การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย

Gantt chart ใน Excel เป็นการแสดงรายละเอียดของโครงการหรืองานในรูปแบบของกราฟแนวนอน ซึ่งแผนภูมิแบบ Gantt จะแบ่งรายละเอียดของโครงการ โดยแสดงเป็นวันเริ่มต้น และวันสิ้นสุด ด้วยวิธีนี้ จะทำให้คุณๆ สามารถติดตามงานตามเวลา หรือเหตุการณ์ที่เรากำหนดขึ้นได้อย่างง่ายดาย

แต่ด้วยโปรแกรม Excel ไม่ได้สร้างเครื่องมือ Gantt chart ไว้ ดังนั้น คุณๆ ต้องมาหัดสร้างตาราง Gantt chart ไว้ติดตามงานได้ด้วยเองซะแล้ว

วิธีการสร้าง Gantt Chart แบบง้าย....ง่าย
1. สร้างตารางโครงการ เพื่อใช้ในการติดตามงานต่างๆกันก่อน
ก่อนที่จะสร้างกราฟได้เราต้องมีการใส่ข้อมูลให้กับตารางก่อน ดังนั้น ก็ต้องสร้างตารางกิจกรรมของโครงการทั้งหมด โดยระบุวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และระยะเวลาของกิจกรรม ซึ่งสามารถใส่สูตรง่ายๆ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 : การสร้างตารางโครงการ

2. สร้าง Bar chart มาตราฐานของ Excel ตามวันเริ่มต้น
เลือกช่วงวันเริ่มต้น B1:B11 ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 : เลือกช่วงเซลล์ของวันเริ่มต้น 

ปล. ถ้าคุณเลือก A1:B11 คุณๆ จะได้ชื่อของกิจกรรมเข้ามาในกราฟ ดังรูปที่ 9

จากนั้นให้คลิกที่ Insert >> Charts group and click Bar แล้วเลือก Chart ที่ท่านต้องการได้เลย

รูปที่ 3 : เลือก Chart ที่ต้องการ

รูปที่ 4 : กราฟตัวอย่าง

3. การเพิ่มระยะเวลาใน Chart
หลักจากกราฟของเรามีข้อมูลของวันเริ่มต้นกิจกรรมแล้ว ต่อจากนี้เราต้องเพิ่มข้อมูลส่วนของระยะเวลาเข้าไปในกราฟ โดยเลือก Select Data จาก Ribbon Design หรือ การคลิกขวาที่กราฟ และเลือก Select Data จาก PopUp ที่ขึ้นมา ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 : คลิกขวาที่ใดของกราฟ แล้วเลือก Select Data 

หน้าต่างของ Select Data Source จะแสดงขึ้นมา ให้เลือกช่วงข้อมูล ที่ต้องการจะเพิ่มเข้าไป ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 : Select Data Source สำหรับการเพิ่มข้อมูลจากตารางเข้าไปที่กราฟ

คลิกปุ่ม Add โปรแกรมจะขึ้น Edit Series Diagram ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 : Edit Series Diagram 

โดยช่อง Series name ให้กำหนดชื่อของช่วงที่จะเพิ่ม ส่วน Series Values ให้เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจะเพิ่ม ซึ่งในตัวอย่างนี้กำหนดเป็น "ระยะเวลา" และ เซลล์ "$D$2:$D$11" (ในตัวอย่าง คือ เลือกเซลล์ D2:D11 ใน Sheet2 ซึ่งเขียน $D$2 เป็นการเขียนแบบ Call Reference อ่านเพิ่มเติม) และคลิก OK

โปรแกรมจะกลับมาที่หน้าต่างของ Select Data Source ให้ดูที่ช่อง Legend Entries (Series) หรือ "คำอธิบายแผนภูมิ" จะพบข้อมูลตัวใหม่ที่เราเลือก ในตัวอย่างนี้จะเพิ่ม ระยะเวลา เข้ามา และคลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 : การเพิ่มข้อมูลตัวใหม่เข้ามา

โปรแกรมจะเพิ่มข้อมูล ระยะเวลา ในกราฟเข้ามา ดังรูปที่ 9

รูปที่ 9 : กราฟที่มีข้อมูลระยะเวลาเข้ามา

4. การแปลง Bar Chart เข้าไปใน Gantt Chart
ตอนนี้กราฟของเรายังดูไม่ใกล้ Gantt Chart สักเท่าไร ดังนั้น เราต้องแต่งกราฟนี้สักหน่อย โดยทำให้พื้นที่สีฟ้านั้นหายไป และแสดงแต่สีส้ม เพื่อให้ตรงกับระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละกิจกรรม
วิธีการ
4.1. ให้ทำการคลิกที่แถบ Bar สีฟ้าภายใน Gantt Chart ทั้งหมด >> คลิกขวา >> เลือก Format Data Series แล้วหน้าจอ Format Data Series จะแสดงขึ้นมา
กำหนด Fill เป็น No fill และ
กำหนด Border เป็น No Line
หรือ ที่ Fill ให้เลือกเป็น No Fill
ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 : การทำให้ Bar สีฟ้าซ่อนไว้

มาถึงตรงนี้ จะเห็นว่า กิจกรรม ของเรามันเรียงลำดับไม่ถูกต้อง ดังนั้น เราต้องกลับค่าของกิจกรรมเหล่านี้ โดยให้คุณๆ เลือกกิจกรรม >> เลือก Format AIXS  >> เลือก Categories in reverse order ดังรูปที่ 11

รูปที่ 11 : เลือก Categories in reverse order เพื่อจัดการ Format AIXS 

ข้อมูลกิจกรรมในกราฟจะเรียงลำดับใหม่ ดังรูปที่ 12

รูปที่ 12 : ผลการ Categories in reverse order

จากกราฟ ดังรูปที่ 12 จะมีลักษณะที่คล้าย Gantt Chart มากขึ้น

แต่กราฟของเรายังดูยาก เราจะมาปรับรูปแบบของกราฟ ให้มีลักษณะที่ใกล้กับ Gantt Chart ให้มากขึ้น
อ่านต่อ การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย ภาค2

Read More

การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย ตอนที่ 2

จากบทความ "การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย" เราได้กราฟที่เป็น Gantt Chart แต่ก็ยังไม่สวยพอ ดังนั้น เราควรมาตกแต่งกราฟ เพื่อให้มีความเป็น Gantt Chart ได้มากขึ้น

ผลจากที่เราสร้างตารางในตอน "การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย" ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 ผลจากการสร้างตารางติดตามโครงการ (Gantt Chart)

ในบทความตอนนี้ เราจะมาปรับแต่งตารางที่ได้จากบทความที่แล้ว ให้หน้าตาเหมือน Gantt Chart ให้มากยิ่งขึ้น เริ่มต้นจาก
     - วันที่ด้านบน ปรับให้แสดงแบบ Fix ตามข้อมูลในตารางวันเริ่มต้นตอนแรก ซึ่งจะทำให้แถบสีส้ม เข้ามาใกล้กับชื่อกิจกรรม ทางด้านซ้ายของตาราง
     - สร้างเส้น GridLine ของวันที่ เพื่อให้ดูง่ายขึ้น
     - ปรับแถบ Bar ให้เป็น 3D

วิธีการทำ
1. ปรับเปลี่ยนวันที่ด้านบนของกราฟ ให้เป็นแบบ Fix ด้วยการคลิกขวาที่ วันเริ่มต้น ในกราฟ >> เลือก Format Axis... >> โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ Format Axis ให้เปลี่ยน โดยการเปลี่ยน Minimum เป็นแบบ Fixed

จากตัวอย่างข้อมูลในตารางโครงการ (ข้อ 1) ในบทความ "การทำ Gantt Chart ผ่าน Excel แบบง้ายยย.....ง่าย" กิจกรรมแรก ของเรามี วันเริ่มต้นเป็น "1/1/2017" ดังนั้น เราจะกำหนดวันเริ่มต้นนี้ลงใน Minimum (ในส่วนนี้คุณๆ สามารถทดลองใส่ค่าต่างๆ ได้โดยไม่ต้องกลัวว่ากราฟจะเสียหาย เพราะ สามารถกดปุ่ม Reset เพื่อให้ค่ากลับมาที่ค่าเดิมของโปรแกรม) ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 : การเปลี่ยนวันเริ่มต้นให้เป็นแบบ Fix

เมื่อเราทำการเปลี่ยนวันที่เป็นแบบ Fix แล้ว กราฟที่ได้จะเลือนวันที่เริ่มต้นกิจกรรมเข้ามา

2. การสร้างเส้น Grid
คุณๆ สามารถเพิ่มเส้น Grid ได้จากการคลิกที่กราฟ จะมี Chart Element (เครื่องหมายบวก) ขึ้นมาให้คุณๆ สามารถเพิ่มทั้ง Title, Legend, Gridlines และ Data Tables ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 เลือก Gridlines 

3. ปรับแถบ Bar ให้เป็น 3D
มาถึงส่วนนี้ กราฟของคุณๆ ดูเหมือน Gantt Chart กันบ้างแล้วหรือยัง ซึ่งคุณๆ สามารถทำให้กราฟของเรามีความสวยงามได้มากขึ้น เช่น การทำแถบ Bar ให้เป็น 3D

วิธีทำ คลิกขวาที่แถบ Bar ที่ต้องการเปลี่ยน >> เลือก Format Data Series >> เลือกส่วนของ Effects >> ไปที่ส่วน 3-D Format เลือกรูปแบบที่คุณๆ ต้องการ ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 : หน้าจอ Format Chart Ares

Read More

PivotTable สามารถช่วยอะไรได้บ้าง

"Pivot หมายถึง หมุน"  ส่วน "Table" ในโลกแห่งความเป็นจริง ใครๆก็จะรู้ว่า คือ โต๊ะ แต่ถ้าคุณๆ กำลังเรียนวิชาเกี่ยวกับ Computer อาจจะมีคนบอกว่า มันจะเรียกว่า "ตาราง" ดังนั้น เมื่อเอามารวมตัวกัน "ตารางที่สามารถให้คุณๆ จัดการหมุนข้อมูล เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ตามมุมมองต่างๆ " 

แล้ว....ตารางที่สามารถให้คุณๆ หมุนเนี้ยต้องทำ อย่างไรละ ??? 

จะมีใครสงสัยกันแบบนี้หรือไม่

เรามาดูวิธีการทำข้อมูลให้หมุนได้กันก่อน โดยเราจะต้องทำ ดังนี้

1. คุณๆ ต้องทำข้อมูลให้พร้อมที่จะหมุนก่อน ด้วยการเตรียมข้อมูลให้เหมือน "ฐานข้อมูล" 

2. เมื่อข้อมูลพร้อมให้เราจับหมุนแล้ว ก็มาบอกตารางให้หมุน ก็คือการ "สร้าง" Pivot Table นั้นเอง

เรามาดูว่าแต่ละข้อต้องทำอย่างไรกันดีกว่า

1. การเตรียมข้อมูลให้เหมือน "ฐานข้อมูล"

    1.1. คุณๆ ต้องทำให้ข้อมูลในตารางคุณๆ สะอาดซะก่อน คือ "ต้องไม่มีเซลล์ใดเซลล์หนึ่งเป็นค่าว่าง" และ

    1.2. คุณๆ ต้องทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง คือ  Convert ข้อมูล ให้สามารถทำงานได้ง่าย เช่น ข้อมูลวันที่ ควรเป็น Date Format ไม่ควรอยู่ใน Text Format, ชื่อ e-mail ก็ต้องเขียนให้รูปแบบถูกต้อง เป็นต้น

เมื่อคุณๆ แต่งตัวให้กับตารางที่มีให้เหมือนกับ ฐานข้อมูล ทั่วๆไปแล้ว คุณๆ ก็สามารถไปทำการสร้าง Pivot Table ได้แล้ว

2. การสร้าง Pivot Table
     2.1. คลิกที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง และเลือก Insert > PivotTable > Create PivotTable popup เล็กๆ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 Create PivotTable Popup

     2.2. โปรแกรม Excel จะเพิ่มพื้นที่ในการจัดการ Fields ภายในตาราง เรียกว่า PivotTable Fields เพื่อให้คุณๆ สามารถเลือกชื่อ Fields ที่ต้องการมองไปวางในตำแหน่งต่างๆ ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 PivotTable Fields popup

จากรูปที่2 จะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้
          2.2.1. Report Filter ทำหน้าที่ คัดกรองข้อมูล ให้แสดงเฉพาะข้อมูลเดียวกับที่คุณๆ ทำการ Filter 
          2.2.2. Column Label ทำหน้าที่ จัดกลุ่มแบบคอลัมน์ โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่เลือกมา
          2.2.3. Row Label ทำหน้าที่ จัดกลุ่มแบบแถว โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่เลือก
          2.2.4. Values ทำหน้าที่ คำนวณสรุปผล ทำได้หลายรูปแบบ เช่น SUM, Count, Average, Max, Min โดยอาจแสดงได้หลายรูปแบบ เช่น รูปแบบปกติ, %ของทั้งหมด, %ของแถว,%ของคอลัมน์, การรวมแบบสะสมค่า เป็นต้น

มาถึงตรงนี้เราจะได้ตาราง Pivot Table เรียบร้อย ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 ตัวอย่างตารางข้อมูลที่เปลี่ยนเป็น Pivot Table

จากรูปที่ 3 ตารางทางซ้ายเป็นข้อมูลที่ทำให้คล้ายกับฐานข้อมูล และ ตารางทางขวาคือตารางที่ทำให้เป็น Pivot Table เรียบร้อย 

Read More

วิธีทำ Robots Header Tags ใน Blogger ให้ Google รู้จักเร็วๆ

เครื่องมือสร้าง Blog อย่าง Blogger มี Function เพื่อกำหนดให้ Search Engine ต่างๆ เข้ามาค้นหาข้อมูลและทำดัชนี Blogger ของคุณๆ 

ซึ่งในบทความนี้ จะอธิบายเฉพาะ แท็กส่วนหัวสำหรับโรบ๊อตที่กำหนด (Robots Header Tags)

แล้วอะไร คือ แท็กส่วนหัวสำหรับโรบ๊อตที่กำหนด (Robots Header Tags) 
มันก็เป็น Function ที่กำหนดให้ Search Engine รู้ว่าจะต้องค้นหาข้อมูล (Crawling) และจัดทำดัชนี (Indexing) ให้กับ Blogger ของคุณอย่างไร 

ดังนั้น ถ้าส่วนนี้คุณกำหนดค่าผิดพลาดเพียงสิ่งเดียวใน Custom Robots Header Tags อาจทำให้ Blog ของคุณ ถูกลบออกจาก Search Engine ต่างๆ ได้

วิธีการกำหนด แท็กส่วนหัวสำหรับโรบ๊อตที่กำหนด หรือ Robots Header Tags 
1. เปิด Dashboard เลือก Settings หรือ การตั้งค่า 

2. เลือก Search preferences หรือ ค่ากำหนดของการค้นหา ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงการเลือก ค่ากำหนดของการค้นหา เพื่อกำหนด Robots Header Tags ให้กับ Blogger

3. ไปที่ส่วน โปรแกรมรวบรวมข้อมูลและการจัดทำดัชนี (Crawlers and Indexing) ที่อยู่ด้านขวา และคลิก แก้ไข ที่ แท็กส่วนหัวสำหรับโรบ๊อตที่กำหนด ดังรูปที่ 2 

รูปที่ 2 แสดงส่วนโปรแกรมรวบรวมข้อมูลและการจัดทำดัชนี 

ให้คุณคลิก แก้ไข ที่ แท็กส่วนหัวสำหรับโรบ๊อตที่กำหนด (Robot Header Tag)Blog จะให้คุณคลิก ใช่ เพื่อเปิดใช้งานแท็กส่วนหัวสำหรับโรบ๊อตที่กำหนดหรือไม ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงส่วนกำหนด Robot Header Tag 

ระบบจะแสดงหน้าจอให้ท่านสามารถกำหนดคุณสมบัติของ แท็กส่วนหัวสำหรับโรบ๊อตที่กำหนด (Robot Header Tag) ได้ ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงหน้าจอที่ใช้กำหนดคุณสมบัติของ Robot Header Tag 

ให้คุณกำหนดว่าจะให้ Search Engine เข้ามาค้นหาข้อมูล (Crawling) และจัดทำดัชนี (Indexing) ให้กับ Blogger ของคุณอย่างไร ซึ่งการที่คุณจะเข้าไปกำหนด Robots Header Tags ให้กับ Blog ได้นั้น คุณจะต้องทำความเข้าใจกับค่าต่างๆ ที่จะให้เราไปกำหนด ดังนี้

All หมายถึง Robot จะทำการรวบรวมข้อมูลและดัชนีโดยไม่มีข้อกำหนดใดๆ
Noindex หมายถึง Robot จะ ไม่ สามารถเข้ามารวบรวมข้อมูลและทำดัชนีได้ 
Nofollow หมายถึง Robot จะ ไม่  รวบรวมข้อมูลและดัชนีตาม link ต่างๆ ใน Blogger 
None หมายถึง คุณเลือกทั้ง noindex และ nofollow
Noarchive ปกติ Google จะรวบรวมข้อมูลและดัชนีไว้ใน Server ของเขา เมื่อ Web/Blog ของเราล้ม มันจะยังมองเห็น cached ที่เก็บไว้อยู่ แต่ถ้าคุณคลิกเลือกคุณสมบัตินี้ หมายถึง Robot จะไม่ต้องเก็บ cached 
Nosnippet หมายถึง Robot จะ ไม่  เก็บ snippet หรือ meta description 
Noodp หมายถึง Robot จะ ไม่  ใช้ Open Directory Project หรือ Dmoz เป็น Web Directory ที่รวบรวมเว็บไซต์ต่างๆ และมาจัดเก็บไว้เป็นหมวดหมู่ 
Notranslate หมายถึง คุณต้องการปิดการแปลภาษาให้กับเว็บของเรา
Noimageindex หมายถึง Blogger ของคุณยังถูก Robot ค้นหาเจอจากเนื้อหาได้ แต่ ไม่  สามารถถูกค้นหาจากรูปได้
Unavailable_after หมายถึง จะ ไม่  สามารถรวบรวมและค้นหาดัชนี ตามช่วงเวลาที่กำหนด

คุณสมบัติดังกล่าว คุณสามารถกำหนดใน Page 3 ประเภท ดังนี้
1. หน้าแรก (Homepage) 
2. หน้าการเก็บถาวรและหน้าค้นหา (Archive and Search pages) 
ปกติแล้วหน้า Archive ถือว่ามีความสำคัญที่จะทำให้มีผู้เข้ามาชม Blog ของเรา หรือทำให้ spiders, Search Engines, bots สามารถเก็บข้อมูลหรือ Index ใน Blog ของเราได้ง่ายยิ่งขึ้น ดังนั้น การกำหนดคุณสมบัติในส่วนนี้จึงถือว่ามีความสำคัญไม่น้อย 
แล้วหน้า Archive ของ Blogger คือ หน้าไหนละ ... อ่านที่ การสร้าง Archive ของ Blogger 
3. ค่าเริ่มต้นสำหรับโพสต์และหน้าเว็บ (Defaults for posts and pages) 

Read More

แก้ปัญหา Disk defragmenter ไม่ได้เพราะ Task Scheduler ไม่ทำงาน

ใครเคยเจอปัญหาเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่สามารถทำ Disk defragmenter ได้

แล้วแจ้ง Error มาว่า Disk defragmenter cannot start because the task scheduler service is not running. Start the task scheduler service and try again.

อย่างที่ระบบแจ้งคุณต้องเปิด Task Scheduler ของเครื่องก่อน แล้วจะไปเปิดที่ไหนละ

วิธีการแก้ไข 
1. กดปุ่ม Winkey พร้อมกับ R >> พิมพ์ services.msc >> OK ดังรูปที่1

รูปที่ 1 แสดง Popup ขึ้นมาให้พิมพ์ service.msc

2. Windows จะไปเรียก Service ขึ้นมาแสดง ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 services screen windows

3. หาชื่อ Take Scheduler ที่ขวามือของจอ โดยดูว่า หรือไม่
   
4. ถ้ามันไม่ได้อยู่ในสถานะทำงานก็ให้ไปเปิด โดยการ Double Click ที่ Task Scheduler  >> เปลี่ยนสถานะเป็น Automatic >> คลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 หน้าจอ Task Scheduler Properties (Local Computer)

5. กลับมาที่หน้าจอ Service ให้คลิกขวาที่ Task Scheduler เลือก Start

คราวนี้ก็กลับไปทำ Disk defragmenter ได้เลย

Read More

วิธีการสร้างเมนูใน Blogger

จากคุณลักษณะของเครื่องมือ Blogger เมื่อคุณเขียนบทความต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ Blog ของคุณจะแสดงบทความใหม่ไว้ลำดับบนต่อเนื่องจากบทความเก่า

ถ้าต่อไปใน Blog ของคุณมีบทความจำนวนมากๆ การค้นหาบทความหรือจัดลำดับเรื่องราวทั้งหมดที่คุณเขียนไว้ ก็จะทำได้ยุ่งยากขึ้น

ดังนั้น เราควรหาทางจัดการเนื้อหาใน Blog ของเราใหม่ ซึ่งบทความนี้ เราจะนำเสนอการสร้างเมนู เพื่อจัดประเภทบทความของเรา

วิธีการสร้างเมนูเพื่อจัดประเภทบทความใน Blogger
1. Login เข้า Blogger
2. เปิด Dashboard ของ Blogger ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 Dashboard ของ Blogger

3. กรณีที่ยังไม่มี Page ให้ไปที่เมนู "หน้าเว็บ" หรือ "Page" เพื่อสร้างหน้าเว็บที่ต้องการขึ้นมาก่อน
4. เลือกที่เมนู "รูปแบบ" หรือ "Layout"
5. เลือก "เพิ่ม Gadget" ระบบจะแสดง Popup ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงหน้าการกำหนดค่ารายการหน้าเว็บ

ในหน้ากำหนดค่ารายการหน้าเว็บ คุณสามารถเพิ่ม Page ได้ทั้งจากภายใน Blogger และภายนอก
กรณีที่เพิ่ม Page จาก Blog ของเรา ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ Page ที่ต้องการสร้างให้เป็นเมนู

เมื่อมีเมนูที่ต้องการแล้ว คุณสามารถจัดเรียงเมนูใหม่ โดยการลากกล่องแต่ละเมนูที่ส่วนของ "ลำดับรายการ" และคลิกปุ่ม บันทึก

ที่หน้า blog จะแสดงเมนูออกมาที่ Gadget ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงเมนูที่กำหนดไว้บนหน้า Blog

Read More

3 ประเภทการอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference) ใน Excel

ถ้าคุณๆ ต้องการใช้โปรแแกรม Microsoft Excel ให้สะดวกสบายมากขึ้น คุณควรจะต้องมีเทคนิคในการจัดการข้อมูลในโปรแกรมบ้าง

เทคนิคการอ้างอิงเซลล์นี้ ถือเป็นเทคนิคพื้นฐานตัวหนึ่ง เพราะเมื่อคุณๆ ต้องเขียนสูตรหนึ่ง เพื่อนำไปใช้กับข้อมูลจำนวนมาก เช่น

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการเขียนโครงสร้างสูตรเหมือนกัน แต่เซลล์ต่างกัน

 ....จากรูปที่ 1 คุณจะทำอย่างไร  จะเขียนสูตรที่ละสูตร (ในเซลล์ G3 - G7) ให้เปลี่ยนไปตามชื่อเซลล์หรือไม ถ้าเวลาทำงานจริงๆ ต้องเขียนสูตรมากเป็น 100 เซลล์ละ ....

หรือถ้าคุณๆ บอกว่าเขียนเพียงสูตรเดียวที่เซลล์แรก และจะคัดลอกไปใส่ในเซลล์อื่นๆ ละก็ คุณๆ ควรจะต้องรู้เทคนิคนี้ซะแล้ว เพราะถ้าคุณไม่ใช้ การอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference) บางครั้งการคัดลอกสูตรไปวางในแต่ละเซลล์ คุณอาจจะได้สูตรที่เพี้ยนไปจากเซลล์ที่คุณตั้งใจจะเขียนนั้นเอง

ดังนั้น เทคนิคการอ้างอิงเซลล์นี้ สามารถช่วยคุณได้ เพราะ มันจะเท่ากับเป็นการ Lock เซลล์นั้น ไม่ให้เปลี่ยนไปเป็นเซลล์อื่นได้ ดังนั้น เรามาทำความเข้าใจความหมาย และแต่ละประเภท เพื่อให้คุณๆ สามารถเลือกไปใช้งานได้อย่างเหมาะสม

การอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference) 
หมายถึง เซลล์หรือช่วงของเซลล์ บน Worksheet เพื่อหาค่าหรือข้อมูลที่ต้องการ สามารถกำหนดรูปแบบการอ้างอิงเซลล์ได้ 3 แบบ คือ

1. การอ้างถึงเซลล์แบบสัมพันธ์ (Relative Reference) เป็นตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่ไม่มีเครื่องหมาย $ เช่น A1 A2 A3 เป็นต้น ซึ่งการอ้างอิงเซลล์แบบนี้จะไม่สามารถคัดลอก (Copy) นำไปวาง (Paste) ที่อื่นได้ เพราะจะทำให้ตำแน่งการอ้างอิง เปลี่ยนตำแหน่ง จึงมีการใช้สูตรแบบนี้กับการคำนวณน้อย แต่มักพบมากกับการทำ Conditional Formatting หรือ Data Validation

2. การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (Absolute Reference) เป็นตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่มีเครื่องหมาย $ วางไว้ข้างหน้า Row และ Column เช่น $A$1 $A$2 $A$3 เป็นต้น จะใช้อ้างอิงถึงเซลล์แบบนี้ กรณีต้องการเซลล์ที่อ้างถึง ไม่ให้เปลี่ยนตำแหน่ง ตามเซลล์ที่คัดลอกไป

3. การอ้างอิงเซลล์แบบผสม (Mixed Reference) เป็นตำแหน่งอ้างอิงที่นิยมใช้กันมากที่สุด โดยมักจะสร้าง $ ด้านตำแหน่ง ROW หรือ Column เพียงตำแหน่งเดียว เช่น $A1 A$2 

วิธีใส่เครื่องหมาย $ 

ให้ Pointing ตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ 

กด F4 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าจะได้ตำแหน่งการอ้างอิงที่ต้องการ เช่น พิมพ์ “=B1” และ 

Pointing เฉพาะชื่อ แล้วกด “F4” 

• ครั้งที่1 จะได้ “=$B$1” 
• ครั้งที่2 จะได้ “=$B1” 
• ครั้งที่3 จะได้ “=B$1” 
• ครั้งที่4 จะได้ “=B1” 

สรุป

รูปที่ 2 สรุปความหมาย การอ้างอิงเซลล์ในแต่ละแบบ

แล้วในสูตรหนึ่งๆ หรือหลายสูตร สามารถใช้การอ้างอิงเซลล์ เพื่ออ้างอิงข้อมูล ดังต่อไปนี้

• ข้อมูลอย่างน้อย  1 เซลล์ที่อยู่ติดกันบน Worksheet
• ข้อมูลที่อยู่ในพื้นที่ต่างๆ ของ Worksheet
• ข้อมูลบน Worksheet อื่นใน Workbook เดียวกัน

รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างการอ้างอิงเซลล์ในแบบอื่นๆ

Read More

การคัดลอกข้อมูลและรูปแบบมาพร้อมกัน

ใครบ้างที่ใช้การคัดลอกข้อมูลเพียง Ctrl+C กับ Ctrl+V
คิดว่าคงมีคนจำนวนมากที่ยังไม่รู้ว่า ในการคัดลอกข้อมูล เรามีเทคนิคที่ให้เลือกใช้ได้อย่างหลากหลาย

ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องมือ Paste Special ใน Excel 2003 จะสามารถพบ Paste Special ใน Edit Menu ส่วน  Excel 2007 ขึ้นไปมันจะอยู่ในส่วนของ Clipboard ที่ Ribbon Home โดยมี Icon ต่างๆ เพื่อใช้ในการทำงานทั้ง การตัด การคัดลอก การคัดลอกรูปแบบ และการวางแบบต่างๆ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 : Icon ต่างๆ ภายใน Clipboard 

แต่ก่อนที่เราจะไปทบทวน Icon เหล่านี้ ให้คุณๆ ลองคลิกปุ่มลูกศร มุมล่างขวา ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 : แสดงสิ่งที่คุณตัด คัดลอกใน Clipboard 

Clipboard ก็จะแสดงที่ด้านซ้ายของจอ ใช้ในการบันทึการทำงานทั้งหมดของเครื่องได้ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 : Clipboard Menu

ใน Clipboard ตามรูปข้างบนนี้ มันจะค่อยบันทึกการทำงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นตัด คัดลอก ข้อความ รูปภาพ หรือตาราง ไว้ทั้งหมด เพื่อให้ผู้ใช้สามารถ นำไปใช้ได้อย่างสะดวก

เมื่อเรารู้จักเครื่องมือกันพอแล้ว ต่อไปมาดูวิธีการทำงานของแต่ละ Icon กัน

เริ่มจาก การใช้ Icon กรรไกร ก็เพื่อตัดข้อความจากเซลล์หนึ่ง ไปอีกเซลล์หนึ่ง

การใช้ Icon คัดลอก สามารถคัดลอกได้ 2 แบบ
ก) Copy หรือ Ctrl+C
ข) Copy as Picture ...

การใช้ Icon พู่กัน สามารถคัดลอกรูปแบบ (Format) ของข้อความหนึ่งไปอีกเซลล์หนึ่ง

การใช้ Icon Paste

รูปที่ 4 : Paste Option

เมื่อต้องการจะวางค่า Microsoft มีการวางข้อมูลในรูปแบบต่างๆ กันไป ตามความเหมาะสม

Read More