3 วิธีในการผสานหรือรวมข้อความของ Excel เป็นเซลล์เดียว

ใครคิดว่า Excel ต้องเก็บข้อมูลเป็นโครงสร้าง (Structure) เสมอบ้าง ... ยกมือขึ้น 🙋🙋🙋

แม้โปรแกรม Excel จะมีลักษณะเป็นโครงสร้างหรือตาราง แต่บ้างครั้ง ข้อมูลที่เราเก็บลงโปรแกรม Excel อาจจะไม่ได้มีลักษณะเป็นโครงสร้าง (Structure) เสมอไป เพราะว่า หลายครั้งที่เรามีการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้นลงใน 1 เซลล์ หรือ สิ่งที่ตรงข้ามกันอย่างการแยกข้อมูลออกเป็นแต่ละเซลล์ 

ในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงกรณีการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้น มารวมกัน ซึ่งใน Excel เรามีวิธีในการจัดการได้ 3 แบบ คือ Merge, Concatenate และ Flash Fill

ความแตกต่างระหว่าง Merge และ Concatenate 

Merge 

👉 ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Merge จะแสดงเพียงคำแรกของเซลล์ ที่คุณทำการ Merge ส่วนคำอื่นของเซลล์อื่น ๆ จะหายไป ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงผลลัพธ์ของการ Merge

👉 พื้นที่หลังการ Merge ขนาดเท่ากับจำนวนเซลล์ ที่คุณทำการ Merge 

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Merge
👉 เลือกเซลล์ที่ต้องจะรวมคำ ซึ่งตามรูปที่ 1 คือ A1 และ B1
👉 เลือกปุ่ม Home >> Merge and Center 
👉 Pop Up จะแจ้งว่า ถ้าคุณคลิกปุ่ม Ok จะแสดงข้อความเพียงเซลล์แรกเซลล์เดียวเท่านั้น 

ปล. ควรประยุกต์ กรณีผสาน/รวมคำเพียงไม่มา ให้ทำการ Merge ให้ได้พื้นที่ที่ต้องการก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป แต่ถ้าต้องผสาน/รวมคำหลายแถว (Row) คุณควรจะเขียน Concatenate Function แทน

⌨ ⌨ ⌨ ⌨ ⌨

Concatenate 

👉 ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Concatenate จะได้รวมคำทั้งหมดในเซลล์ใหม่เพียงเซลล์เดียว
👉 พื้นที่หลังการทำ Concatenate จะได้แสดงข้อมูลทั้งหมดในเซลล์เพียงเซลล์เดียว

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Concatenate 
👉 เขียนฟังก์ชั่น Concatenate สามารถอ่านได้ที่บทความเรื่อง การผสานหรือรวมข้อความด้วยฟังก์ชั่น CONCATENATE ของโปรแกรม Excel


นอกจาก ทั้ง 2 แบบข้างบนแล้ว ใน Excel ยังมีเครื่องมือ Flash Fill ที่สามารถทำการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้น มารวมกันได้เช่นกัน โดยความหมายของ Flash Fill คือ เครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบทั้งข้อความหรือตัวเลข ตามที่คุณต้องการได้อย่างง่ายๆ

⌨ ⌨ ⌨ ⌨ ⌨

Flash Fill 
👉 ผลลัพธ์ จากการใช้ Flash Fill จะสามารถรวมคำจากเซลล์ที่ต้องการ ไปสู่เซลล์ใหม่ เซลล์เดียวได้ จากรูปแบบที่คุณต้องเป็นคนเขียนก่อน
👉 พื้นที่หลังการทำ Flash Fill จะได้แสดงข้อมูลทั้งหมดในเซลล์เพียงเซลล์เดียว
ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างการใช้และผลลัพธ์ของเครื่องมือ Flash Fill เพื่อผสาน/รวมคำ

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Flash Fill 
👉 เขียนรูปแบบที่เซลล์ C1 เพื่อเป็นต้นแบบ 
👉 คลิกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอกรูปแบบ ในที่นี้คลิกที่เซลล์ C2 
👉 ไปที่ Data >> Flash Fill หรือ กด Ctrl+E
👉 ผลลัพธ์จะแสดงตาม C1 

มาถึงตอนท้ายของบทความนี้ คุณ ๆ จะพบว่าในโปรแกรม Excel มีวิธีการได้หลายแบบ ไม่ว่าจะเป็น Merge, Concatenate และ Flash Fill ซึ่งตามคุณสมบัติของ Flash Fill ยังมีความสามารถอื่น ๆ หากสนใจให้อ่านบทความเรื่อง ความสามารถของ Flash Fill 

Read More

การผสานหรือรวมข้อความด้วยฟังก์ชั่น CONCATENATE ของโปรแกรม Excel

Concatenate Function
เป็นฟังก์ชั่นในการผสาน/รวมคำที่เป็นข้อความ (Text) เข้าด้วยกันในเซลล์เดียว นอกจากนั้น ยังสามารถนำฟังก์ชั่นอื่น แทรกเข้าไปใน Concatenate Function ได้เช่นกัน

ไวยากรณ์

  =CONCATENATE(text1, [text2], …)

กฏการใช้ ✎

1. ฟังก์ชั่นนี้ต้องประกอบด้วยอาร์กิวเมนต์ที่เป็นข้อความ (String) อย่างน้อย 1 ตัว 
2. ฟังก์ชั่นนี้ สามารถผสาน/รวมข้อความได้ถึง 225 ข้อความ (Strings) หรือตัวอักษรได้ถึง 8,192 ตัวอักษร (Characters)
3. แม้ข้อความในเซลล์ก่อนที่จะใช้ฟังก์ชั่นนี้จะไม่เป็นข้อความ (String) แต่ผลลัพธ์ที่ได้หลังจากผ่านฟังก์ชั่นนี้แล้ว จะเป็นข้อความ (String) ทั้งหมด
4. ฟังก์ชั่นนี้ ไม่รู้จักอาร์กิวเมนต์ที่เป็น Array แบบนี้ =CONCATENATE(A1:A3) ดังนั้น ควรเขียนแบบนี้แทน =CONCATENATE(A1, A2, A3) 
5. เมื่อคุณเขียนฟังก์ชั่นนี้ Error ผลลัพธ์ที่โปรแกรมแสดงออกมา คือ #VALUE!

୫୫୫୫୫୫୫

ตัวอย่างที่ 1 การรวมข้อมูล String จากเซลล์หลายเซลล์ เป็นเซลล์เดียว ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงการใช้ฟังก์ชั่น concatenate

จากรูปที่ 1 เราได้เขียนฟังก์ชั่นในเซลล์ E1 ดังนี้ 

=concatenate(A1,B1,C1.D1) 

ข้อควรระวัง ผลลัพธ์จากการใช้ฟังก์ชั่นนี้ จะไม่มีการเว้นช่องว่างระหว่างอาร์กิวเมนต์ (Text 1, Text 2,....) ให้ ดังนั้น ถ้าคุณต้องการผสาน/รวมข้อความ ก็ควรมีการเว้นช่องว่างเอง " " หรือ เครื่องหมายที่ใช้คั่นข้อความต่างๆ เช่น , / - เป็นต้น ดังนี้

=CONCATENATE(A1," ",B1,"-",C1,"-",D1) หรือ 

=CONCATENATE(A2," ",B2," / ",C2," / ",D2) หรือ 

=CONCATENATE(A3," , ",B3," , ",C3," , ",D3) 

ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงการใช้ฟังก์ชั่น concatenate 

ตัวอย่างที่ 2 การรวมเซลล์ที่เก็บข้อความ (String) และเซลล์ที่เก็บวันที่ (Date) ให้อยู่ในเซลล์เดียว

ข้อควรระวัง ฟังก์ชั่น Concatenate นี้จะไม่สามารถใช้ฟังก์ชั่นอื่นภายในฟังก์ชั่น Concatenate ได้ แต่หากจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชั่นอื่น คุณ ๆ สามารถใช้ Text() รวมด้วยได้ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 การใช้ concatenate ใน excel

จากรูปที่ 3 ได้คุณ ๆ ต้องรวมคำใน A1 B1 ในเซลล์ C1 โดยต้องระบุวันที่ปัจจุบันของเครื่อง ก็ต้องใช้ฟังก์ชั่น Today() แต่เมื่อต้องเขียนฟังก์ชั่นอื่นในฟังก์ชั่น Concatenate ดังนั้น คุณต้องแปลงค่าที่ได้จากฟังก์ชั่น Today() ด้วย Text() ดังนี้

=CONCATENATE(A1,B1," ",TEXT(TODAY(),"DD MM YYYY"))

นอกจาก ฟังก์ชั่น Concatenate โปรแกรม Excel ยังมี "&" operator เพื่อใช้ในการรวม ๆ คำได้เช่นกัน 

="วันนี้เป็นวัน " & "07 10 2017"

แล้วระหว่าง Concatenate และ "&" operator อะไรที่จะมีประสิทธิภาพมากกว่ากัน

Read More