็ได้ 

ตัวอย่าง1 ทำการนับคำด้วย COUNTIF() โดยเงื่อนไขสามารถเป็นตัวแปร หรือข้อความก็ได้

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการใช้สูตร COUNTIF

จากตัวอย่างนี้ ใช้สูตร COUNTIF เข้ามาช่วยนับคำที่กำหนด ซึ่งสูตรนี้จะไม่ตรวจสอบตัวอักษรใหญ่-เล็ก (case insensitive) และเงื่อนไขสามารถกำหนดเป็นตัวแปร (เหมือนเซลล์ B6 และ B8) หรือข้อความ (เซลล์ B7) ก็ได้ 

นอกจาก เงื่อนไขของ COUNTIF สามารถเป็นทั้งตัวแปรและข้อความแล้ว ยังสามารถใส่เป็นตัวเลข หรือสูตรได้ด้วย

ตัวอย่างที่ 2 ทำการนับคำด้วย COUNTIF() โดยเงื่อนไขสามารถเป็นตัวเลข หรือสูตรได้

จากตัวอย่างที่ 2 นี้ 
=COUNTIF($A$2:$D$4,2) คือ สูตรนี้นับเซลล์ตั้งแต่ A2 ถึง D4 โดยให้นับเลข 2 
=COUNTIF($A$2:$D$4,"*Ap*") คือ สูตรนี้นับเซลล์ตั้งแต่ A2 ถึง D4 โดยให้นับคำที่มีส่วนประกอบ Ap ซึ่งข้างหน้าและหลังคำนี้ จะประกอบด้วยตัวอักษรอะไร จำนวนเท่าไรก็ได้ 
=COUNTIF($A$2:$D$4,"?????es") คือ สูตรนี้นับเซลล์ตั้งแต่ A2 ถึง D4 โดยให้นับคำที่มีตัวอักษรอะไรก็ได้ แต่จำนวนตัวอักษรต้องมี 5 ตัว และต้องปิดท้ายคำด้วย es 
=COUNTIF($A$2:$D$4,"????es") คือ สูตรนี้นับเซลล์ตั้งแต่ A2 ถึง D4 โดยให้นับคำที่มีตัวอักษรอะไรก็ได้ แต่จำนวนตัวอักษรต้องมี 4 ตัว และต้องปิดท้ายคำด้วย es 

แต่ถ้าต้องการค้นหาตัวคำว่า "?" หรือ "*" ให้ใส่ "~" นำหน้า "?" หรือ "*" โปรแกรมจะค้นหา "?" หรือ "*" ได้ปกติ

ตัวอย่างที่ 3 ทำการนับคำด้วย COUNTIF() โดยเงื่อนไขสามารถดูว่ามีค่ามากกว่า น้อยกว่า หรือเท่ากับ ก็ได้

ถ้าต้องการนับตัวเลขที่

• มากกว่า 5                 =COUNTIF($A$2:$D$4,">5")
• มากกว่าหรือเท่ากับ 5 =COUNTIF($A$2:$D$4,">=5")
• น้อยกว่า 5                 =COUNTIF($A$2:$D$4,"<5")
• น้อยกว่าหรือเท่ากับ 5 =COUNTIF($A$2:$D$4,"<=5")
• เท่ากับ 5                   =COUNTIF($A$2:$D$4,"=5")
• ไม่เท่ากับ 5               =COUNTIF($A$2:$D$4,"<>5")

ก่อนหน้านี้ COUNTIF ใช้กับเงื่อนไขเพียง 1 เงื่อนไข แต่ถ้าต้องการนับ หลายเงื่อนไขละ จะทำได้อย่างไร

ตัวอย่างที่ 4 ทำการนับคำด้วย COUNTIF() โดยมีหลายเงื่อนไข
ถ้าใช้โจทย์เดียวกับตัวอย่างที่ 3 คุณสามารถ + หรือ - ค่าที่ได้จากเงื่อนไขที่กำหนดไว้เป็นตัวเลข ดังนี้
=COUNTIF($A$2:$D$4,">=4")-COUNTIF($A$2:$D$4,"<7")+COUNTIF($A$2:$D$4,"=7")
จากสูตรนี้ จะมี 3 COUNTIF()  ได้ 8-7+2 คำตอบที่ได้ คือ 3

ถ้าใช้โจทย์เดียวกับตัวอย่างที่ 2 คุณสามารถใช้ + หรือ - ค่าที่ได้จากเงื่อนไขที่กำหนดเป็นตัวอักษร ดังนี้
=COUNTIF($A$5:$D$7,"*apples")+COUNTIF($A$5:$D$7,"oranges")
จากสูตรนี้ จะมี COUNTIF() ได้ 4+2 คำตอบที่ได้ คือ 6

Read More

การเปรียบเทียบ 2 คอลัมน์แบบทีละแถว

ในการวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Excel คุณจะเลี่ยงงานที่ต้องเปรียบเทีียบข้อมูลในแต่ละแถวไม่ได้เลย ซึ่งเราก็มีวิธีการต่างๆ ให้คุณได้นำไปประยุกต์ใช้ โดยในบทความนี้จะให้คุณเปรียบเทียบคำใน 2 คอลัมน์ จากตารางที่ 1 

ตารางที่ 1 แสดงข้อมูลที่จะใช้ทำการเปรียบเทียบ

ตัวอย่างที่1 การเปรียบเทียบ 2 คอลัมน์ ที่ละแถว โดยใช้ IF Function ดังนี้
1. เขียนสูตรในเซลล์ C1 ดังนี้ =IF($A2=$B2,"Match","-") 

ปล.

• "$" หน้าชื่อเซลล์แบบนี้มีประโยชน์อย่างไร อ่านที่นี่ 
• สูตร IF() อ่านได้ว่า ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นจริง (ค่าในเซลล์ A2 เท่ากับ B2) ให้แสดงข้อความสีเขียว แต่ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นเท็จ ให้แสดงข้อความสีแดง
• สามารถไปศึกษาเพิ่มเติมที่ การใช้ Logic Function ที่ Excel เตรียมไว้

2. คัดลอกข้อมูลลงมาถึงเซลล์ C12 .... เทคนิคการคัดลอก มีแบบไหนบ้าง อ่านที่นี่
เพียงแค่นี้คุณจะได้ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงผลการใช้สูตร IF ในการเปรียบเทียบคอลัมน์

จากคอลัมน์ผลลัพธ์ จะเห็นว่าโปรแกรมสามารถเปรียบเทียบคอลัมน์ว่าเหมือนหรือต่างกันได้อย่างถูกต้อง แต่วิธีนี้จะไม่สามารถตรวจสอบตัวอักษรตัวใหญ่-เล็กได้ (case-sensitive) แบบเดียวกับ แถวที่ 4, 9 

ตัวอย่างที่2 การเปรียบเทียบค่า 2 คอลัมน์ ว่าเหมือนหรือต่างกัน โดยดูที่ตัวอักษรด้วยว่าตัวใหญ่หรือเล็ก (case-sensitive) ด้วย EXACT Function ดังนี้
1. เขียนสูตรแบบนี้ =IF(EXACT($A2,$B2),"Match","-") 

ปล. 

• สูตร IF() อ่านได้ว่า ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นจริง (ค่าในเซลล์ A2 มีลักษณะเหมือนกับ B2 ทุกตัวอักษร) ให้แสดงข้อความสีเขียว แต่ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นเท็จ ให้แสดงข้อความสีแดง
• สามารถไปศึกษาเพิ่มเติมที่ การใช้ Logic Function ที่ Excel เตรียมไว้

2. คัดลอกข้อมูลลงมาถึงเซลล์ C12 เพียงแค่นี้คุณจะได้ ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงผลการใช้สูตร Exact ในการเปรียบเทียบคอลัมน์

จากรูปที่ 2 คอลัมน์ที่ 4 และ 9 จึงแสดงว่ามีค่าที่ไม่ Match เพราะ Exact Function จะเปรียบเทียบถึงตัวอักษรเล็ก-ใหญ่ด้วย 

😏😏😏😏 

จากทั้ง 2 ตัวอย่างข้างบน เป็นการเปรียบเทียบระหว่าง 2 คอลัมน์ แต่ถ้าคุณ ๆ ต้องการเปรียบเทียบ 3 คอลัมน์ขึ้นไปจะต้องทำอย่างไร !!! 

ตัวอย่างที่ 3 การเปรียบเทียบค่าตั้งแต่ 2 คอลัมน์ขึ้นไป ว่าเหมือนหรือต่างกัน โดยใช้ สูตร IF() และ สูตร AND() เพื่อให้ได้ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 การเปรียมเทียบหลายคอลัมน์ใน Excel (Compare multiple columns)

1. เขียนสูตรแบบนี้ =IF(AND(A2=B2, A2=C2), "Full match", "-") ที่เซลล์ D2

ปล.

• สูตร IF() หมายถึง ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นจริง ให้แสดงข้อความสีเขียว แต่ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นเท็จ ให้แสดงข้อความสีแดง
• สูตร AND() หมายถึง เมื่อ A2 มีค่าเท่ากับ B2 และ A2 มีค่าเท่ากับ C2 
• สามารไปศึกษาเพิ่มเติมที่ การใช้ Logic Function ที่ Excel เตรียมไว้

2. คัดลอกข้อมูลลงมาถึงเซลล์ D12 เพียงแค่นี้คุณจะได้ ดังรูปที่ 3 

จากทั้ง 3 ตัวอย่างข้างต้น จะเห็นว่าการเปรียบเทียบ 2 คอลัมน์สามารถมีวิธีต่าง ๆ ให้คุณได้เลือกใช้มากกว่า 1 วิธี ซึ่งคุณต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับแต่ละงาน

Read More

3 ขั้นตอนการเปรียบเทียบไฟล์ 2 ไฟล์ใน Excel

หากคุณมี Workbooks 2 ตัวขนาดไม่ใหญ่ การใช้สายตาในการเปรียบเทียบทั้ง 2 Workbooks ก็ไม่มีน่าจะมีปัญหา แต่ถ้าข้อมูลเยอะ ๆ การตรวจสอบด้วยสายตาอาจจะไม่ work เท่าไร 

ในบทความนี้ แนะนำเครื่องมือในการจัดการไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ เพื่อให้เราเห็นข้อมูลทั้งหมด และ สูตรให้โปรแกรมทำการเปรียบเทียบข้อมูล

ส่วนนี้จะกล่าวถึง เครื่องมือในการจัดการมุมมองของไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ทั้งหมดพร้อมกัน คือ View Side นั้นเอง
1. คุณเปิด workbooks 2 workbooks เปรียบเทียบกัน 
2. เปิด View tab >> View Side by Side ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงวิธีการเปรียบเทียบไฟล์ 2 ไฟล์

3. โปรแกรมจะเปิด workbooks 2 workbooks ในแนวนอน (Horizontally) ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างเมื่อคลิกปุ่ม View Side by Side

4. หากต้องการให้โปรแกรมแสดงทั้ง 2 ไฟล์ในแนวตั้ง (Vertically) ดังรูปที่ 3 

รูปที่ 3 แสดงวิธีการเปรียบเทียบไฟล์ 2 ไฟล์

5. โปรแกรมจะเปิด workbooks 2 workbooks ในแนวตั้ง (Vertically) ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงตัวอย่างหน้าจอเมื่อเลือก Vertically

แต่ถ้าคุณไม่ตรวจสอบด้วยสายตา เรามี วิธีการเขียนสูตรใน Excel เพื่อเปรียบเทียบค่าในเซลล์แต่ละเซลล์ ดังนี้
1. รวมข้อมูลในไฟล์เดียวกัน โดยการแบ่งเป็น Sheet 

2. เขียนสูตร นี้ 
=IF(Sheet1!$A2<>Sheet2!$A2,"sheet1:"&Sheet1!A2&" vs  Sheet2:"&Sheet2!$A2,"-") 

ถ้า งง สูตรคุณควรอ่าน IF() ในบทความ การใช้ Logic Functions ใน Excel และ ถ้า งง $ ให้อ่านบทความ 3 ประเภทการอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference) ใน Excel ก่อน

จากสูตรด้านบน คือ 
- สีฟ้า หมายถึง เงื่อนไขที่กำลังจะตรวจสอบ ในโจทย์นี้ เราต้องการเปรียบเทียบข้อมูล A2 ของ Sheet1 กับ Sheet2 
- สีเขียว หมายถึง เมื่อเงื่อนไข (สีฟ้า) เป็นจริง จะทำในส่วนนี้ คือ แสดงข้อความ Sheet1: [ค่า A2 ใน Sheet1] เทียบกับ Sheet2 : [ค่า A2 ใน Sheet2] 
- สีแดง หมายถึง เมื่อเงื่ิอนไข (สีฟ้า) เป็นเท็จ จะทำในส่วนนี้ คือ ขีดเส้น 

3. Copy สูตรไปวางเซลล์อื่นๆ ให้เท่ากับจำนวนคอลัมน์และแถวของทั้ง 2 ตาราง ดังรูปที่ 5 

รูปที่ 5 แสดงผลลัพธ์จากการเขียนสูตร

เพียงแค่นี้คุณก็ไม่ต้องมาตรวจสอบด้วยตาตัวเอง แต่ให้สูตรตรวจสอบเพียงไม่กี่นาที

Read More