Dashboards คืออะไร มีกี่ประเภท

Dashboards คืออะไร และสามารถช่วยเราในการทำงานอย่างไร

Dashboards คือ การนำข้อมูลมาสร้างรายงานที่เป็นภาพรวมทางธุรกิจ ให้ผู้บริหารสามารถทำการวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น จะเห็นว่าเราเรียก Dashboards ว่าเป็นรายงานได้ แต่ไม่ใช่ว่าทุกรายงานจะเป็น Dashboards แล้วความแตกต่างระหว่าง Dashboards และรายงานคืออะไร 

• รายงานจะทำการรวบรวมข้อมูล และแสดงข้อมูลที่รวบรวมนั้น จากที่เดียวกัน เช่น ผู้จัดการขององค์กรแห่งหนึ่ง ต้องการทราบการเติบโตของยอดขายในช่วงเวลาที่ผ่านมาและภูมิภาคไหนที่ทำกำไรได้สูงที่สุด เป็นต้น เราจะต้องนำรวบรวมข้อมูลและแสดง เป็นรายงาน ซึ่งรายงานนี้ เราค่อยนำไปใช้เป็น Data ในการสร้าง Dashboards ภายหลัง
• ส่วน Dashboards จะสามารถตอบคำถามให้กับผู้จัดการขององค์กรได้ดีกว่า เพราะ Dashboards จะแสดงให้เห็นทันที ว่าภูมิภาคใดที่มียอดขายผลิตภัณฑ์ใดสูงสุด ส่งผลให้ผู้จัดการ สามารถวางแผนส่งเสริมการขายได้ง่ายขึ้น 

ปัจจุบันรายงานแบบ Dashboards สามารถสร้างได้จากเครื่องมือจำนวนมาก หนึ่งในเครื่องมือเหล่านี้ คุณๆ สามารถเลือกใช้ Microsoft Excel ที่เราคุ้นๆ แต่ไม่ค่อยจะสนิทกันสักเท่าไร ฮ่าฮ่าฮ่า

ก่อนที่เราจะไปเรียนรู้วิธีการสร้างรายงานแบบ Dashboards ให้มาทำความรู้จักรูปแบบรายงานแบบ Dashboards กันก่อน ดังนี้

1. Strategic Dashboards
Dashboard เชิงกลยุทธ์ เป็นเครื่องมือช่วยในการตัดสินใจให้กับผู้จัดการทุกระดับ โดยแสดงภาพรวมที่มีประสิทธิภาพของธุรกิจ มักจะแสดงเป็นรายวัน รายเดือน รายไตรมาส และรายปี เช่น Customer Service Dashboards หมายถึง การนำข้อมูลมาสร้างเป็นรายงานภาพรวมของการให้บริการลูกค้า ในธุรกิจนั้นเอง เพื่อให้นำไปวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น 
หรือ KPI Dashboard ซึ่งย่อมาจาก Key Performance Indicators เป็นเครื่องมือที่ช่วยผู้บริหารสามารถมองเห็นประสิทธิภาพของบริษัท ด้วยการรวบรวม (collecting) จัดกลุ่ม (grouping) จัดระเบียบ (organising) และแสดงตัวชี้วัดที่สำคัญของบริษัท โดยวัตถุประสงค์หลักของการใช้ KPI Dashboards สามารถแสดงประสิทธิภาพของ KPI ที่สำคัญ และมุมมองเชิงเปรียบเทียบของ KPI หรือบริษัทอื่นอีกด้วย

2. Analytical Dashboards
เป็น Dashboard เชิงวิเคราะห์ ประกอบด้วย ข้อมูลจำนวนมาก ประวัติของข้อมูล และผลการเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งเน้นมุมมองต่างๆของข้อมูลที่วิเคราะห์ออกมา เช่น dashboard บริหารการเงิน / dashboard บริหารยอดการขาย เป็นต้น

3. Operational Dashboards
เป็น Dashboard ที่ใช้ตรวจสอบการทำงานอย่างต่อเนื่อง ซึ่ง Dashboard นี้จะแตกต่างจาก Dashboard 2 ตัวแรกที่กล่าวมา และต้องเป็น Dashboard ที่มีการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ เช่น Project Management Dashboards เป็น Dashboard ที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องควบคุมโครงการขนาดเล็กถึงโครงการขนาดกลาง สามารถใช้ Excel มาใช้ในการวางแผน ติดตามโครงการต่างๆ ได้

4. Informational Dashboards
เป็น Dashboard ที่แสดงข้อมูล ตัวเลขที่เป็นข้อเท็จจริง หรือสถิติ ซึ่ง Dashboard ชนิดนี้สามารถแสดงข้อมูลทั้งแบบค่าคงที (Dashboard static) หรือ ข้อมูลแบบที่เปลี่ยนแปลง (Dashboard dynamic) แต่ Dashboard นั้นจะไม่สามารถโต้ตอบกับผู้ดูได้ เช่น Dashboard แสดงข้อมูลเครื่องบินขึ้น-ลงสนามบิน เป็นต้น


Dashboards ทั้ง 4 นั้น เราจะสร้างได้นั้น เราต้องทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของแต่ละ Dashboards ก่อน ต่อไปนี้จะเป็นวิธีการที่ทำให้คุณๆ วิเคราะห์ว่าจะสร้าง Dashboards อะไร เพื่อได้ตอบสนองกับความต้องการของผู้ที่จะนำ Dashboards นี้ไปใช้งาน 

• สิ่งที่คุณๆ ต้องทำก่อนหรือทันทีที่ได้รับข้อมูลมา คุณต้องถามผู้ที่เกี่ยวข้อง ถึงวัตถุประสงค์ที่ต้องการจาก Dashboards เช่น KPI ที่ต้องการให้สร้างเพียงครั้งเดียวหรือสร้างเป็นประจำ เป็น KPI ของทั้งบริษัทหรือบางแผนก เป็นต้น การตั้งคำถามที่เหมาะสมจำช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลที่คุณนำมาสร้าง Dashboards
• แหล่งของข้อมูลที่คุณจะต้องได้รับ เช่น ข้อมูลจะได้จากไหน รูปแบบของข้อมูลคืออะไร ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยแค่ไหน
• ใครคือผู้ใช้ Dashboard นี้ เช่น ผู้จัดการอาจสนใจเฉพาะข้อมูลเชิงลึกจาก Dashboard แต่นักวิเคราะห์ข้อมูลบางคนอาจต้องการข้อมูลที่ละเอียดลงไป แล้วแต่ว่าใครจะเป็นผู้ใช้ Dashboard นั้นเอง
• Dashboard นี้ต้องการให้ Update บ่อยแค่ไหน เช่น ต้อง Update ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน คุณสามารถสร้าง plug-and-play model ซึ่งเมื่อต้อง Update ก็เพียงแค่คัดลอกข้อมูลมาวาง แต่ถ้า Dashboard สร้างเพียงครั้งเดียวคุณก็ไม่ต้องสร้างเป็น Model ไว้
• Office เป็น version อะไร เพราะถ้าคุณสร้าง Dashboard ด้วย Version 2016 แต่ผู้ใช้กลับเปิด Dashboard version 2003 รับรองว่าเปิดไม่ได้

Reference
http://chandoo.org/wp/excel-dashboards/
https://www.datapine.com/blog/strategic-operational-analytical-tactical-dashboards/
https://trumpexcel.com/creating-excel-dashboard/
https://trumpexcel.com/kpi-dashboard-in-excel-part-1/

Read More

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับแผนภูมิ (Chart) ต่างๆ ใน Excel

บทความนี้ เราขอนำเสนอความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการสร้างแผนภูมิในแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นแผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie/Doughnut chart) แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) แผนภูมิพื้นที่ (Area Chart)  แผนภูมิจุด (Scatter/Bubble Chart) เป็นต้น

แผนภูมิ (Chart) คือ การแสดงข้อมูลตัวเลขแบบกราฟ เพื่อให้คนที่ไม่เคยเห็นข้อมูลตัวเลขเหล่านี้ สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย และเร็วที่สุด 
โดยแผนภูมิส่วนมาก เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) คุณๆ สามารถใส่ค่าข้อมูลในแถวหรือคอลัมน์ใส่ในแผนภูมิ ส่วนบางแผนภูมิ เช่น แผนภูมิวงกลม (Pie/Doughnut chart) คุณต้องทำการจัดเรียงข้อมูลเฉพาะก่อน

ประเภทแผนภูมิใน Excel
1. แผนภูมิเส้น (Line Chart) 
เป็นการแสดงแนวโน้มของข้อมูลอย่างน้อย 1 ชุด หรือใช้แสดงแนวโน้มของข้อมูลหลายชุดได้ แต่ละชุดข้อมูลจะแยกโดยใช้สีที่ต่างกัน โดยแนวตั้ง (vertical axis : Y-axis) มักจะแสดงเป็นตัวเลข ส่วนแนวนอน (horizontal axis : X-axis) ใช้แสดงข้อมูลประเภทอื่นๆ 
2. แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) 
เป็นการแสดงข้อมูลเปรียบเทียบชุดข้อมูลอย่างน้อย 1 ชุด หรือ ใช้เปรียบเทียบข้อมูลหลายชุดได้ แต่ละชุดข้อมูลจะแยกโดยใช้สีที่ต่างกัน โดยแนวตั้ง (vertical axis : Y-axis) มักจะแสดงเป็นตัวเลข ส่วนแนวนอน (horizontal axis : X-axis) ก็จะแสดงเป็นข้อมูลประเภทอื่นๆ 
3. แผนภูมิวงกลม (Pie/Doughnut chart) 
เป็นการแสดงข้อมูลเพียง 1 ชุด ที่ถูกแบ่งเป็นสัดส่วนไว้แล้ว และนำมาแสดงในรูปแบบวงกลม 
4. แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) 
เป็นการแสดงข้อมูลแท่งที่นอน ซึ่งแผนภูมิแบบนี้เหมาะสมที่จะแสดงหรือเปรียบเทียบชุดข้อมูลจำนวนมาก ได้ดีกว่าแผนภูมิแบบอื่น
5. แผนภูมิพื้นที่ (Area Chart) 
เป็นการแสดงแนวโน้มของข้อมูล คล้ายกับแผนภูมิเส้น ต่างกันเพียงพื้นที่ใต้เส้น
6. แผนภูมิจุด (Scatter/Bubble Chart) 
จุดประสงค์ของแผนภูมินี้ เป็นการแสดงค่า 2 ชุดมาเปรียบเทียบกัน ซึ่งแผนภูมิจุดนี้ จะคล้ายกับแผนภูมิเส้น โดยจุด (Scatter) ที่โปรแกรม Plot จะแสดงว่าตัวแปรหนึ่งตัวได้รับอิทธิพลจากตัวแปรอื่นมาก-น้อยเพียงใด ซึ่งความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรทั้ง 2 ตัวถูกเรียกว่า "ความสัมพันธ์" (correlation)
นอกจากนี้ ยังมีแผนภูมิอื่นๆ ในโปรแกรม Excel บางเวอร์ชั่น เช่น แผนภูมิคลัง (Stock Chart) แผนภูมิพื้นผิว (Surface Chart) แผนภูมิเรดาร์ (Radar Chart) และ แผนภูมิผสม (Combo Chart) ซึ่งแผนภูมิเหล่านี้ ไม่ค่อยมีคนนิยมใช้กัน

4 ขั้นตอนการสร้างกราฟแบบต่าง ๆ ด้วย Excel
1. ทำการ High Light ข้อมูล รวมทั้งชื่อแถวและชื่อคอลัมน์ ที่ต้องการมาสร้างแผนภูมิ (ซึ่งทั้งชื่อแถวและชื่อคอลัมน์ ไม่เกี่ยวกับชื่อของแผนภูมิ)
2. คลิกเมนู Insert tab 
3. เลือก Chart ribbon group หรือ Alt+F1
4. เลือก Chart ที่ต้องการ เช่น แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) เป็นต้น

ส่วนประกอบของแผนภูมิ
ตอนนี้เราควรมาทำความรู้จักส่วนประกอบในแผนภูมิ เพื่อเวลาที่คุณๆ ต้องมาจัดการ/เปลี่ยนแปลง รูปแบบของแผนภูมิที่คุณเลือกไว้ภายหลังได้สะดวกขึ้น จากรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงส่วนประกอบของแผนภูมิ

1. พื้นหลังของแผนภูมิ (chart area)
2. เค้าโครงของแผนภูมิ (plot area)
3. ข้อมูลที่แสดงในแผนภูมิ (the data points of the data series)
4. แกนแนวนอน (horizontal axis) และแกนแนวตั้ง (vertical axis)
5. คำนิยามที่ใช้แยกชุดข้อมูลในแผนภูมิ (legend)
6. ชื่อที่ใช้อธิบายแกนแนวนอน (Branch) ชื่อที่ใช้อธิบายแกนแนวตั้ง (Income) 
7. ชื่อของแผนภูมิ คุณสามารถตั้งชื่อแผนภูมิได้เอง
8. คำอธิบาย (data label) ใช้อธิบายรายละเอียดของรายการข้อมูล ซึ่งคำอธิบายจะปรากฏเมื่อวางเมาส์ลงบนรายการข้อมูลในแผนภูมินั้นเอง จากรูปที่ 1 คำอธิบายจะแสดงรายได้ที่สาขา Krabi ต่อเดือนเป็น 150,000 บาท

การปรับแต่งแผนภูมิ (Customizing Excel Charts)
1. เพิ่ม/ปรับแต่งส่วนประกอบของแผนภูมิ (chart elements) หรือโครงสร้างของแผนภูมิ (chart layout) และ รูปแบบของแผนภูมิ (chart style) ให้เหมือนกับมีผู้เชี่ยวชาญสร้างให้ 

โดยการเปลี่ยนส่วนประกอบของแผนภูมิ เช่น พื้นหลังของแผนภูมิ (chart area), เค้าโครงของแผนภูมิ (plot area), ข้อมูลที่แสดงในแผนภูมิ (data series), คำอธิบายในแผนภูมิ (legend of the chart)

ส่วนของโครงสร้างของแผนภูมิหรือส่วนประกอบที่เฉพาะเจาะจง เช่น ชื่อแผนภูมิ (titles), คำอธิบายของแผนภูมิ  (legend), ข้อมูลตาราง (data table)

ส่วนรูปแบบของแผนภูมิ เช่น เปลี่ยนสีพื้นหลัง ตัวหนังสือ เป็นต้น เพื่อให้แผนภูมิมีรูปแบบเหมือนกับองค์กรหรือหน่วยงานของคุณ 

2. ทำแผนภูมิให้มีจุดน่าสนใจอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น ลัญลักษณ์รูปแบบพิเศษ, WordArt, ใส่รูปแบบต่างๆให้กับตัวอักษรหรือตัวเลจ เช่น ใส่เงา (shadow), สะท้อน (reflection), ใส่แสง (glow), ปรับให้เอียง (bevel), ใส่แบบสามมิติ (3-D rotation) เป็นต้น  

ตอนนี้คุณน่าจะเข้าใจพื้นฐานของแผนภูมิในโปรแกรม Excel กันบ้างต่อไปเราจะไปทำความรู้จักแผนภูมิแต่ละประเภทให้มากขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเลือกว่าจะนำเสนอข้อมูลในแผนภูมิแบบใดที่จะดีมากที่สุด

อ้างอิง

https://www.keynotesupport.com/excel-basics/excel-chart-types.shtml

https://support.office.com/en-us/article/Create-a-chart-from-start-to-finish-0baf399e-dd61-4e18-8a73-b3fd5d5680c2

https://www.keynotesupport.com/excel-basics/excel-charts-beginners.shtml

Read More

การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย

Gantt chart ใน Excel เป็นการแสดงรายละเอียดของโครงการหรืองานในรูปแบบของกราฟแนวนอน ซึ่งแผนภูมิแบบ Gantt จะแบ่งรายละเอียดของโครงการ โดยแสดงเป็นวันเริ่มต้น และวันสิ้นสุด ด้วยวิธีนี้ จะทำให้คุณๆ สามารถติดตามงานตามเวลา หรือเหตุการณ์ที่เรากำหนดขึ้นได้อย่างง่ายดาย

แต่ด้วยโปรแกรม Excel ไม่ได้สร้างเครื่องมือ Gantt chart ไว้ ดังนั้น คุณๆ ต้องมาหัดสร้างตาราง Gantt chart ไว้ติดตามงานได้ด้วยเองซะแล้ว

วิธีการสร้าง Gantt Chart แบบง้าย....ง่าย
1. สร้างตารางโครงการ เพื่อใช้ในการติดตามงานต่างๆกันก่อน
ก่อนที่จะสร้างกราฟได้เราต้องมีการใส่ข้อมูลให้กับตารางก่อน ดังนั้น ก็ต้องสร้างตารางกิจกรรมของโครงการทั้งหมด โดยระบุวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และระยะเวลาของกิจกรรม ซึ่งสามารถใส่สูตรง่ายๆ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 : การสร้างตารางโครงการ

2. สร้าง Bar chart มาตราฐานของ Excel ตามวันเริ่มต้น
เลือกช่วงวันเริ่มต้น B1:B11 ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 : เลือกช่วงเซลล์ของวันเริ่มต้น 

ปล. ถ้าคุณเลือก A1:B11 คุณๆ จะได้ชื่อของกิจกรรมเข้ามาในกราฟ ดังรูปที่ 9

จากนั้นให้คลิกที่ Insert >> Charts group and click Bar แล้วเลือก Chart ที่ท่านต้องการได้เลย

รูปที่ 3 : เลือก Chart ที่ต้องการ

รูปที่ 4 : กราฟตัวอย่าง

3. การเพิ่มระยะเวลาใน Chart
หลักจากกราฟของเรามีข้อมูลของวันเริ่มต้นกิจกรรมแล้ว ต่อจากนี้เราต้องเพิ่มข้อมูลส่วนของระยะเวลาเข้าไปในกราฟ โดยเลือก Select Data จาก Ribbon Design หรือ การคลิกขวาที่กราฟ และเลือก Select Data จาก PopUp ที่ขึ้นมา ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 : คลิกขวาที่ใดของกราฟ แล้วเลือก Select Data 

หน้าต่างของ Select Data Source จะแสดงขึ้นมา ให้เลือกช่วงข้อมูล ที่ต้องการจะเพิ่มเข้าไป ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 : Select Data Source สำหรับการเพิ่มข้อมูลจากตารางเข้าไปที่กราฟ

คลิกปุ่ม Add โปรแกรมจะขึ้น Edit Series Diagram ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 : Edit Series Diagram 

โดยช่อง Series name ให้กำหนดชื่อของช่วงที่จะเพิ่ม ส่วน Series Values ให้เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจะเพิ่ม ซึ่งในตัวอย่างนี้กำหนดเป็น "ระยะเวลา" และ เซลล์ "$D$2:$D$11" (ในตัวอย่าง คือ เลือกเซลล์ D2:D11 ใน Sheet2 ซึ่งเขียน $D$2 เป็นการเขียนแบบ Call Reference อ่านเพิ่มเติม) และคลิก OK

โปรแกรมจะกลับมาที่หน้าต่างของ Select Data Source ให้ดูที่ช่อง Legend Entries (Series) หรือ "คำอธิบายแผนภูมิ" จะพบข้อมูลตัวใหม่ที่เราเลือก ในตัวอย่างนี้จะเพิ่ม ระยะเวลา เข้ามา และคลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 : การเพิ่มข้อมูลตัวใหม่เข้ามา

โปรแกรมจะเพิ่มข้อมูล ระยะเวลา ในกราฟเข้ามา ดังรูปที่ 9

รูปที่ 9 : กราฟที่มีข้อมูลระยะเวลาเข้ามา

4. การแปลง Bar Chart เข้าไปใน Gantt Chart
ตอนนี้กราฟของเรายังดูไม่ใกล้ Gantt Chart สักเท่าไร ดังนั้น เราต้องแต่งกราฟนี้สักหน่อย โดยทำให้พื้นที่สีฟ้านั้นหายไป และแสดงแต่สีส้ม เพื่อให้ตรงกับระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละกิจกรรม
วิธีการ
4.1. ให้ทำการคลิกที่แถบ Bar สีฟ้าภายใน Gantt Chart ทั้งหมด >> คลิกขวา >> เลือก Format Data Series แล้วหน้าจอ Format Data Series จะแสดงขึ้นมา
กำหนด Fill เป็น No fill และ
กำหนด Border เป็น No Line
หรือ ที่ Fill ให้เลือกเป็น No Fill
ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 : การทำให้ Bar สีฟ้าซ่อนไว้

มาถึงตรงนี้ จะเห็นว่า กิจกรรม ของเรามันเรียงลำดับไม่ถูกต้อง ดังนั้น เราต้องกลับค่าของกิจกรรมเหล่านี้ โดยให้คุณๆ เลือกกิจกรรม >> เลือก Format AIXS  >> เลือก Categories in reverse order ดังรูปที่ 11

รูปที่ 11 : เลือก Categories in reverse order เพื่อจัดการ Format AIXS 

ข้อมูลกิจกรรมในกราฟจะเรียงลำดับใหม่ ดังรูปที่ 12

รูปที่ 12 : ผลการ Categories in reverse order

จากกราฟ ดังรูปที่ 12 จะมีลักษณะที่คล้าย Gantt Chart มากขึ้น

แต่กราฟของเรายังดูยาก เราจะมาปรับรูปแบบของกราฟ ให้มีลักษณะที่ใกล้กับ Gantt Chart ให้มากขึ้น
อ่านต่อ การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย ภาค2

Read More

การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย ตอนที่ 2

จากบทความ "การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย" เราได้กราฟที่เป็น Gantt Chart แต่ก็ยังไม่สวยพอ ดังนั้น เราควรมาตกแต่งกราฟ เพื่อให้มีความเป็น Gantt Chart ได้มากขึ้น

ผลจากที่เราสร้างตารางในตอน "การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย" ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 ผลจากการสร้างตารางติดตามโครงการ (Gantt Chart)

ในบทความตอนนี้ เราจะมาปรับแต่งตารางที่ได้จากบทความที่แล้ว ให้หน้าตาเหมือน Gantt Chart ให้มากยิ่งขึ้น เริ่มต้นจาก
     - วันที่ด้านบน ปรับให้แสดงแบบ Fix ตามข้อมูลในตารางวันเริ่มต้นตอนแรก ซึ่งจะทำให้แถบสีส้ม เข้ามาใกล้กับชื่อกิจกรรม ทางด้านซ้ายของตาราง
     - สร้างเส้น GridLine ของวันที่ เพื่อให้ดูง่ายขึ้น
     - ปรับแถบ Bar ให้เป็น 3D

วิธีการทำ
1. ปรับเปลี่ยนวันที่ด้านบนของกราฟ ให้เป็นแบบ Fix ด้วยการคลิกขวาที่ วันเริ่มต้น ในกราฟ >> เลือก Format Axis... >> โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ Format Axis ให้เปลี่ยน โดยการเปลี่ยน Minimum เป็นแบบ Fixed

จากตัวอย่างข้อมูลในตารางโครงการ (ข้อ 1) ในบทความ "การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย" กิจกรรมแรก ของเรามี วันเริ่มต้นเป็น "1/1/2017" ดังนั้น เราจะกำหนดวันเริ่มต้นนี้ลงใน Minimum (ในส่วนนี้คุณๆ สามารถทดลองใส่ค่าต่างๆ ได้โดยไม่ต้องกลัวว่ากราฟจะเสียหาย เพราะ สามารถกดปุ่ม Reset เพื่อให้ค่ากลับมาที่ค่าเดิมของโปรแกรม) ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 : การเปลี่ยนวันเริ่มต้นให้เป็นแบบ Fix

เมื่อเราทำการเปลี่ยนวันที่เป็นแบบ Fix แล้ว กราฟที่ได้จะเลือนวันที่เริ่มต้นกิจกรรมเข้ามา

2. การสร้างเส้น Grid
คุณๆ สามารถเพิ่มเส้น Grid ได้จากการคลิกที่กราฟ จะมี Chart Element (เครื่องหมายบวก) ขึ้นมาให้คุณๆ สามารถเพิ่มทั้ง Title, Legend, Gridlines และ Data Tables ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 เลือก Gridlines 

3. ปรับแถบ Bar ให้เป็น 3D
มาถึงส่วนนี้ กราฟของคุณๆ ดูเหมือน Gantt Chart กันบ้างแล้วหรือยัง ซึ่งคุณๆ สามารถทำให้กราฟของเรามีความสวยงามได้มากขึ้น เช่น การทำแถบ Bar ให้เป็น 3D

วิธีทำ คลิกขวาที่แถบ Bar ที่ต้องการเปลี่ยน >> เลือก Format Data Series >> เลือกส่วนของ Effects >> ไปที่ส่วน 3-D Format เลือกรูปแบบที่คุณๆ ต้องการ ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 : หน้าจอ Format Chart Ares

Read More

PivotTable สามารถช่วยอะไรได้บ้าง

"Pivot หมายถึง หมุน"  ส่วน "Table" ในโลกแห่งความเป็นจริง ใครๆก็จะรู้ว่า คือ โต๊ะ แต่ถ้าคุณๆ กำลังเรียนวิชาเกี่ยวกับ Computer อาจจะมีคนบอกว่า มันจะเรียกว่า "ตาราง" ดังนั้น เมื่อเอามารวมตัวกัน "ตารางที่สามารถให้คุณๆ จัดการหมุนข้อมูล เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ตามมุมมองต่างๆ " 

แล้ว....ตารางที่สามารถให้คุณๆ หมุนเนี้ยต้องทำ อย่างไรละ ??? 

จะมีใครสงสัยกันแบบนี้หรือไม่

เรามาดูวิธีการทำข้อมูลให้หมุนได้กันก่อน โดยเราจะต้องทำ ดังนี้

1. คุณๆ ต้องทำข้อมูลให้พร้อมที่จะหมุนก่อน ด้วยการเตรียมข้อมูลให้เหมือน "ฐานข้อมูล" 

2. เมื่อข้อมูลพร้อมให้เราจับหมุนแล้ว ก็มาบอกตารางให้หมุน ก็คือการ "สร้าง" Pivot Table นั้นเอง

เรามาดูว่าแต่ละข้อต้องทำอย่างไรกันดีกว่า

1. การเตรียมข้อมูลให้เหมือน "ฐานข้อมูล"

    1.1. คุณๆ ต้องทำให้ข้อมูลในตารางคุณๆ สะอาดซะก่อน คือ "ต้องไม่มีเซลล์ใดเซลล์หนึ่งเป็นค่าว่าง" และ

    1.2. คุณๆ ต้องทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง คือ  Convert ข้อมูล ให้สามารถทำงานได้ง่าย เช่น ข้อมูลวันที่ ควรเป็น Date Format ไม่ควรอยู่ใน Text Format, ชื่อ e-mail ก็ต้องเขียนให้รูปแบบถูกต้อง เป็นต้น

เมื่อคุณๆ แต่งตัวให้กับตารางที่มีให้เหมือนกับ ฐานข้อมูล ทั่วๆไปแล้ว คุณๆ ก็สามารถไปทำการสร้าง Pivot Table ได้แล้ว

2. การสร้าง Pivot Table
     2.1. คลิกที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง และเลือก Insert > PivotTable > Create PivotTable popup เล็กๆ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 Create PivotTable Popup

     2.2. โปรแกรม Excel จะเพิ่มพื้นที่ในการจัดการ Fields ภายในตาราง เรียกว่า PivotTable Fields เพื่อให้คุณๆ สามารถเลือกชื่อ Fields ที่ต้องการมองไปวางในตำแหน่งต่างๆ ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 PivotTable Fields popup

จากรูปที่2 จะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้
          2.2.1. Report Filter ทำหน้าที่ คัดกรองข้อมูล ให้แสดงเฉพาะข้อมูลเดียวกับที่คุณๆ ทำการ Filter 
          2.2.2. Column Label ทำหน้าที่ จัดกลุ่มแบบคอลัมน์ โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่เลือกมา
          2.2.3. Row Label ทำหน้าที่ จัดกลุ่มแบบแถว โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่เลือก
          2.2.4. Values ทำหน้าที่ คำนวณสรุปผล ทำได้หลายรูปแบบ เช่น SUM, Count, Average, Max, Min โดยอาจแสดงได้หลายรูปแบบ เช่น รูปแบบปกติ, %ของทั้งหมด, %ของแถว,%ของคอลัมน์, การรวมแบบสะสมค่า เป็นต้น

มาถึงตรงนี้เราจะได้ตาราง Pivot Table เรียบร้อย ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 ตัวอย่างตารางข้อมูลที่เปลี่ยนเป็น Pivot Table

จากรูปที่ 3 ตารางทางซ้ายเป็นข้อมูลที่ทำให้คล้ายกับฐานข้อมูล และ ตารางทางขวาคือตารางที่ทำให้เป็น Pivot Table เรียบร้อย 

Read More