คุณลักษณะของการใช้ Paste ใน Excel

ใน Excel มีฟังก์ชั่นในการวางข้อมูล เป็นสิ่งที่คุณๆ หลายคนคุ้นเคย แต่จะมีสักกี่คน ที่จะเข้าใจคุณสมบัติของ Paste อย่างถูกต้องครบถ้วนบ้าง

ในบทความนี้ จะนำเสนอคุณลักษณะ (Features) ของ Paste โดยช่องทางอย่าง Home Tab หรือ คลิกขวาที่เซลล์ที่ต้องการจะวางข้อความ ซึ่งจะมีคุณลักษณะแตกต่างกัน ดังนี้ 

วิธีแรก เปิด Home Tab >> คลิกปุ่มสามเหลี่ยมที่ Paste >> จะแสดงแถบเมนู ดังรูปที่ 1  

รูปที่ 1 แสดงแถบเมนู Paste

จากรูปที่ 1 จะแบ่งเป็น 4 ส่วน คือ 

1. ส่วน Paste
2. ส่วน Values
3. ส่วน Other Paste Options
4. ส่วน Paste Special...

อธิบายปุ่มที่อยู่ในส่วน Paste 

Paste (P) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาเซลล์ที่คัดลอกจะได้ ทั้งเนื้อหา (Content) และรูปแบบ (Format)

Formulas (F) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาที่คัดลอกจะได้เฉพาะสูตร โดยไม่รูปแบบ (Format) ของเนื้อหามาแสดง

Formulas & Number Formatting (O) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาที่คัดลอกมาได้ทั้งสูตรและรูปแบบของเนื้อหามาแสดง

Keep source formatting (K) : ผลลัพธฺการวางเนื้อหาที่คัดลอกมา พร้อมทั้งรูปแบบของเซลล์เดิมมาด้วย โดยเครื่องมือนี้ ต้องระวังกรณีข้อมูลของเซลล์เดิม มีการใช้การอ้างอิงเซลล์ (Call Reference) แล้วเซลลปลายทางที่จะวาง ไม่ได้มีโครงสร้างของ Sheet เหมือนกัน เช่น 

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างข้อมูลที่จะวางด้วย Keep source formatting

จากรูปที่ 2 นี้ เซลล์ A3 ถึง A5 เป็นเซลล์อ้างอิง ถ้าคุณ ๆ ทำการคัดลอกแล้ว ไปวางที่เซลล์ F ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงผลการวางโดนโครงสร้าง Sheet ไม่ตรงกัน

จากรูปที่ 3 ผลลัพธ์การวางในคอลัมน์ F (F3, F4) จะมองหาเนื้อหาจากเซลล์ถัดไป ให้เหมือนกับเซลล์อ้างอิงของเซลล์ต้นทาง (A3, A4) 

No Border (B) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาที่คัดลอกมา โดยไม่นำเส้นตารางของเซลล์เดิมมาด้วย

Keep source column width (W) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาที่คัดลอกมา พร้อมความกว้างของเซลล์เดิมมาด้วย

Transpose (T) : ผลลันธ์การวางเนื้อหาที่ค้ดลอกมา โดยหมุนเนื้อหาให้ตรงข้ามกับช่วงของเซลล์เดิม 



อธิบายปุ่มที่อยู่ในส่วน Values

Values (V) : ผลการวางจะวางเฉพาะผลการคำนวณแล้ว

Values & Number Formatting (A) : ผลการวางจะวางทั้งสูตรและรูปแบบ ของเซลล์เดิม

Values & Source Formatting (E) : ผลการวางจะวางทั้ง ผลการคำนวณและรูปแบบ ของเซลล์เดิม



อธิบายปุ่มที่อยู่ในส่วน Other Paste Options

Formatting (F) : ผลการวางจะวาง เฉพาะรูปแบบของเซลล์เดิม

Paste Link (N) : ผลการวางจะวาง เซลล์อ้างอิง (Call Reference) ของเซลล์เดิม

Picture (U) : ผลการวางจะวางเป็นรูปภาพ

Linked Picture (I) : ผลการวางจะวาง URL ของภาพ



อธิบายส่วนของ Paste Special...  
เมื่อคุณ ๆ คลิกที่ปุ่ม Paste Special... ตามรูปที่ 1 หรือ Shortcut : Ctrl+Alt+V คุณ ๆ จะพบ pop up ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงแถบเมนู Paste Special...

รูปที่ 4 ในส่วน Paste จะเหมือนกับคำอธิบายด้านบน ส่วน Operation จะทำให้คุณ ๆ นำเนื้อหาที่คัดลอกมาทำการวางลงไปที่เซลล์ใหม่ โดยไม่ดำเนินการใด (None) บวก (Add) ลบ (Subtract) คูณ (Multiply) และ หาร (Divide) นอกจากนี้ ยังสามารถยกเว้นช่องวาง (Skip blanks) อีกด้วย

ส่วนวิธีการ "คลิกขวาที่เซลล์ที่ต้องการจะวางข้อความ" สามารถอ่านได้ที่บทความ ุ"6 ปุ่มที่ให้ผล Paste option ใน Excel ที่แตกต่างกันไป"

Read More

ุ6 ปุ่มที่ให้ผล Paste option ใน Excel ที่แตกต่างกันไป

ในการใช้คุณสมบัติการวาง (Paste) ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบมาอยู่ตลอดเวลา เช่น Excel 2003 วาง Paste special บนเมนู Edit ส่วน Excel 2007 และ Excel 2010 ย้ายไปไว้ที่ Clipboard group ใน Home Tab ส่วน Excel  2013 ขึ้นมา คุณ ๆ สามารถใช้ Paste option จาก Home tab หรือการคลิกเมาส์ขวา นั้นเอง

บทความนี้ จะอธิบายการใช้ Paste option ในแบบต่างๆ (เฉพาะ 6 ปุ่มแรก) ด้วยวิธีการคลิกขวาที่เซลล์ที่ คุณ ๆ ต้องการวาง

รูปที่ 1 Paste Option

จากรูปที่ 1 จะมีตัวเลือกของปุ่ม Paste 6 แบบ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
ปุ่มที่ 1 คือ Paste (P) สามารถทำการวางทั้งข้อความ (Text) รูปแบบ (Format) และสูตร (Formula)
ตัวอย่าง

รูปที่ 2 แสดงผลการคัดลอง Paste (P) Option

จากรูปที่ 2 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการเขียนสูตรและจัดรูปแบบ (Format) ให้กับข้อความ แต่ในตารางล่าง แสดงผลการคัดลอกข้อความในเซลล์ B2 มาว่างในเซลล์ C2 จะพบว่า Paste (P) Option จะคัดลอกมาทั้งข้อความ รูปแบบ และสูตร 

ปุ่มที่ 2 คือ Values (V) สามารถวางได้เฉพาะข้อความอย่างเดียว ไม่ว่าข้อความต้นทางที่คัดลอก (Copy) มาจะมีการจัดรูปแบบต่างๆ ก็จะคัดลอก (Clear) หมด
ตัวอย่าง

รูปที่ 3 แสดงผลการคัดลอง Values (V) Option

จากรูปที่ 3 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้งการเขียนสูตร =TODAY() และจัดรูปแบบ (Format) ให้เป็นตัวหนาและพื้นหลังเป็นสีส้ม เมื่อคุณ ๆ ทำการคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวางในเซลล์ C2 ด้วย Values Option ผลลัพธ์จะได้ตามตารางล่าง ที่แสดงผลการคัดลอกด้วย Values (V) Option เพียงข้อความ (วันที่) ตามสูตรที่เขียนไว้ใน B2 เท่านั้น ดังนั้น ข้อมูลใน C2 จึงแสดงเพียงข้อมูลวันที่นั้นเอง

ปุ่มที่ 3 คือ Formula (F) สามารถวางสูตรที่คัดลอก (Copy) ได้เพียงอย่างเดียว 
ตัวอย่าง

รูปที่ 4 แสดงผลการวาง โดยใช้ Formula Option

จากรูปที่ 4 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B4 มีการดำเนินการทั้ง การเขียนสูตร =SUM(C2:C3) และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีฟ้า เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B4 ไปวางในเซลล์ C4 ด้วย Formula Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Formula Option จะคัดลอกเพียงสูตร =SUM(C2:C3) มาเท่านั้น ดังนั้น ผลการคำนวณ (7) จึงเปลี่ยนไปตามเซลล์ใหม่นั้นเอง 

ปุ่มที่ 4 คือ Transpose (T) สามารถหมุนข้อความที่คัดลอกมา 
ตัวอย่าง

รูปที่ 5 แสดงผลการวาง โดยใช้ Transpose option

จากรูปที่ 5 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 ถึง B3 มีการดำเนินการทั้ง ข้อความที่จัดรูปแบบ (Format) และ B4 เขียนสูตร =SUM(ฺB2:B3) กับจัดรูปแบบ (Format) 

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ถึง B4 ไปวางในเซลล์ B7 ด้วย Transpose option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Transpose option จะคัดลอกทั้งข้อความ รูปแบบและสูตร โดยหมุนให้ตรงข้ามกัน 

ปล. ถ้าทำการคัดลอก B7 ถึง D7 ไปวางแบบ Transpose option ผลลัพธ์จะได้แบบตารางบน

ปุ่มที่ 5 คือ Formatting (R) สามารถวางได้เฉพาะรูปแบบ (Format) อย่างเดียว โดยไม่มีข้อความที่คัดลอก (Copy) มาด้วย
ตัวอย่าง

รูปที่ 6 แสดงผลการวาง โดยใช้ Formatting (R) Option

จากรูปที่ 6 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้ง การเขียนข้อความ และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีชมพูกับข้อความเป็นตัวเอียง 

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวาง (Paste) ในเซลล์ C2 ด้วย Formatting Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Formula Option จะคัดลอกเพียงรูปแบบ (Format) เท่านั้น 

ปุ่มที่ 6 คือ Paste Link (N) สามารถวางเซลล์อ้างอิง ของข้อความต้นทาง เมื่อมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความต้นทาง ข้อความปลายทางจะเปลี่ยนตามไปด้วย
ตัวอย่าง

รูปแบบที่ 7 แสดงผลการวาง โดยใช้ Paste Link option

จากรูปที่ 7 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้ง สูตร =10+28-5*3 และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีส้ม ข้อความเป็นตัวเอียง ขีดเส้นใต้และตัวหนังสือสีฟ้า

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวาง (Paste) ในเซลล์ C2 ด้วย Paste Link Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Paste Link Option จะวางเซลล์อ้างอิงเซลล์ต้นทาง =$B$2

นี่เป็นเพียง 6 วิธีในการจัดการข้อมูลที่ต้องการวางได้ เพื่อคุณๆ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม

Read More