4 ข้อในการสร้างแผนภูมิ Excel ให้อ่านง่ายและสวยงาม

เมื่อคุณมีข้อมูลที่ต้องนำเสนอในรูปแบบของ "แผนภูมิ" หรือที่ส่วนใหญ่รู้จักว่า "กราฟ" เราจะทำอย่างไรให้แผนภูมินั้น ดูมีความน่าเชื่อถือมากที่สุด

บทความนี้ เรายังคงนำเสนอกลเม็ดเคล็ดไม่ลับ การแต่งแผนภูมิเหล่านั้น ให้คนทั่วไปสามารถเข้าใจง่าย ดูมีความน่าเชื่อถือ และมีความสวยงาม 

1. เลือกแผนภูมิให้เหมาะสมกับข้อมูลในตาราง
คุณควรทำความเข้าใจข้อมูลก่อนว่า ควรจะนำเสนอแผนภูมิแบบใด เพราะแต่ละแผนภูมิจะนำเสนอเรื่องราวของข้อมูลไม่เหมือนกัน ดังนั้น จำเป็นที่จะต้องเลือกแผนภูมิที่สามารถนำเสนอข้อมูลได้ดีที่สุด  

5 ข้อเลือกแผนภูมิให้เหมาะกับข้อมูล
1. คุณต้องการเปรียบเทียบค่า (Value) หรือไม่ 
แผนภูมิที่เหมาะสมกับการเปรียบเทียบค่าตั้งแต่ 1 ค่าไปจนหลายๆ ค่า เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิแทง (ฺBar Chart) แผนภูมิพื้นที่ (Circular Area) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิจุด/กระจาย (Scatter Chart) แผนภูมิผสม (Bullet Chart) เป็นต้น 

2. คุณต้องการให้แสดงส่วนประกอบอะไรบ้าง 
เช่น แผนภูมิวงกลม (Pie chart) แผนภูมิพื้นที่ (Area Chart) เป็นต้น 

3. คุณต้องการดูการกระจายตัวของข้อมูลหรือไม่
แผนภูมิที่แสดงการกระจายตัวของข้อมูลจะทำให้คุณสังเกตเห็นข้อมูลที่มีความผิดปกติ แนวโน้มปกติ และช่วงของข้อมูล เช่น แผนภูมิจุด/กระจาย (Scatter Chart) แผนภูมิแทง (ฺBar Chart) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) เป็นต้น 

4. คุณต้องการวิเคราะห์แนวโน้มของข้อมูลหรือไม่
แผนภูมิที่สามารถให้ข้อมูลของชุดข้อมูล (data set) ต่อช่วงเวลา เช่น แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) เป็นต้น 

5. คุณต้องการดูความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มข้อมูลหรือไม่
เช่น แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิจุด/กระจาย (Bubble/Scatter Chart) เป็นต้น

ตัวอย่าง แผนภูมิแท่ง กับ แผนภูมิโดนัท ใช้เปรียบเทียบข้อมูลที่เป็นหมวดหมู่ได้เหมือนกัน แต่ลักษณะของแผนภูมิแท่ง ทำให้อ่านข้อมูลแผนภูมิได้อย่างง่ายและเห็นแนวโน้มของข้อมูลได้ มากกว่าแผนภูมิโดนัท ที่เหมาะกับลักษณะข้อมูลที่มีหมวดหมู่หนึ่งใหญ่กว่าหมวดหมู่อื่นๆ มากและไม่ควรมีหมวดหมู่มากเกินกว่า 7 หมวด ดังรูปที่ 1-2

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างแผนภูมิโดนัท

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างแผนภูมิแท่ง

รูปที่ 3 ตัวอย่างเลือกแผนภูมิให้ผู้อ่านเห็นข้อมูลได้ง่าย

2. จัดเรียงข้อมูลเพื่อให้ดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณทำตามข้อ 1 มาอย่างดีแล้ว ยอมจะได้แผนภูมิที่ใช้ในการนำเสนอรายละเอียดข้อมูลได้ดีที่สุดแน่นอน แต่เรายังมีเทคนิคอื่นๆ เพิ่มเติมเพื่อให้แผนภูมิของคุณ เป็นแผนภูมิที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น นั้นก็คือ เราสามารถทำการจัดเรียงข้อมูลให้ดูได้ง่ายมากขึ้น ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงแผนภูมิที่ยังไม่ได้จัดเรียงข้อมูล

คุณควรเรียงข้อมูลให้เป็นลำดับ ก่อนสร้างแผนภูมิ เช่น จากมากไปน้อย หรือ น้อยไปมาก เพื่อให้ผู้อ่านคนอื่น สามารถเข้าใจแผนภูมิคุณได้ง่ายมากขึ้น ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างแผนภูมิที่จัดเรียงข้อมูลก่อน

3. ควรปรับแต่งแกน X,Y ให้สั้น กระชับ และทำความเข้าใจได้เร็ว
จากรูปที่ 5 จะเห็นว่า เราสามารถทำให้แกน Y ไม่ยาวเกินไปด้วยการคลิกขวาที่แกน Y ของแผนภูมิ >> เลือก "Format Axis" >> เลือก "Custom" >> พิมพ์ [>999999] #,,"M";#,"K" ที่ช่อง Format Code ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 ตัวอย่างการกำหนดแกน y ให้แสดงตัวเลขไม่ยาว

จากรูปที่ 6 เป็นผลการกำหนดให้แกน y แสดงตัวเลขไม่ยาวเหมือนรูปที่ 5 

นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนรูปแบบของแกน x (X axes) ที่เป็นแกนใช้แสดงประเภทข้อมูล (Category) ของแผนภูมิ เราสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบเพื่อให้ผู้อ่านทำความเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น 

ตัวอย่างที่ 1 การใช้ตัวย่อแทนชื่อเต็ม แบบนี้จะทำได้กับประเภทข้อมูลที่เป็น วัน เดือน ปี หรือชื่อเฉพาะต่างๆ 

รูปที่ 7 ตัวอย่างการย่อชื่อประเภทข้อมูล

ตัวอย่างที่ 2 การจัดเรียงข้อความให้อ่านได้ง่ายขึ้น  

รูปที่ 8 ตัวอย่างการจัดเรียงประเภทข้อมูลให้เอียง 45 องศา

รูปที่ 9 ตัวอย่างจัดเรียงประเภทข้อมูลให้เอียง 90 องศา

หรือเลือกแผนภูมิให้ผู้อ่านเห็นรายละเอียดของประเภทข้อมูลได้ง่ายขึ้น ดังรูปที่ 3 ด้านบน

4. การใส่รายละเอียดของแผนภูมิให้เหมาะสม
การที่จะนำแผนภูมิไปนำเสนอกับคนอื่นๆ เราควรใส่รายละเอียดที่จำเป็นของแผนภูมิ เช่น ชื่อแผนภูมิ (Chart Title) ชื่อแกน x ชื่อแกน y (Axis Title) เป็นต้น 

Read More

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับแผนภูมิ (Chart) ต่างๆ ใน Excel

บทความนี้ เราขอนำเสนอความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการสร้างแผนภูมิในแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นแผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie/Doughnut chart) แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) แผนภูมิพื้นที่ (Area Chart)  แผนภูมิจุด (Scatter/Bubble Chart) เป็นต้น

แผนภูมิ (Chart) คือ การแสดงข้อมูลตัวเลขแบบกราฟ เพื่อให้คนที่ไม่เคยเห็นข้อมูลตัวเลขเหล่านี้ สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย และเร็วที่สุด 
โดยแผนภูมิส่วนมาก เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) คุณๆ สามารถใส่ค่าข้อมูลในแถวหรือคอลัมน์ใส่ในแผนภูมิ ส่วนบางแผนภูมิ เช่น แผนภูมิวงกลม (Pie/Doughnut chart) คุณต้องทำการจัดเรียงข้อมูลเฉพาะก่อน

ประเภทแผนภูมิใน Excel
1. แผนภูมิเส้น (Line Chart) 
เป็นการแสดงแนวโน้มของข้อมูลอย่างน้อย 1 ชุด หรือใช้แสดงแนวโน้มของข้อมูลหลายชุดได้ แต่ละชุดข้อมูลจะแยกโดยใช้สีที่ต่างกัน โดยแนวตั้ง (vertical axis : Y-axis) มักจะแสดงเป็นตัวเลข ส่วนแนวนอน (horizontal axis : X-axis) ใช้แสดงข้อมูลประเภทอื่นๆ 
2. แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) 
เป็นการแสดงข้อมูลเปรียบเทียบชุดข้อมูลอย่างน้อย 1 ชุด หรือ ใช้เปรียบเทียบข้อมูลหลายชุดได้ แต่ละชุดข้อมูลจะแยกโดยใช้สีที่ต่างกัน โดยแนวตั้ง (vertical axis : Y-axis) มักจะแสดงเป็นตัวเลข ส่วนแนวนอน (horizontal axis : X-axis) ก็จะแสดงเป็นข้อมูลประเภทอื่นๆ 
3. แผนภูมิวงกลม (Pie/Doughnut chart) 
เป็นการแสดงข้อมูลเพียง 1 ชุด ที่ถูกแบ่งเป็นสัดส่วนไว้แล้ว และนำมาแสดงในรูปแบบวงกลม 
4. แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) 
เป็นการแสดงข้อมูลแท่งที่นอน ซึ่งแผนภูมิแบบนี้เหมาะสมที่จะแสดงหรือเปรียบเทียบชุดข้อมูลจำนวนมาก ได้ดีกว่าแผนภูมิแบบอื่น
5. แผนภูมิพื้นที่ (Area Chart) 
เป็นการแสดงแนวโน้มของข้อมูล คล้ายกับแผนภูมิเส้น ต่างกันเพียงพื้นที่ใต้เส้น
6. แผนภูมิจุด (Scatter/Bubble Chart) 
จุดประสงค์ของแผนภูมินี้ เป็นการแสดงค่า 2 ชุดมาเปรียบเทียบกัน ซึ่งแผนภูมิจุดนี้ จะคล้ายกับแผนภูมิเส้น โดยจุด (Scatter) ที่โปรแกรม Plot จะแสดงว่าตัวแปรหนึ่งตัวได้รับอิทธิพลจากตัวแปรอื่นมาก-น้อยเพียงใด ซึ่งความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรทั้ง 2 ตัวถูกเรียกว่า "ความสัมพันธ์" (correlation)
นอกจากนี้ ยังมีแผนภูมิอื่นๆ ในโปรแกรม Excel บางเวอร์ชั่น เช่น แผนภูมิคลัง (Stock Chart) แผนภูมิพื้นผิว (Surface Chart) แผนภูมิเรดาร์ (Radar Chart) และ แผนภูมิผสม (Combo Chart) ซึ่งแผนภูมิเหล่านี้ ไม่ค่อยมีคนนิยมใช้กัน

4 ขั้นตอนการสร้างกราฟแบบต่าง ๆ ด้วย Excel
1. ทำการ High Light ข้อมูล รวมทั้งชื่อแถวและชื่อคอลัมน์ ที่ต้องการมาสร้างแผนภูมิ (ซึ่งทั้งชื่อแถวและชื่อคอลัมน์ ไม่เกี่ยวกับชื่อของแผนภูมิ)
2. คลิกเมนู Insert tab 
3. เลือก Chart ribbon group หรือ Alt+F1
4. เลือก Chart ที่ต้องการ เช่น แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) เป็นต้น

ส่วนประกอบของแผนภูมิ
ตอนนี้เราควรมาทำความรู้จักส่วนประกอบในแผนภูมิ เพื่อเวลาที่คุณๆ ต้องมาจัดการ/เปลี่ยนแปลง รูปแบบของแผนภูมิที่คุณเลือกไว้ภายหลังได้สะดวกขึ้น จากรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงส่วนประกอบของแผนภูมิ

1. พื้นหลังของแผนภูมิ (chart area)
2. เค้าโครงของแผนภูมิ (plot area)
3. ข้อมูลที่แสดงในแผนภูมิ (the data points of the data series)
4. แกนแนวนอน (horizontal axis) และแกนแนวตั้ง (vertical axis)
5. คำนิยามที่ใช้แยกชุดข้อมูลในแผนภูมิ (legend)
6. ชื่อที่ใช้อธิบายแกนแนวนอน (Branch) ชื่อที่ใช้อธิบายแกนแนวตั้ง (Income) 
7. ชื่อของแผนภูมิ คุณสามารถตั้งชื่อแผนภูมิได้เอง
8. คำอธิบาย (data label) ใช้อธิบายรายละเอียดของรายการข้อมูล ซึ่งคำอธิบายจะปรากฏเมื่อวางเมาส์ลงบนรายการข้อมูลในแผนภูมินั้นเอง จากรูปที่ 1 คำอธิบายจะแสดงรายได้ที่สาขา Krabi ต่อเดือนเป็น 150,000 บาท

การปรับแต่งแผนภูมิ (Customizing Excel Charts)
1. เพิ่ม/ปรับแต่งส่วนประกอบของแผนภูมิ (chart elements) หรือโครงสร้างของแผนภูมิ (chart layout) และ รูปแบบของแผนภูมิ (chart style) ให้เหมือนกับมีผู้เชี่ยวชาญสร้างให้ 

โดยการเปลี่ยนส่วนประกอบของแผนภูมิ เช่น พื้นหลังของแผนภูมิ (chart area), เค้าโครงของแผนภูมิ (plot area), ข้อมูลที่แสดงในแผนภูมิ (data series), คำอธิบายในแผนภูมิ (legend of the chart)

ส่วนของโครงสร้างของแผนภูมิหรือส่วนประกอบที่เฉพาะเจาะจง เช่น ชื่อแผนภูมิ (titles), คำอธิบายของแผนภูมิ  (legend), ข้อมูลตาราง (data table)

ส่วนรูปแบบของแผนภูมิ เช่น เปลี่ยนสีพื้นหลัง ตัวหนังสือ เป็นต้น เพื่อให้แผนภูมิมีรูปแบบเหมือนกับองค์กรหรือหน่วยงานของคุณ 

2. ทำแผนภูมิให้มีจุดน่าสนใจอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น ลัญลักษณ์รูปแบบพิเศษ, WordArt, ใส่รูปแบบต่างๆให้กับตัวอักษรหรือตัวเลจ เช่น ใส่เงา (shadow), สะท้อน (reflection), ใส่แสง (glow), ปรับให้เอียง (bevel), ใส่แบบสามมิติ (3-D rotation) เป็นต้น  

ตอนนี้คุณน่าจะเข้าใจพื้นฐานของแผนภูมิในโปรแกรม Excel กันบ้างต่อไปเราจะไปทำความรู้จักแผนภูมิแต่ละประเภทให้มากขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเลือกว่าจะนำเสนอข้อมูลในแผนภูมิแบบใดที่จะดีมากที่สุด

อ้างอิง

https://www.keynotesupport.com/excel-basics/excel-chart-types.shtml

https://support.office.com/en-us/article/Create-a-chart-from-start-to-finish-0baf399e-dd61-4e18-8a73-b3fd5d5680c2

https://www.keynotesupport.com/excel-basics/excel-charts-beginners.shtml

Read More