การใส่สีให้ Drop Down List ใน Microsoft Excel อย่างง่าย

ถ้าคุณๆ อ่านมาหลายบทความเริ่มเห็นหรือไมว่าการใช้ Excel มันไม่ได้ยาก เพียงคุณๆ เข้าใจความสามารถของเครื่องมือที่เราใช้ เราก็จะสามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ให้อย่างง่ายดาย ก่อนที่จะบรรยายไปไกลกว่านี้ เรามาเข้าเรื่องบทความของเราดีกว่า วันนี้ผู้เขียนจะขอนำเสนอเทคนิคต่างๆ มาช่วยให้ดูน่าสนใจ 

การใส่สีให้ Drop Down List อย่างง่าย

เมื่อคุณๆ คิดอยากใส่สี HighLight เปลี่ยนสีตัวหนังสือ หรือใส่ Icon เป็นต้น มาถึงตรงนี้ถ้าใครที่ชำนาญ Excel สักหน่อย คงจะคิดถึง Conditional Formatting เป็นแน่ ถูกต้องแล้วค่ะ ไม่พูดพร่ำต่อละ เข้าเรื่องเลยละกันค่ะ

1. คุณต้องสร้าง Drop Down List ก่อน แต่ถ้ายังไม่รู้จะสร้างอย่างไร สามารถศึกษาวิธีการสร้างจากบทความเก่า เช่น การสร้าง Drop Down List แบบง่ายๆ หรือ การเพิ่มรายการภายใน Drop Down List ภายหลังโดยไม่ต้องสร้างใหม่ 

กรณีต้องการใส่สี HighLight ใน Drop Down List เพียง Cell เดียว

2. กำหนดให้คอลัมน์ B เป็น Drop Down List แล้ว (โดย Drop Down List เราเป็นคำที่แสดง Status ต่างๆ เช่น Complete Pending Inprocess Queue และ Cancel) เราจะแสดงตัวอย่างวิธีการกำหนดให้เมื่อผู้ใช้คลิกเลือกสถานะต่างๆ Hightlight จะขึ้นตามที่กำหนด ตามรูปที่ 1 

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่าง DropDownList ให้แสดง Hightlight

     2.1 ให้คุณๆ คลิก Cell ที่เป็น Drop Down List ซึ่งตามรูปที่ 1 คือ B1 โดยให้ไปเลือก Home Ribbon และเลือก Conditional Formatting ตามรูปที่ 2

รูปที่ 2 การเลือก Conditional Formatting 

     2.2 เลือก Highlight Cells Rules และจะขึ้นเมนูย่อยให้คุณเลือกว่าจะกำหนดเงื่อนไขยังไงให้แสดง Highlight แบบต่างๆ ตามตัวอย่างข้อ 2 DropDownList ของเราเป็นตัวหนังสือ ดังนั้น เราจะเลือกเป็น Equal To... ตามรูปที่ 3

รูปที่ 3 ขึ้น Equal To PopUp ให้กำหนดค่าที่จะเท่ากัน

ตามข้อ 2 ให้คุณพิมพ์คำว่า Complete ในช่องด้านซ้าย และเลือกสิ่งที่จะให้แสดงที่ช่องด้านขวา ตามรูปที่ 4

รูปที่ 4 กำหนดว่าถ้า DropDownList มีค่าเท่ากับ Complete จะแสดง Highlight 

กรณีต้องการใส่สี HighLight ใน Drop Down List หลาย Cells

3. จากข้อ 2.1 แทนที่จะเลือกแค่ B1 ให้คุณเลือกทั้งคอลัมน์ B และทำตามข้อ 2.2 โดยพิมพ์คำที่ต้องการไปที่ละคำ (Pending Inprocess Queue และ Cancel) และเลือกรูปแบบเป็นอย่างอืน ตามรูปที่ 5

รูปที่ 5 กำหนด DropDownList หลาย Cells ให้แสดง Highlight ตามต้องการ

ตามรูปที่ 5 กำหนดคำ Pending ให้แสดง Hightlight เป็นสีเทา ซึ่งใน Equal To PopUp ไม่มีค่าไว้ให้คุณเลือก Custom Format... ตามรูปที่ 6

รูปที่ 6 กำหนดพื้นของ DropDownList 

ที่เมนู Format Cell คุณต้องเลือก Fill Tab ซึ่งคำ Pending เลือกพื้นเป็นสีเทา และคลิกปุ่ม Ok

ตามรูปที่ 1 ด้านบนคลิก DrowDownList ที่ B2 เลือก Pending จะแสดง Hightlight ตามที่กำหนด ดังรูปที่ 7 

รูปที่ 7 แสดงตัวอย่าง DropDownList ที่แสดง HighLight

ส่วนคำ Inprocess Queue และ Cancel ให้ทำตามข้อ 3 และเลือก Highlight ตามต้องการ ซึ่งกรณีที่ต้องการแก้ไขที่หลังสามารถเข้าไปที่ Conditional Formatting เลือก Manage Rule ตามรูปที่ 8

รูปที่ 8 แสดง Conditional Formatting Rules Manager 

คุณๆ สามารถแก้ไข Cell Value ต่างๆ โดยเลือกค่านั้น และคลิกที่ปุ่ท Edit Rule.. หรือ Double Click เข้าไป ตามรูปที่ 9 

รูปที่ 9 Edit Formatting Rule 

ที่ Select a Rule Type เลือกประเภทกฏที่ต้องการ ในรูปที่ 9 เลือกการจัดรูปแบบเซลที่มีเท่านั้น 

ส่วน Edit the Rule Description คือ ส่วนที่คุณเข้าไปแก้ไขกฏที่จะให้ Excel ตรวจสอบได้

ส่วน Preview ให้คุณคลิกที่ปุ่ม Format เพื่อเปลี่ยนรูปแบบ HighLight ตามที่คุณต้องการได้เอง

เพียงเท่านี้คุณจะได้คอลัมน์ DropDownList ที่เมื่อเลือกค่าตรงกับเงื่อนไขไหนจะแสดง HighLigt ที่คุณกำหนดได้เอง จากรูปล่างนี้เป็นตัวอย่างการแสดง HighLight ต่างๆ

หวังว่าบทความนี้ คงพอจะเป็นตัวอย่างการประยุกต์ใช้ Excel ของคุณๆ ให้สามารถนำมาจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ได้ หากมีคำแนะนำหรือข้อคำถามสามารถส่งมาที่เมล์ ขอบคุณค่ะ 👩😁😃

Read More

4 ขั้นตอนง่าย ๆ ใช้ตรวจสอบความผิดพลาดการทำ Conditional Formatting ใน Excel

จากหลายบทความเกี่ยวกับ Conditional Formatting ถ้าคุณ ๆ ทำแล้วไม่ได้ผลตามตัวอย่าง นั้นเป็นสัญญาณว่าคุณอาจจะทำอะไรผิดพลาดแล้ว

เรามี 4 วิธีง่าย ๆ ใช้ตรวจสอบความผิดพลาดการทำ Conditional Formatting ใน Excel มาเสนอให้คุณสามารถใช้ตรวจสอบตนเองได้เบื้องต้น 

1. คุณใช้ "การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพันธ์ (Relative Reference)" หรือ "การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (Absolute Reference)" หรือ "การอ้างอิงเซลล์แบบผสม (Mixed Reference)" ถูกต้องหรือไม่
สำหรับมือใหม่หัดเขียน Excel อาจเป็นสิ่งยากในการเขียนอ้างอิงเซลล์แบบต่างๆ แต่ถ้าคุณ ๆ หัดใช้ให้เคยชิน รับรองว่าวิธีนี้ส่งผลให้ลดข้อผิดพลาดจากการอ้างอิงเซลล์เพี้ยนได้ 100% 

2. ตรวจสอบช่วงเซลล์ที่ใช้ในการกำหนดเงื่อนไขว่าถูกต้องหรือไม่
กฎง่าย ๆ คือ คุณจะเลือกเซลล์ทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะแถว ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ แต่ต้องไม่รวมส่วนของหัวคอลัมน์ หรือ Headers

3. ในการกำหนดเงื่อนไขลงไปในตาราง ให้เขียนเงื่อนไขที่เซลล์บน-ซ้ายสุดของตาราง
ตัวอย่างเช่น 

4. ตรวจสอบกฎในการสร้างว่าถูกต้องหรือไม่
ไม่ว่าจะเป็น เปิด-ปิดวงเล็บ สูตรที่นำมาใช้ เครื่องหมาย เป็นต้น โดยสามารถตรวจสอบ ด้วยการไปที่ Conditional Formatting >> Manage Rules 

นี้เป็นข้อวิธีการพื้นฐานที่คุณ ๆ ควรฝึกไว้เพื่อเป็นการตรวจสอบเบื้องต้นค่ะ

Read More

Conditional Formatting การใช้สูตรใน Excel สำหรับการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข ตอนที่ 4

ก่อนหน้านี้เรามีการอธิบาย ถึงการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ด้วย Hightlight, Data Bar, Icon Set ในโปรแกรม Excel ไปแล้วถึง 3 ตอน

ในบทความนี้ ขอนำเสนอการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ด้วยสูตร (Formula) เพื่อให้คุณๆ มีวิธีในการจัดรูปแบบข้อมูลในโปรแกรม Excel ได้ตรงกับเงื่อนไขมากขึ้น  

ซึ่งการนำสูตรเข้ามาช่วยในการทำ Conditional Formatting นั้น คุณสามารถพบได้ใน Excel 2016, 2013 และ 2010 เท่านั้น


วิธีการ ใช้สูตรในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข  
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร 
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule  ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงเมนูการสร้าง Conditional Formatting ด้วยสูตร

4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. 
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format 

เมื่อคุณรู้วิธีการสร้าง Conditional Formatting ด้วยสูตรแล้ว เรามาดูตัวอย่างการประยุกต์ใช้ ดังนี้ 

วิธีการการเปรียบเทียบค่า (ข้อความและตัวเลข) ใน Excel ด้วย Conditional Formatting โดยใช้สูตรต่างๆ
ปกติคุณสามารถใช้คุณลักษณะของการกำหนดรูปแบบข้อความหนึ่ง (Conditional Formatting แบบ Hightlight) ในการจัดการเซลล์ (ตัวอักษร) โดยมีเงื่อนไขว่าค่าในเซลล์นั้น ต้องมีค่ามากกว่า หรือ น้อยกว่า หรือ เท่ากับ ค่า (ตัวเลข) ที่คุณระบุ (The value you specify) ตัวอื่น เช่น 

รูปที่ 1  แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ของการใช้เครื่องมือ Conditional Formatting 

จะเห็นว่าการ Hightlight ที่เกิดจากการใส่เงื่อนไขลงไป จะปรากฎที่เซลล์ที่เป็นเงื่อนไขเท่านั้น โดยที่คุณจะ ไม่ สามารถใช้คุณลักษณะ (Conditional Formatting แบบ Hightlight) นี้ กับกรณีการจัดรูปแบบเซลล์หนึ่ง กับค่าในเซลล์อื่น (A cell's value in another column) ได้ 

แล้วถ้าต้องการจัดรูปแบบ โดยเปรียบเทียบเซลล์หนึ่งกับค่าในเซลล์อื่นละ !!!!!

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่ใช้สูตรเข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อให้เหมาะสมตามเงื่อนไขต่าง ๆ มากขึ้น

ตัวอย่างที่ 1 การเขียนสูตร (Formula) ให้เงื่อนไขทำการเปรียบเทียบคอลัมน์หนึ่งกับค่าหนึ่ง ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting ที่ Product Column โดยให้ตรวจสอบเงื่อนไขว่าค่าใน In Stock Column มีค่ามากกว่า 0 หรือไม่ 
เมื่อทำตามโจทย์นี้ คุณต้องได้ผลเหมือนตาราง ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างการใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ในที่นี้ให้คุณประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A13:A19
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =$B13>0 ..... อ่านมาถึงจุดนี้ ถ้าใคร งง ว่าต้อง $B13 ให้ไปศึกษาได้ที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"

6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ... 


วิธีการ Hightlight ทั้งแถว ใน Excel ด้วย Conditional Formatting โดยใช้สูตรต่างๆ

จากตัวอย่างก่อนหน้านี้ เรานำเสนอการจัดการรูปแบบข้อมูลในแบบต่างๆ แต่ทุกแบบเป็นการจัด Format เฉพาะเซลล์เท่านั้น ซึ่งถ้าหาต้องการจัด Format ทั้ง Row ให้เลือกทั้งตาราง แล้วจึงค่อยใส่เงื่อนไขลงไป

ตัวอย่างที่ 2 การเขียนสูตร (Formula) ให้โปรแกรมทำการเปรียบเทียบระหว่างคอลัมน์กับคอลัมน์ ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting โดยดูจากเงื่อนไขว่าค่าใน In Stock Column มีค่าน้อยกว่า Sold Column หรือไม่ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตารางที่ใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A13:C19 (ในที่นี้กำหนดให้ทำ Conditional Formatting ทั้ง Row ทำให้ข้อต้องเลือกทั้งตาราง)
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =$B13<$C13 ..... ต้องการรู้ว่าการอ้างอิงเซลล์นี้คืออะไร อ่านที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ... 

จากทั้ง 2 ตัวอย่างข้างต้น การเขียนสูตรในการตรวจสอบได้แค่สูตรเดียว แต่ถ้าคุณต้องการตรวจสอบมากกว่า 1 สูตร จะทำอย่างไรละ ....

ตัวอย่างที่ 3 การเขียนสูตรโดยใช้ AND, OR เข้ามาช่วย ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting ที่ตาราง โดยมีเงื่อนไขว่า In Stock Column ต้องน้อยกว่า Sold Column และ Manufacturing Column ต้องผลิตใน Thailand หรือ Singapore เท่านั้น
เมื่อทำตามโจทย์นี้ คุณต้องได้ผลเหมือนตาราง ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลที่ใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A2:D8 (ในที่นี้กำหนดให้ทำ Conditional Formatting ทั้ง Row ทำให้ข้อต้องเลือกทั้งตาราง)
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =AND($B2<$C2,OR($D2="Thailand",$D2="Singapore")) ..... ถ้าสงสัยว่าทำไมต้องมี $หน้าชื่อเซลล์ ให้อ่านที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ...

ข้อสังเกต การใช้สูตรมาประกอบการทำ Conditional Formatting คุณจะต้องมีความรู้เรื่องสูตร และ การอ้างอิงเซลล์ เพิ่มขึ้นมาด้วย 

Read More

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วย Icon Set ตอนที่ 3

บทความก่อนหน้า เราได้แนะนำ Conditional Formatting ที่ใช้ทั้ง Hightlight และ Data Bars เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมูลใน Excel ตามเงื่อนไขต่างๆ แต่ในบทความนี้ เราจะเสนอการจัดการข้อมูลด้วย Icon Set หรือสัญลักษณ์ต่างๆ แทน

👀  👀  👀

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting 

คือ การทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ โดดเด่นกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น

ตัวอย่าง การทำ Conditional Formatting ด้วย Icon Set 

รูปที่ 1 แสดงการใช้ Icon Set ในการเปรียบเทียบข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ เป็นการนำสัญลักษณ์เข้ามาเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งในโจทย์นี้ ให้ทำที่คอลัมน์จำนวนยอดการสั่งต่อวัน ซึ่งถ้ามียอดการสั่งมากกว่าหรือเท่ากับ 4 ให้แสดงเครื่องหมายถูกสีเขียว ส่วนยอดการสั่งมากกว่าหรือเท่ากับ 3 แสดงเครื่องหมายตกใจสีเหลือง และถ้ามียอดต่ำกว่านี้ให้แสดงเครื่องหมายกากบาทสีแดง ตามรูปที่ 1

วิธีทำ 
1. คลิกเลือกเซลล์ D2:D16 
2. เลือก Conditional Formatting จาก Home Tag 
3. เลือก Icon Set และเลือกสัญลักษณ์ที่ต้องการจะใช้ จากการทำข้อนี้คุณจะได้สัญลักษณ์เกิดขึ้นในช่องเซลล์แต่ละช่อง
4. เข้าไปกำหนดเงื่อนไขให้กับสัญลักษณ์ที่เลือกใช้ ด้วยการเข้าทำข้อ 1-2 และเลือก Manage Rules.. 
5. โปรแกรมจะแสดง Conditional Formatting Rules Manager >> คลิกปุ่ม Edit Rule.. ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงหน้าจอ Edit Formatting Rule ตามเงื่อนไขของโจทย์

เพียงแค่นี้คุณก็จะได้สัญลักษณ์เข้ามาใช้ในการเปรียบเทียบข้อมูลของคุณได้ 

จากทั้ง 3 ตอนของเรื่อง Conditional Formatting ที่มีการจัดการข้อมูลด้วย Hightlight / Data Bars / Icon Set เราคิดว่าน่าจะพอให้คุณๆ ใช้ไปนำเสนอข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel นะคะ 

Read More

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยการ Data Bar เพื่อช่วยในการเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตอนที่ 2

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting 

คือ การทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ โดดเด่นกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น 

จากบทความที่แล้ว ได้พูดถึง Conditional Formatting การเน้นข้อมูลด้วยการ Hilghtlight Cells แต่ในที่นี้ จะพูดถึงการใช้ Data Bar เข้ามาทำให้ข้อมูลคุณน่าสนใจขึ้น 

ตัวอย่าง

การสร้างรูปแบบของข้อมูลด้วย Data Bar ตามรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างตารางที่ใช้ Conditional Formatting แบบ Data Set

ก่อนอื่นเราต้องมีข้อมูลดิบที่เราจะนำเสนอก่อน ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างตารางที่จะใช้ Conditional Formatting ในการเทียบค่า

ให้เลือกเซลล์ C2:C13 >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก Data Bars ที่ต้องการ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงการใช้ Conditional Formatting แบบ Data Bars เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลตัวเลข

เพียงแค่นี้คุณก็ได้รูปแบบของข้อมูลที่ดูได้ง่ายขึ้นแล้ว แต่ถ้าต้องการทำให้รูปแบบการนำเสนอดูเหมือนกับตัวอย่างที่ 1 เราต้องมาตกแต่งสักหน่อย 

ซึ่งในที่นี้ เราจะใส่สีพื้นหลัง ลบตัวเลขในเซลล์ และใส่สีเส้นตารางเพื่อให้ดูง่ายขึ้น ดังนี้

• การใส่สีพื้นหลัง ให้เลือกเซลล์ C2:C13 และใส่ Fill Color ที่ต้องการ
• การลบตัวเลขในเซลล์ C2:C13 ให้เข้าไปที่ Conditional Formatting แล้วเลือก Manage Rules.. ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงหน้าการจัดการเงื่อนไขของ Conditional Formatting

• คลิก Edit Rule.. >> ติกเครื่องหมายถูกที่ Show Bar Only >> คลิก OK ดังรูปที่ 5 

รูปที่ 5 แสดงหน้าจอการแก้ไขเงื่อนไขของ Conditional Formatting

• การใส่สีเส้นตารางให้ต่างกับสีพื้นหลัง โดยในตัวอย่างนี้ ให้เลือกเป็นสีขาว เพื่อให้ตัดกับสีพื้นหลังที่เป็นสีดำ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงการเปลี่ยนสีของเส้นตารางให้ต่างกับสีพื้นหลัง

นี้ก็จะเป็นการนำ Conditional Formatting แบบ Data Bars มาช่วยในการแสดงผลให้ดูได้ง่ายมากขึ้น ตามรูปที่ 1 

เพียงแค่นี้ก็สามารถนำเสนอข้อมูลที่เป็นตัวเลข ให้สามารถเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น 

Read More

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยการ Hilghtlight Cells ตอนที่ 1

ในบทความนี้ เรามาเรียนรู้ เทคนิคในการจัดการรูปแบบข้อมูลภายใน Excel ด้วย Conditional Formatting 

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting คือ ทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ เป็นจุดที่น่าสนใจกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น 

วิธีการใช้ Conditional Formatting

ไปที่หน้า Home Ribbon >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงวิธีการเลือกทำ Conditional Formatting ใน Excel

 เมื่อคลิกที่ปุ่ม Conditional Formatting แล้ว โปรแกรมจะแสดง Pop Up โดยจะมี Functions ให้ใช้ในการจัดการข้อมูล เพื่อให้เราสังเกตได้ง่ายๆ ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดง Conditional Formatting Menu

จากตัวอย่างในบทความ "การกรองข้อมูล (Filter) ใน Excel" หรือ "การเรียงข้อมูล (Sort) ใน Excel" จะเห็นว่ามีการแบ่งสีให้กับประเภทวัตถุดิบต่างๆ 

ดังนั้น เราจะใช้ตัวอย่างนี้มาอธิบายถึงวิธีการเน้นข้อความด้วยวิธีการต่างๆ 

ตัวอย่างที่ 1 จะทำการจัดรูปแบบข้อความจาก "ตัวอักษร" เป็นเงื่อนไข
โจทย์ต้องการให้ Highlight เซลล์ เมนูอาหารโดยแยกสีตามประเภทวัตถุดิบ (เมนูที่มีวัตถุดิบหมู-ใช้พื้นหลังสีชมพู / ปู-สีส้ม / ไก่-สีฟ้า / กุ้ง-สีเขียว) ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดง Conditional Formatting แบบ HightLight Cell ด้วยตัวอักษรมาเป็นเงื่อนไข 

วิธีการทำตัวอย่างที่ 1
1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องจัดรูปแบบ (ในที่นี้เลือก Cell: B2-B16) แล้วไปหน้า Home Ribbon >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting
2. เลือก Hightlight Cells Rules >> More Rules.. จะแสดงหน้าจอ ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงหน้าจอ New Formatting Rule

3. โดยในส่วน Select a Rule Type: (ประเภทเงื่อนไข โดยในตัวอย่างที่ 1 นี้ให้เลือก Format only cells that contain)
4. ส่วน Edit the Rule Description: (การกำหนดเงื่อนไขในการแสดง) โดยที่ Drop Down List ด้านซ้ายให้เลือกเป็น Specific Text / Drop Down List ตรงกลางให้เลือกเป็น Greater than และ Drop Down List ด้านขวาให้เขียนคำที่ต้องการให้โปรแกรมเน้นข้อความ 
5. ส่วน Preview ให้คลิกปุ่ม Format เพื่อกำหนดรูปแบบของข้อความที่คุณต้องการ 
6. คลิก OK ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างการกำหนดรูปแบบข้อความในเซลล์ที่มีคำว่า ปู อยู่ในชื่อ

ให้ทำแต่ละสีไล่ไปจนครบ หากต้องการปรับแก้ไขภายหลัง สามารถเข้าไปจัดการด้วยการคลิกที่ Manage Rules (ตามรูปที่ 2)

โปรแกรมจะแสดงหน้าจอเพื่อให้คุณแก้ไขรูปแบบต่างๆ ได้ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงหน้าจอสำหรับแก้ไขรูปแบบของเงื่อนไขที่กำหนดไว้เดิม

☺☺☺☺

ตัวอย่างที่ 2 จะทำการจัดการรูปแบบข้อความด้วย "ตัวเลข" เป็นเงื่อนไข

โจทย์ต้องการ Highlight เซลล์ เมนูอาหารโดยแยกสีตามจำนวนยอดการสั่งต่อวัน ที่มากกว่า 3 ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดง Conditional Formatting แบบ HightLight Cells โดยใช้ตัวเลขมาเป็นเงื่อนไข

วิธีการทำตัวอย่างที่ 2

1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องจัดรูปแบบ (ในที่นี้เลือก Cell: D2-D16) แล้วไปหน้า Home Ribbon >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting

2. เลือก Hightlight Cells Rules >> Greater Than.. ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 แสดงช่องทางการทำตามตัวอย่างที่ 2

ให้ระบุตัวเลขที่ต้องการมาสร้างเงื่อนไข และระบุว่าต้องการให้ Format เป็นแบบใด ดังรูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดง Greater Than 

เมื่อคลิก OK ก็จะได้ตามรูปที่ 7 ทันที

ตัวอย่างที่ 3 จะทำการจัดรูปแบบข้อมูลด้วย "วันที่" เป็นเงื่อนไข
โจทย์ต้องการ Hightlight วันที่ของสัปดาห์ถัดไปของวันปัจจุบัน (วันปัจจุบัน คือ 18/9/2017) ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 แสดงตัวอย่างการ Hightling ด้วยวัน

วิธีการทำตัวอย่างที่ 3
1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องจัดรูปแบบ (ในที่นี้เลือก Cell: D2-D16) แล้วไปหน้า Home Ribbon >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting
2. เลือก Hightlight Cells Rules >> A Date Occurring.. 
3. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ A Date Occurring โดยในโจทย์ให้กำหนดเป็นเงื่อนไข สัปดาห์ถัดไปในวันปัจจุบัน ดังรูป 11

รูปที่ 11 แสดงหน้าจอ A Date Occurring เพื่อกำหนดวัดใน Conditional Formatting

4. คลิกปุ่ม OK ก็จะได้ตามรูปที่ 10 

นี้เป็นการจัดรูปแบบข้อมูลใน Excel แบบ HightLight Cells ตามเงื่อนไขแบบต่างๆ เช่น ตัวอักษร ตัวเลข วันที่ เป็นต้น แต่ Conditional Formatting ยังมีวิธีการจัดการรูปแบบข้อมูลอีกมาก ซึ่งเราจะนำเสนอในบทความถัดไป

💁💁💁

Read More