Computer Knowledge: excel

แสดงบทความที่มีป้ายกำกับ excel แสดงบทความทั้งหมด

การใส่สีให้ Drop Down List ใน Microsoft Excel อย่างง่าย

BeHappyมกราคม 19, 2562สร้าง dropdownlist, ใส่สีให้ dropdownlist, เอ็กเซล, Conditional Formatting, Data-Management, Drop down list, excel, highlight in dropdownlist ไม่มีความคิดเห็น

ถ้าคุณๆ อ่านมาหลายบทความเริ่มเห็นหรือไมว่าการใช้ Excel มันไม่ได้ยาก เพียงคุณๆ เข้าใจความสามารถของเครื่องมือที่เราใช้ เราก็จะสามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ให้อย่างง่ายดาย ก่อนที่จะบรรยายไปไกลกว่านี้ เรามาเข้าเรื่องบทความของเราดีกว่า วันนี้ผู้เขียนจะขอนำเสนอเทคนิคต่างๆ มาช่วยให้ดูน่าสนใจ

การใส่สีให้ Drop Down List อย่างง่าย

เมื่อคุณๆ คิดอยากใส่สี HighLight เปลี่ยนสีตัวหนังสือ หรือใส่ Icon เป็นต้น มาถึงตรงนี้ถ้าใครที่ชำนาญ Excel สักหน่อย คงจะคิดถึง Conditional Formatting เป็นแน่ ถูกต้องแล้วค่ะ ไม่พูดพร่ำต่อละ เข้าเรื่องเลยละกันค่ะ

1. คุณต้องสร้าง Drop Down List ก่อน แต่ถ้ายังไม่รู้จะสร้างอย่างไร สามารถศึกษาวิธีการสร้างจากบทความเก่า เช่น การสร้าง Drop Down List แบบง่ายๆ หรือ การเพิ่มรายการภายใน Drop Down List ภายหลังโดยไม่ต้องสร้างใหม่

กรณีต้องการใส่สี HighLight ใน Drop Down List เพียง Cell เดียว

2. กำหนดให้คอลัมน์ B เป็น Drop Down List แล้ว (โดย Drop Down List เราเป็นคำที่แสดง Status ต่างๆ เช่น Complete Pending Inprocess Queue และ Cancel) เราจะแสดงตัวอย่างวิธีการกำหนดให้เมื่อผู้ใช้คลิกเลือกสถานะต่างๆ Hightlight จะขึ้นตามที่กำหนด ตามรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่าง DropDownList ให้แสดง Hightlight

2.1 ให้คุณๆ คลิก Cell ที่เป็น Drop Down List ซึ่งตามรูปที่ 1 คือ B1 โดยให้ไปเลือก Home Ribbon และเลือก Conditional Formatting ตามรูปที่ 2

รูปที่ 2 การเลือก Conditional Formatting

2.2 เลือก Highlight Cells Rules และจะขึ้นเมนูย่อยให้คุณเลือกว่าจะกำหนดเงื่อนไขยังไงให้แสดง Highlight แบบต่างๆ ตามตัวอย่างข้อ 2 DropDownList ของเราเป็นตัวหนังสือ ดังนั้น เราจะเลือกเป็น Equal To... ตามรูปที่ 3

รูปที่ 3 ขึ้น Equal To PopUp ให้กำหนดค่าที่จะเท่ากัน

ตามข้อ 2 ให้คุณพิมพ์คำว่า Complete ในช่องด้านซ้าย และเลือกสิ่งที่จะให้แสดงที่ช่องด้านขวา ตามรูปที่ 4

รูปที่ 4 กำหนดว่าถ้า DropDownList มีค่าเท่ากับ Complete จะแสดง Highlight

กรณีต้องการใส่สี HighLight ใน Drop Down List หลาย Cells

3. จากข้อ 2.1 แทนที่จะเลือกแค่ B1 ให้คุณเลือกทั้งคอลัมน์ B และทำตามข้อ 2.2 โดยพิมพ์คำที่ต้องการไปที่ละคำ (Pending Inprocess Queue และ Cancel) และเลือกรูปแบบเป็นอย่างอืน ตามรูปที่ 5

รูปที่ 5 กำหนด DropDownList หลาย Cells ให้แสดง Highlight ตามต้องการ

ตามรูปที่ 5 กำหนดคำ Pending ให้แสดง Hightlight เป็นสีเทา ซึ่งใน Equal To PopUp ไม่มีค่าไว้ให้คุณเลือก Custom Format... ตามรูปที่ 6

รูปที่ 6 กำหนดพื้นของ DropDownList

ที่เมนู Format Cell คุณต้องเลือก Fill Tab ซึ่งคำ Pending เลือกพื้นเป็นสีเทา และคลิกปุ่ม Ok

ตามรูปที่ 1 ด้านบนคลิก DrowDownList ที่ B2 เลือก Pending จะแสดง Hightlight ตามที่กำหนด ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดงตัวอย่าง DropDownList ที่แสดง HighLight

ส่วนคำ Inprocess Queue และ Cancel ให้ทำตามข้อ 3 และเลือก Highlight ตามต้องการ ซึ่งกรณีที่ต้องการแก้ไขที่หลังสามารถเข้าไปที่ Conditional Formatting เลือก Manage Rule ตามรูปที่ 8

รูปที่ 8 แสดง Conditional Formatting Rules Manager

คุณๆ สามารถแก้ไข Cell Value ต่างๆ โดยเลือกค่านั้น และคลิกที่ปุ่ท Edit Rule.. หรือ Double Click เข้าไป ตามรูปที่ 9

รูปที่ 9 Edit Formatting Rule

ที่ Select a Rule Type เลือกประเภทกฏที่ต้องการ ในรูปที่ 9 เลือกการจัดรูปแบบเซลที่มีเท่านั้น

ส่วน Edit the Rule Description คือ ส่วนที่คุณเข้าไปแก้ไขกฏที่จะให้ Excel ตรวจสอบได้

ส่วน Preview ให้คุณคลิกที่ปุ่ม Format เพื่อเปลี่ยนรูปแบบ HighLight ตามที่คุณต้องการได้เอง

เพียงเท่านี้คุณจะได้คอลัมน์ DropDownList ที่เมื่อเลือกค่าตรงกับเงื่อนไขไหนจะแสดง HighLigt ที่คุณกำหนดได้เอง จากรูปล่างนี้เป็นตัวอย่างการแสดง HighLight ต่างๆ

หวังว่าบทความนี้ คงพอจะเป็นตัวอย่างการประยุกต์ใช้ Excel ของคุณๆ ให้สามารถนำมาจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ได้ หากมีคำแนะนำหรือข้อคำถามสามารถส่งมาที่เมล์ ขอบคุณค่ะ 👩😁😃

3 ขั้นตอนในการสร้าง Drop Down List ให้สามารถเพิ่มรายการได้ภายหลังโดยไม่ต้องแก้ไข

BeHappyธันวาคม 16, 2561เพิ่มรายการใน Data Validation, สร้าง dropdownlist, เอ็กเซล, Data-Management, data validation, Drop down list, excel, excel data validate, Name Manager ไม่มีความคิดเห็น

การสร้าง Drop Down List ใน Excel สามารถสร้างได้จากหลายวิธี ซึ่งก่อนหน้านี้ เราได้นำเสนอ 3 วิธีการใน การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายและแบบมีเงื่อนไข หรือ การสร้าง Drop Down List เพื่อควบคุมการแสดงข้อมูลแบบตาราง แต่ในบทความนี้ เราจะนำเสนอเทคนิคในการใช้ Data validation feature ร่วมกับ Table of Item or List เพื่อให้คุณๆ สามารถเพิ่มรายการใน Drop Down List โดยไม่ต้องไปแก้ไข Drop Down list เดิม

การสร้าง Drop Down List ที่คุณๆ สามารถเพิ่มรายการได้ในภายหลังโดยไม่ต้องแก้ไข

ใครบ้างที่เคยเจอปัญหาการสร้าง Drop Down List แล้ว ภายหลังที่ต้องการเพิ่มรายการใน Drop Down List กลับพบว่าต้องเริ่มต้นสร้าง Drop Down List ทั้งหมดใหม่

ถ้าคุณเจอปัญหาดังกล่าว ลองทำตามขั้นตอน 3 ขั้นตอนข้างล่างนี้

1. สร้าง Table of Item หรือ List

เป็นขั้นตอนแรกในคุณต้องสร้าง Table of Item หรือ List ที่คุณต้องการให้เป็นรายการ (Item of Drop Down List) หรือข้อมูลภายใน Drop Down List นั้นเอง
ตัวอย่างต้องการสร้าง Table of Item ของตัวเลข ตามรูปที่ 1

รูปที่ 1 ตารางรายการที่ต้องการจะนำไปสร้าง Drop Down List

จากนั้นให้วางเมาส์ที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง และเปิด Ribbon's Insert tab >> คลิกเลืิอก Table หรือ Short Cut : Ctrl+T ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 เลือก Ribbon's Insert tab และเลือก Table

จากนั้นระบบจะแสดง Popup : Create Table ในช่อง Where is the data for your table? ให้คุณระบุเซลล์ที่เป็นข้อมูลหรือรายการใน Drop Down List และเลือกช่อง My table has headers จากนั้นคลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 สร้างตารางสำหรับใส่รายการใน Drop Down List

ก็จะได้ตารางภายในโปรแกรม Excel ซึ่งมันจะชื่อว่า Table1

คุณสามารถตรวจสอบว่าใน Excel นี้มีตารางที่ช่อง Name Box ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 เลือก Name Box เพื่อตรวจสอบตารางที่สร้าง

สำหรับขั้นที่ 1 ที่เตรียมข้อมูลหรือรายการที่จะอยู่ใน Drop Down List อยู่ในตารางก็เสร็จแล้ว

2. สร้าง Name the list

ขัั้นตอนที่ 2 เป็นขั้นตอน named range ซึ่งมันจะทำให้ตัวตารางที่เราสร้างไว้ในขั้นตอนที่ 1 เป็นแบบ dynamic โดยให้เข้าไปที่ Ribbon's Formulas tab >> เลือก Define Name ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 สร้าง Named range

จะแสดง Pop up: New Name ให้คุณๆ ระบุชื่อที่คุณต้องการในช่อง Name และกดพิมพ์ชื่อหัวตารางในวงเล็บ ที่ช่อง Refers to ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 New Name

ในรูปที่ 6 นี้ ชื่อเราตั้งเป็น NumberName และช่อง Refers to เราให้ตารางที่ 1 (ในขั้นตอนที่ 1) ไปอ่านชื่อหัวตาราง

3. สร้าง Drop Down List

ขั้นตอนนี้จะเหมือนการสร้าง Drop Down List เหมือนในบทความ การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายและแบบมีเงื่อนไข ดังนี้
3.1. เลือกเซลล์ที่ต้องการให้เป็น Drop Down List
3.2. เลือก Ribbon's Data tab 3.3. เลืิอก Data Validation 3.4. แสดง Pop Up: Data Validation3.5. ช่อง Allow: เลือก List 3.6. ช่อง Source: เอาเมาส์วางที่ช่องและกดปุ่ม F3 ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 สร้าง Drop Down List ครั้งเดียวได้หลายเซลล์

3.7. ปรากฏ Pop Up: Paste Name ให้เลือกชื่อ Name ที่เราสร้างไว้ (ตามขั้นตอนที่ 2) และคลิก OK ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 เลือก Name ที่เราสร้างไว้ เพื่อระบุว่า Data Validation ที่เราสร้างจะเอารายการจากไหนมาแสดง

3.8. คลิก OK ใน Pop Up: Data Validation

โดยบทความนี้ จะใช้ตัวอย่างให้ Matching คำภาษาอังกฤษ (รายการใน Drop Down List) ให้ตรงกับตัวเลข ตามรูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดงตัวอย่างการสร้าง Data Validation ครั้งเดียวได้หลายเซลล์

เมื่อทำตามกระบวนการทั้ง 3 ขั้นตอนแล้ว หากภายหลังต้องการเพิ่มรายการในตาราง (Table1) ตามขั้นตอนที่ 1 ก็สามารถเพิ่มได้ทันที ไม่กระทบกับ Drop Down List ที่สร้างไปแล้วแต่อย่างใด และรายการที่คุณไปเพิ่มใหม่ ก็จะปรากฎใน Drop Down List ที่สร้างไปแล้วด้วย ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 แสดงตัวอย่าง Data Validation ที่สามารถเพิ่มรายการ Data Validation ได้

เพียงเท่านี้การสร้าง Drop Down List ก็เป็นเรื่องง่าย ถ้าอนาคตต้องมีรายการเพิ่มขึ้นมาใหม่ หวังว่าคงจะไม่ยากเกินไปนะคะ หากมีคำถามสามารถส่งมาสอบถามที่ e-mail ได้ค่ะ

บทความครั้งถัดไปจะกลับมาเขียนทริปต่างๆ ที่จะเสริมให้ Drop Down List ที่เราสร้างดูมีความน่าสนใจและคนสร้าง Excel จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

การหาผลต่างของจำนวนวัน เดือน ปี ด้วยโปรแกรม Excel แบบง้ายยยยยย...ง่าย

BeHappyธันวาคม 02, 2561หาผลต่างระหว่างเดือน, เอ็กเซล, Computer knowledge, DATEDIF(), Datedif Function, excel, function คือ, Function excel, Functions 1 ความคิดเห็น

สวัสดีค่ะ ผู้เขียนหายไปนานมากที่ไม่ได้ update ข้อมูลบน Blogger นี้ เนื่องจากภาระงานประจำที่เปลี่ยนไป เผลอแปล๊บบบเดียวจะสิ้นปีแล้ว ปลายปีงานเริ่มเข้าที่เข้าทาง เลยมีเวลาหันกับมาดู ต้องใช้เวลาในการทบทวนความทรงจำกันหน่อย 5555

ก่อนที่จะบ่นยาววววกันไป เข้าเรื่องเนื้อหากันเลย วันนี้ผู้เขียนขอเริ่มบทความแรกก่อนจะสิ้นปี 2561 อิอิอิอิ ด้วยการอธิบายขั้นตอนการทำงานสูตร DATEDIF() ของ Excel โดย MS Office ใน Version ต่างๆ ที่รองรับกับสูตรนี้ ได้แก่ Excel for Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 เป็นต้น

DATEDIF เป็นฟังค์ชั่นในการหาผลต่างระหว่าง 2 วัน คือ วันเริ่มต้น กับ วันสิ้นสุด โดยเราสามารถเขียนตามไวยากรณ์ของฟังค์ชั่น ดังนี้

ไวยากรณ์

=DATEDIF(วันเริ่มต้น, วันสิ้นสุด, ชนิดข้อมูลที่ต้องการให้แสดงคำตอบ)

โดย "ชนิดข้อมูลที่ต้องการให้แสดงคำตอบ" คุณๆ สามารถกำหนดได้ 5 รูปแบบด้วยกัน ดังนี้

"ํY" หาผลต่างของจำนวนปีที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

"M" หาผลต่างของจำนวนเดือนที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

"D" หาผลต่างของจำนวนวันที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

"MD" หาผลต่างของจำนวนเดือนที่ต่างกัน โดยไม่สนใจวันหรือปีของวันเริ่มต้นและวันสุดสุด

"YM" หาผลต่างของจำนวนวันที่ต่างกัน โดยไม่สนใจปีของวันเริ่มต้นและวันสุดสุด

ตัวอย่างเช่น

ต้องการหาผลต่างของวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด โดยแสดงข้อมูลตามแบบต่างๆ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 ตัวอย่างการหาผลต่างของวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด ตามชนิดข้อมูลต่างๆ

จากรูปที่ 1 ขออธิบายสูตร DATADIF() ตามรูปแบบชนิดข้อมูลที่ต้องการให้แสดง ดังนี้

1. คอลัมน์ C กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนปี ที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด คือ=DATEDIF(B2,A2,"Y")

2. คอลัมน์ D กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนเดือน ที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด คือ =DATEDIF(B2,A2,"M")

3. คอลัมน์ E กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนวัน ที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด คือ =DATEDIF(B2,A2,"D")

4. คอลัมน์ F กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนเดือนที่ต่างกัน โดยไม่สนใจวันหรือปีของวันเริ่มต้นและวันสุดสุด คือ =DATEDIF(B2,A2,"MD")

5. คอลัมน์ G กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนวันที่ต่างกัน โดยไม่สนใจปีของวันเริ่มต้นและวันสุดสุด คือ =DATEDIF(B2,A2,"YM")

ตัวอย่างการนำไปใช้
ในชีวิตจริง ถ้าต้องมีการคำนวณงานวันที่ของวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด แต่มีบาง Row ไม่ระบุวันที่เข้ามา จะทำให้การเขียนสูตร DATADIF ไม่สามารถคำนวณค่าออกมาได้ ดังนั้น เราควรจะมีการใส่สูตรเพื่อตรวจสอบและแสดงข้อความเพื่อให้รายงานของท่านมีความสมบูรณ์มากขึ้น ดังตัวอย่างรูปที่ 2

รูปที่ 2 ตัวอย่างการหาวันที่ระหว่างวันที่ได้รับมอบหมายและวันที่ดำเนินการเสร็จ

จากรูปที่ 2 ท่านจะเห็นว่ามีบางคอลัมน์ที่ไม่ได้ระบุวันที่ดำเนินการเสร็จ เช่น B2, B5-B7, B12 และ B18 ถ้าเราไม่ใส่สูตรในการตรวจสอบค่าว่างจะทำให้การแสดง DATEDIF ทำงานผิดพลาด ดังนั้น เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว เราจะใช้สูตร IF เข้ามาช่วย ดังนี้
=IF(B2="","ไม่ระบุวันที่ไว้",DATEDIF(E2,B2,"D"))

แต่ถ้าหากตัวอย่างนี้ มีบางแถวที่ไม่มีการระบุวันที่ที่ได้รับมอบหมายด้วย คุณสามารถใช้ OR เข้ามาช่วยในการตรวจสอบร่วมกับ IF ได้ ดังนี้
=IF(OR(E2="",B2=""),"ไม่ระบุวันที่ไว้",DATEDIF(E2,B2,"D"))

เพียงแค่นี้เราจะได้มีข้อมูลการหาผลต่างระหว่างวันที่มอบหมายและวันที่ดำเนินการเสร็จสิ้น ไว้ตรวจสอบพนักงานหรือลูกทีมของท่านได้แล้ว

การสร้าง Drop Down List เพื่อควบคุมการแสดงข้อมูล (Data) แบบตาราง (Table)

BeHappyมีนาคม 10, 2561สร้าง drop down list, เอ็กเซล, Computer knowledge, Data-Management, Drop down list, excel 2 ความคิดเห็น

จากบทความก่อนเรื่อง "การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายๆ และแบบมีเงื่อนไข" เราให้คุณทำความรู้จักกับวิธีการสร้าง Drop down list ไป 3 แบบ ไม่ทราบว่าคุณๆ ยังคิดว่ายุ่งยาก ซับซ้อนเกินไปไหม ในบทความนี้ เราจะนำเสนอวิธีการสร้าง Drop down list ในวิธีการอื่นๆ เพื่อให้คุณได้วิธีการที่ชื่นชอบมากที่สุด

การแสดงข้อมูล จากวิธีเลือก Drop Down Filte

รูปที่ 1 ตารางข้อมูลที่ต้องการให้แสดงข้อมูลตาม DropDownList

จากรูปที่ 1 เป็นตารางข้อมูลเดิม ที่เราจะมากำหนดให้แสดงข้อมูลตาม DropDownList ซึ่งคุณๆ

ต้องเพิ่มคอลัมน์ที่ 1 เพื่อเป็นคอลัมน์แสดงลำดับที่ คอลัมน์ที่ 2 เพื่อเป็นคอลัมน์ที่แสดงข้อมูลตาม DropDownList และ คอลัมน์ที่ 3 เพื่อแสดงตัวเลขทั้งหมดในคอลัมน์ที่ 2

ต้องสร้างตารางที่จะใช้เป็นเงื่อนไขให้กับ Drop Down List ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 ตารางที่เพิ่ม Column 1-3 และสร้าง DropDownList

ขั้นตอนการสร้าง
1. สร้าง List ที่ไม่มีข้อมูลซ้ำกัน เพื่อนำข้อมูลใน List ไปสร้าง DropDownList อีกที
1.1. คัดลอกข้อมูลในคอลัมน์ Module มาวางไว้ในส่วนอื่นของ Worksheet ตามรูปที่ 2 วางไว้ที่คอลัมน์ G
1.2. เลือกเมนู Data >> Remove Duplicates โปรแกรม Excel จะตัดข้อความที่ซ้ำกันทิ้งไป ซึ่งเราจะนำข้อมูลนี้ มาสร้าง Drop down list กัน
2. การสร้าง Drop down list คุณสามารถกลับไปทบทวนการสร้าง ตามตัวอย่างที่ 1 ในบทความ "การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายๆ และแบบมีเงื่อนไข" นี้
3. สร้างคอลัมน์อีก 2 คอลัมน์ โดย
3.1. คอลัมน์ที่ 1 ให้แสดงเลข runing number
3.2. คอลัมน์ที่ 2 ให้เขียนสูตรฟังก์ชั่น =IF(A2=$I$1,D2,"") ในเซลล์ E2 ซึ่งฟังก์ชั่นนี้ จะทำการตรวจสอบเซลล์ E2 ว่ามีข้อมูล A2 มีค่าเท่ากับคอลัมน์ I1 หรือไม่ ถ้ามีค่าเท่ากันให้แสดงข้อมูลเหมือนเซลล์ D2 แต่ถ้าไม่เหมือนกันก็แสดงค่าว่าง
3.3. คอลัมที่ 3 ให้นำเลขในคอลัมน์ที่ 2 มาแสดง โดยเขียนสูตรฟังก์ชั่น =IFERROR(SMALL($E$2:$E$27,$D2),"") ในเซลล์ F2 ซึ่งฟังก์ชั่นนี้ SMALL จะทำการตรวจสอบค่าในเซลล์ D2 ภายในช่วง E2 ถึง E27 ถ้าในเซลล์ D2 มีค่าให้แสดงตัวเลข แต่ถ้าค่าไม่ตรงกัน ฟังก์ชันจะคืนค่า #NUM! ซึ่งถ้าเราเขียนเฉพาะฟังก์ชั่น SMALL เพียงฟังก์ชั่นเดียว ตารางเราคงจะดูไม่ดีเท่าไร ดังนั้น เราจะเอาฟังก์ชั่น IFERROR มาควบคุม เมื่อเจอ Error ต่างๆ เราจะให้แสดงเป็นค่าว่าง ดังรูปที่ 2
4. ขั้นตอนสุดท้าย คือ การเขียนสูตรทีละคอลัมน์
=IFERROR(INDEX($A$2:$A$27,$F2,COLUMNS($J$2:$J$27)),"")
=IFERROR(INDEX($B$2:$B$27,$F2,COLUMNS($K$2:$K$27)),"")
=IFERROR(INDEX($C$2:$C$27,$F2,COLUMNS($L$2:$L$27)),"")
เพื่อสร้างตารางที่เปลี่ยนข้อมูลตามที่เลือก DropDownList ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตารางที่เขียนจากสูตร เพื่อให้แสดงข้อมูลที่เปลี่ยนไปตาม DropDownList

เพียงเท่านี้คุณจะได้ตารางที่แสดงข้อมูลตาม DropDownList จ้า

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยการ Data Bar เพื่อช่วยในการเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตอนที่ 2

BeHappyกันยายน 16, 2560การจัดการข้อมูลในเอ็กเซล, การจัดการข้อมูล Excel, Conditional Formatting, Data-Management, excel ไม่มีความคิดเห็น

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting

คือ การทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ โดดเด่นกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น

จากบทความที่แล้ว ได้พูดถึง Conditional Formatting การเน้นข้อมูลด้วยการ Hilghtlight Cells แต่ในที่นี้ จะพูดถึงการใช้ Data Bar เข้ามาทำให้ข้อมูลคุณน่าสนใจขึ้น

ตัวอย่าง

การสร้างรูปแบบของข้อมูลด้วย Data Bar ตามรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างตารางที่ใช้ Conditional Formatting แบบ Data Set

ก่อนอื่นเราต้องมีข้อมูลดิบที่เราจะนำเสนอก่อน ดังรูปที่ 2

การปรียบเทียบข้อมูลในเอ็กเซลด้วย Data Set

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างตารางที่จะใช้ Conditional Formatting ในการเทียบค่า

ให้เลือกเซลล์ C2:C13 >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก Data Bars ที่ต้องการ ดังรูปที่ 3

การใช้ Data Set ใน Conditional Formatting ช่วยจัดการข้อมูล

รูปที่ 3 แสดงการใช้ Conditional Formatting แบบ Data Bars เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลตัวเลข

เพียงแค่นี้คุณก็ได้รูปแบบของข้อมูลที่ดูได้ง่ายขึ้นแล้ว แต่ถ้าต้องการทำให้รูปแบบการนำเสนอดูเหมือนกับตัวอย่างที่ 1 เราต้องมาตกแต่งสักหน่อย

ซึ่งในที่นี้ เราจะใส่สีพื้นหลัง ลบตัวเลขในเซลล์ และใส่สีเส้นตารางเพื่อให้ดูง่ายขึ้น ดังนี้

การใส่สีพื้นหลัง ให้เลือกเซลล์ C2:C13 และใส่ Fill Color ที่ต้องการ
การลบตัวเลขในเซลล์ C2:C13 ให้เข้าไปที่ Conditional Formatting แล้วเลือก Manage Rules.. ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงหน้าการจัดการเงื่อนไขของ Conditional Formatting

คลิก Edit Rule.. >> ติกเครื่องหมายถูกที่ Show Bar Only >> คลิก OK ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงหน้าจอการแก้ไขเงื่อนไขของ Conditional Formatting

การใส่สีเส้นตารางให้ต่างกับสีพื้นหลัง โดยในตัวอย่างนี้ ให้เลือกเป็นสีขาว เพื่อให้ตัดกับสีพื้นหลังที่เป็นสีดำ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงการเปลี่ยนสีของเส้นตารางให้ต่างกับสีพื้นหลัง

นี้ก็จะเป็นการนำ Conditional Formatting แบบ Data Bars มาช่วยในการแสดงผลให้ดูได้ง่ายมากขึ้น ตามรูปที่ 1

เพียงแค่นี้ก็สามารถนำเสนอข้อมูลที่เป็นตัวเลข ให้สามารถเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น

การเรียงข้อมูล (Sort) ใน Excel

BeHappyกันยายน 11, 2560การ เรียง ข้อมูล excel, การ เรียง ลําดับ ข้อมูล excel, เอ็กเซล, Data-Management, excel, excel sort and filter ไม่มีความคิดเห็น

คุณเคยต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ใน Excel หรือไม่ เช่น ต้องเรียงเงินเดือนจากมากไปน้อย เรียงราคาสินค้าจากน้อยไปมา แสดงข้อมูลที่กรองจาก hi-light สีต่างๆ ข้อความตามเงื่อนไข เป็นต้น

สิ่งเหล่านี้ ถือเป็นทักษะพื้นฐาน ที่คุณควรจะต้องรู้ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel

การเรียงข้อมูล (Sort)

เป็นสิ่งที่ช่วยให้เห็นภาพข้อมูลในลักษณะที่เป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น รวมถึงทำให้คุณสังเกตเห็นแนวโน้มหรือความผิดปกติได้ง่ายขึ้นด้วย ซึ่งถ้าคุณจะนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อ สิ่งแรกที่คุณควรทำ คือ การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะฐานข้อมูล (Database) แบบเบื้องต้นได้

การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะฐานข้อมูล (Database) แบบเบื้องต้น ต้องเป็นอย่างไร
1. บรรทัดบนสุดของข้อมูลต้องเป็นชื่อหัวตาราง
2. ต้องไม่มีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อคอลัมน์ เช่น คอลัมน์เงินเดือน ก็ไม่ควรจะมีข้อมูลเป็นตัวหนังสือในคอลัมน์เงินเดือน เป็นต้น

การเรียงข้อมูล (Sort) มี 2 ประเภทใหญ่

แบบที่ 1. การเรียงแบบคอลัมน์เดียว

แบบที่ 2. การเรียงแบบหลายชั้น ซ้อนกัน เช่น ต้องการเรียงคอลัมน์ด้วย รหัสพนักงาน กับ ชื่อพนักงาน เป็นต้น

วิธีการเรียงข้อมูลแบบที่ 1 : การเรียงแบบคอลัมน์เดียว

เข้าไปที่ Ribbon Data >> คลิกที่คอลัมน์ที่คุณต้องการให้เรียงข้อมูล >> คลิก AZ กรณีต้องการเรียงจากน้อยไปมาก หรือ คลิก ZA กรณีต้องการเรียงจากมากไปน้อย ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงเมนู เพื่อการเรียงข้อมูล ทั้ง 2 แบบ

ตัวอย่างที่ 1 ต้องการเรียงข้อมูลตารางด้านซ้าย ให้แสดงการเรียงข้อมูลเมนูอาหารที่มียอดการสั่งต่อวันมากที่สุด ซึ่งก็จะแสดงแบบตารางด้านขวา ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงผลการเรียงข้อมูลแบบที่ 1

วิธีการเรียงข้อมูลแบบที่ 2 : การเรียงแบบหลายชั้น ซ้อนกัน

1. เข้าไปที่ Ribber Data >> คลิก Sort ตามรูปที่ 1 (ด้านบน)

2. โปรแกรมจะแสดง Sort Dialog Box เพื่อให้คุณระบุคอลัมน์ที่จะใช้เป็นเงื่อนไขในการเรียงข้อมูล ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงหน้าจอของ Sort Dialog Box

ให้คุณสร้างเงื่่อนไขที่คุณต้องการจะให้เรียง

ตัวอย่างที่ 2 ต้องการเรียงข้อมูลรายการอาหาร (จากตารางด้านซ้ายมือ) ด้วยเงื่อนไขแรก คือ คอลัมนราคาให้เรียงจากจากราคาน้อยไปมาก และเงื่อนไขสอง คือ จำนวนยอดการสั่งต่อวัน ให้เรียงจาก จำนวนสั่งมากไปน้อย ก็จะได้รายการอาหาร (จากตารางด้านขวามือ) ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลจากการเรียงข้อมูล ตามแบบที่ 2

โดยใน Sort Dialog Box จะต้องกำหนดตาม รูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงวิธีการกำหนดเงื่อนไขตามตัวอย่างที่ 2 ใน Sort Dialog Box

จากทั้ง 2 ตัวอย่าง จะเห็นได้ว่า เครื่องมือใน Excel มีวิธีการในการเรียงข้อมูลได้หลายวิธีด้วยกัน ซึ่งคุณๆ ต้องทดลองเล่นเครื่องมือนี้ ตามโจทย์ต่างๆ แต่ถ้าคุณนึกโจทย์ไม่ออกให้ลอง ทำแบบฝึกหัดที่นี่