3 ขั้นตอนในการสร้าง Drop Down List ให้สามารถเพิ่มรายการได้ภายหลังโดยไม่ต้องแก้ไข

การสร้าง Drop Down List ใน Excel สามารถสร้างได้จากหลายวิธี ซึ่งก่อนหน้านี้ เราได้นำเสนอ 3 วิธีการใน การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายและแบบมีเงื่อนไข หรือ การสร้าง Drop Down List เพื่อควบคุมการแสดงข้อมูลแบบตาราง แต่ในบทความนี้ เราจะนำเสนอเทคนิคในการใช้ Data validation feature ร่วมกับ Table of Item or List เพื่อให้คุณๆ สามารถเพิ่มรายการใน Drop Down List โดยไม่ต้องไปแก้ไข Drop Down list เดิม

การสร้าง Drop Down List ที่คุณๆ สามารถเพิ่มรายการได้ในภายหลังโดยไม่ต้องแก้ไข

ใครบ้างที่เคยเจอปัญหาการสร้าง Drop Down List แล้ว ภายหลังที่ต้องการเพิ่มรายการใน Drop Down List กลับพบว่าต้องเริ่มต้นสร้าง Drop Down List ทั้งหมดใหม่ 

ถ้าคุณเจอปัญหาดังกล่าว ลองทำตามขั้นตอน 3 ขั้นตอนข้างล่างนี้ 

1. สร้าง Table of Item หรือ List

เป็นขั้นตอนแรกในคุณต้องสร้าง Table of Item หรือ List ที่คุณต้องการให้เป็นรายการ (Item of Drop Down List) หรือข้อมูลภายใน Drop Down List นั้นเอง 
ตัวอย่างต้องการสร้าง Table of Item ของตัวเลข ตามรูปที่ 1 

รูปที่ 1 ตารางรายการที่ต้องการจะนำไปสร้าง Drop Down List

จากนั้นให้วางเมาส์ที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง และเปิด Ribbon's Insert tab >> คลิกเลืิอก Table หรือ Short Cut : Ctrl+T ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 เลือก Ribbon's Insert tab และเลือก Table

จากนั้นระบบจะแสดง Popup : Create Table ในช่อง Where is the data for your table? ให้คุณระบุเซลล์ที่เป็นข้อมูลหรือรายการใน Drop Down List และเลือกช่อง My table has headers จากนั้นคลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 3 

รูปที่ 3 สร้างตารางสำหรับใส่รายการใน Drop Down List

ก็จะได้ตารางภายในโปรแกรม Excel ซึ่งมันจะชื่อว่า Table1 

คุณสามารถตรวจสอบว่าใน Excel นี้มีตารางที่ช่อง Name Box ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 เลือก Name Box เพื่อตรวจสอบตารางที่สร้าง

สำหรับขั้นที่ 1 ที่เตรียมข้อมูลหรือรายการที่จะอยู่ใน Drop Down List อยู่ในตารางก็เสร็จแล้ว 

2. สร้าง Name the list

ขัั้นตอนที่ 2 เป็นขั้นตอน named range ซึ่งมันจะทำให้ตัวตารางที่เราสร้างไว้ในขั้นตอนที่ 1 เป็นแบบ dynamic โดยให้เข้าไปที่ Ribbon's Formulas tab >> เลือก Define Name ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 สร้าง Named range 

จะแสดง Pop up: New Name ให้คุณๆ ระบุชื่อที่คุณต้องการในช่อง Name และกดพิมพ์ชื่อหัวตารางในวงเล็บ ที่ช่อง Refers to  ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 New Name

ในรูปที่ 6 นี้ ชื่อเราตั้งเป็น NumberName และช่อง Refers to เราให้ตารางที่ 1 (ในขั้นตอนที่ 1) ไปอ่านชื่อหัวตาราง 

3. สร้าง Drop Down List

ขั้นตอนนี้จะเหมือนการสร้าง Drop Down List เหมือนในบทความ การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายและแบบมีเงื่อนไข ดังนี้
3.1. เลือกเซลล์ที่ต้องการให้เป็น Drop Down List
3.2. เลือก Ribbon's Data tab 3.3. เลืิอก Data Validation 3.4. แสดง Pop Up: Data Validation3.5. ช่อง Allow: เลือก List 3.6. ช่อง Source: เอาเมาส์วางที่ช่องและกดปุ่ม F3 ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 สร้าง Drop Down List ครั้งเดียวได้หลายเซลล์

3.7. ปรากฏ Pop Up: Paste Name ให้เลือกชื่อ Name ที่เราสร้างไว้ (ตามขั้นตอนที่ 2) และคลิก OK ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 เลือก Name ที่เราสร้างไว้ เพื่อระบุว่า Data Validation ที่เราสร้างจะเอารายการจากไหนมาแสดง

3.8. คลิก OK ใน Pop Up: Data Validation

โดยบทความนี้ จะใช้ตัวอย่างให้ Matching คำภาษาอังกฤษ (รายการใน Drop Down List) ให้ตรงกับตัวเลข ตามรูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดงตัวอย่างการสร้าง Data Validation ครั้งเดียวได้หลายเซลล์

เมื่อทำตามกระบวนการทั้ง 3 ขั้นตอนแล้ว หากภายหลังต้องการเพิ่มรายการในตาราง (Table1) ตามขั้นตอนที่ 1 ก็สามารถเพิ่มได้ทันที ไม่กระทบกับ Drop Down List ที่สร้างไปแล้วแต่อย่างใด และรายการที่คุณไปเพิ่มใหม่ ก็จะปรากฎใน Drop Down List ที่สร้างไปแล้วด้วย ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 แสดงตัวอย่าง Data Validation ที่สามารถเพิ่มรายการ Data Validation ได้

เพียงเท่านี้การสร้าง Drop Down List ก็เป็นเรื่องง่าย ถ้าอนาคตต้องมีรายการเพิ่มขึ้นมาใหม่ หวังว่าคงจะไม่ยากเกินไปนะคะ หากมีคำถามสามารถส่งมาสอบถามที่ e-mail ได้ค่ะ 

บทความครั้งถัดไปจะกลับมาเขียนทริปต่างๆ ที่จะเสริมให้ Drop Down List ที่เราสร้างดูมีความน่าสนใจและคนสร้าง Excel จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

Read More

การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายๆ และแบบมีเงื่อนไข

Drop-Down List ถือเป็นวิธีการที่ดีในการควบคุมข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องกรอกเข้ามาภายในโปรแกรม หรือ เป็นการสร้างช่องทางโต้ตอบให้กับรายงานแบบ Dashboards ได้ โดยที่การสร้าง Drop-Down List ภายในโปรแกรมอื่นๆ ดูจะไม่ได้เป็นสิ่งที่ยุ่งยากสักเท่าไร แต่สำหรับใครที่เคยเจองานที่ต้องสร้าง Drop-Down List ใน Excel อาจไม่รู้สึกแบบนั้น ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะแสดงตัวอย่างวิธีใช้ Drop-Down List แบบต่างๆ เพื่อให้ท่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม

ตัวอย่างที่ 1 การสร้าง Drop-Down List แบบง่ายๆ ด้วยตารางหรือช่วง (Table/Range) ใน sheet
1. ให้คุณเตรียมข้อมูลที่ต้องการสร้าง Drop-Down List  
2. ทำการสร้าง Drop-Down List ใน Cell ที่คุณต้องการ ดังนี้
    >> ไปที่ Tab: Data 
    >> มองหาส่วนของ Data Tool 
    >> เลือกปุ่ม Data Validation 
    >> จะมี PopUp: Data Validation แสดงขึ้นมา 
    >> ใน Tab: Settings ให้เลือก List 
    >> ในช่อง Source Field: [ระบุชื่อเซลล์ที่จะมาทำ Drop-Down List]
    >> คลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 ตัวอย่างการสร้าง Drop-Down List ด้วย Data Validation แบบช่วงเซลล์ข้อมูล (Range)

เพียงแค่นี้คุณจะได้ Drop-down list ที่มีข้อมูลตั้งแต่ A20 ถึง A24 

แต่ถ้ามี Item ไม่มาก สามารถระบุข้อมูลไปที่ Source Field ได้โดยตรง จากรูปที่ 1 ให้ระบุ Item ที่ Source field เช่น Mark,John,Natty,Anny,Woody 

3. การแปลง Cell ธรรมดาใน Excel ให้กลายเป็น Drop-Down List ที่มีข้อมูลในข้อ 1 เรียบร้อย ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงการสร้าง Drop-Down List 

จากรูปที่ 2 เราได้สร้าง Cell ด้านขวาของ "Employees" ให้เป็น Drop-Down List นั้นเอง

กรณีต้องการสร้าง Drop Down List ทั้งคอลัมน์ คุณสามารถคลิกที่หัวคอลัมน์นั้นๆ และทำตามตัวอย่างที่ 1 ได้เลย

ตัวอย่างที่ 2 การสร้าง Drop-Down List แบบใช้สูตร Offset
ข้อ 1 และ ข้อ 2 ให้ทำเหมือนตัวอย่างที่ 1 แต่ ในช่อง Source Field: ให้พิมพ์สูตร OFFSET Function ในการสร้าง Drop-Down List โดยไวยากรณ์ของสูตร คือ

=OFFSET(reference name, rows, cols, [height], [width])

ดังรูปที่ 3 

รูปที่ 3 แสดงวิธีการสร้าง Drop-Down List ด้วยสูตร OFFSET

ข้อดีของการใช้สูตร OFFSET ยังสามารถสร้าง Drop-down list ด้วยการขยายเซลล์ เพื่อเพิ่มรายการใน Drop-down list ได้อัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถนำสูตรข้างล่างนี้ ไปประยุกต์ใช้ได้ ดังนี้

=OFFSET($A$2,0,0,COUNTIF($A$2:$A$10,”<>”))

จากสูตรนี้ CountIF จะแสดงรายการใน Drop-Down List เพียง 5 รายการ โดย CountIF จะใช้นับเซลล์ที่ว่าง (non-blank cells) และรวมเซลล์ว่างเพื่อไม่ให้แสดงรายการว่างใน Drop-Down List นั้นเองดังนั้น เมื่อไรที่คุณเพิ่มรายการ (Item) ในเซลล์ตั้งแต่ A7 ถึง A10 ช่องที่เราสร้าง Drop-Down List จะเพิ่มรายการอัตโนมัติทันที

ความแตกต่างระหว่างตัวอย่างที่ 1 และตัวอย่างที่ 2 คุณจะพบว่า หาสร้าง Drop Down List ตามตัวอย่างที่ 2 จะทำให้การเพิ่มหัวข้อภายใน Drop Down List สามารถทำได้ง่ายกว่า และไม่ต้องกลับไปแก้ไข Data Validation เดิมที่ทำไว้ด้วย แต่ถ้าคุณทำตามตัวอย่างที่ 1 คุณต้องมั่นใจว่า Drop Down List ที่คุณกำลังสร้าง จะไม่มีการเพิิ่มหัวข้อ Drop Down List ในภายหลังอีก 

ตัวอย่างที่ 3 การสร้าง Drop-Down List แบบมีเงื่อนไขหรือแสดงข้อมูลตาม Drop-Down List ก่อนหน้า
หลายครั้งคุณต้องสร้าง Drop-Down List หลายตัว โดย Drop-Down List ที่ 2 จะขึ้นกับ Drop-Down List ที่ 1 จะเรียกว่า "Dependent drop-down lists"  หรือ "Conditional drop-down lists" 
ข้อ 1. เตรียมข้อมูลสำหรับสร้าง Dependent drop-down lists  หรือ Conditional drop-down lists โดยเลือกเซลล์ที่คุณต้องให้เป็น Drop-down list1 

ข้อ 2. การสร้าง Drop-Down List ที่ 1 ใน Cell ที่คุณต้องการ 
    >> ไปที่ Data Tab
    >> มองหาส่วนของ Data Tool 
    >> เลือกปุ่ม Data Validation 
    >> จะมี PopUp: Data Validation แสดงขึ้นมา 
    >> ใน Tab: Settings ให้เลือก List 
    >> ในช่อง Source Field: [ระบุชื่อเซลล์ที่จะมาทำ Drop-Down List ที่ 1]
    >> คลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 ตัวอย่างการสร้าง Drop-Down List แบบมีเงื่อนไข

ข้อ 3. การตั้งชื่อตารางที่จะสร้าง Drop-down List ที่ 2 ด้วยการเลิือกเซลล์ A1 ถึง B6 หลังจากนั้น 
     >> เลือก Formulas Tab 
     >> มองหาส่วนของ Defined Names
     >> เลือกปุ่ม Create from Selection
     >> จะมี PopUp: Create Named from Selection แสดงขึ้นมา 
     >> ให้เลือก Top row option  จะได้ชื่อช่วงเซลล์ (names ranges) เป็น Employee และ Department โดย Employee จะอ้างชื่อช่วงเซลล์ (names ranges) Employee 
     >> คลิกปุ่ม OK 

ข้อ 4. การสร้าง Drop-Down List ที่ 2 ใน Cell ที่คุณต้องการ 
    >> ไปที่ Data Tab
    >> มองหาส่วนของ Data Tool 
    >> เลือกปุ่ม Data Validation 
    >> จะมี PopUp: Data Validation แสดงขึ้นมา 
    >> ใน Tab: Settings ให้เลือก List 
    >> ในช่อง Source Field: [ระบุสูตรที่สามารถสร้าง Drop-Down List ที่ 2] 
    >> คลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 ตัวอย่างการสร้าง Drop-Down List ที่ 2

จากรูปที่ 5 สูตร INDIRECT(ชื่อเซลล์ที่เป็น Drop-Down List ที่ 1) เพื่อกำหนดให้ Drop-down list ที่ 2 แสดงผลตาม Items ตาม Item  D2 นั้นเอง (Drop-down list 1 เป็น Department ส่งผลให้ Drop-down list 2 แสดง Items ของ Department)


ในบทความนี้ เราให้ตัวอย่างไป 3 แบบ เพื่อให้คุณๆ นำไปประยุกต์ใช้กับลักษณะงานของแต่ละท่านได้อย่างเหมาะสม 

Read More