ใครคิดว่า Excel ต้องเก็บข้อมูลเป็นโครงสร้าง (Structure) เสมอบ้าง ... ยกมือขึ้น 🙋🙋🙋
แม้โปรแกรม Excel จะมีลักษณะเป็นโครงสร้างหรือตาราง แต่บ้างครั้ง ข้อมูลที่เราเก็บลงโปรแกรม Excel อาจจะไม่ได้มีลักษณะเป็นโครงสร้าง (Structure) เสมอไป เพราะว่า หลายครั้งที่เรามีการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้นลงใน 1 เซลล์ หรือ สิ่งที่ตรงข้ามกันอย่างการแยกข้อมูลออกเป็นแต่ละเซลล์
ในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงกรณีการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้น มารวมกัน ซึ่งใน Excel เรามีวิธีในการจัดการได้ 3 แบบ คือ Merge, Concatenate และ Flash Fill
ความแตกต่างระหว่าง Merge และ Concatenate
Merge
👉 ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Merge จะแสดงเพียงคำแรกของเซลล์ ที่คุณทำการ Merge ส่วนคำอื่นของเซลล์อื่น ๆ จะหายไป ดังรูปที่ 1
👉 พื้นที่หลังการ Merge ขนาดเท่ากับจำนวนเซลล์ ที่คุณทำการ Merge
 |
| รูปที่ 1 แสดงผลลัพธ์ของการ Merge |
👉 พื้นที่หลังการ Merge ขนาดเท่ากับจำนวนเซลล์ ที่คุณทำการ Merge
วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Merge
👉 เลือกเซลล์ที่ต้องจะรวมคำ ซึ่งตามรูปที่ 1 คือ A1 และ B1
👉 เลือกปุ่ม Home >> Merge and Center
👉 Pop Up จะแจ้งว่า ถ้าคุณคลิกปุ่ม Ok จะแสดงข้อความเพียงเซลล์แรกเซลล์เดียวเท่านั้น
ปล. ควรประยุกต์ กรณีผสาน/รวมคำเพียงไม่มา ให้ทำการ Merge ให้ได้พื้นที่ที่ต้องการก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป แต่ถ้าต้องผสาน/รวมคำหลายแถว (Row) คุณควรจะเขียน Concatenate Function แทน
👉 เลือกเซลล์ที่ต้องจะรวมคำ ซึ่งตามรูปที่ 1 คือ A1 และ B1
👉 เลือกปุ่ม Home >> Merge and Center
👉 Pop Up จะแจ้งว่า ถ้าคุณคลิกปุ่ม Ok จะแสดงข้อความเพียงเซลล์แรกเซลล์เดียวเท่านั้น
ปล. ควรประยุกต์ กรณีผสาน/รวมคำเพียงไม่มา ให้ทำการ Merge ให้ได้พื้นที่ที่ต้องการก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป แต่ถ้าต้องผสาน/รวมคำหลายแถว (Row) คุณควรจะเขียน Concatenate Function แทน
⌨ ⌨ ⌨ ⌨ ⌨
Concatenate
👉 ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Concatenate จะได้รวมคำทั้งหมดในเซลล์ใหม่เพียงเซลล์เดียว👉 พื้นที่หลังการทำ Concatenate จะได้แสดงข้อมูลทั้งหมดในเซลล์เพียงเซลล์เดียว
วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Concatenate
👉 เขียนฟังก์ชั่น Concatenate สามารถอ่านได้ที่บทความเรื่อง การผสานหรือรวมข้อความด้วยฟังก์ชั่น CONCATENATE ของโปรแกรม Excel
นอกจาก ทั้ง 2 แบบข้างบนแล้ว ใน Excel ยังมีเครื่องมือ Flash Fill ที่สามารถทำการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้น มารวมกันได้เช่นกัน โดยความหมายของ Flash Fill คือ เครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบทั้งข้อความหรือตัวเลข ตามที่คุณต้องการได้อย่างง่ายๆ
⌨ ⌨ ⌨ ⌨ ⌨
Flash Fill
👉 ผลลัพธ์ จากการใช้ Flash Fill จะสามารถรวมคำจากเซลล์ที่ต้องการ ไปสู่เซลล์ใหม่ เซลล์เดียวได้ จากรูปแบบที่คุณต้องเป็นคนเขียนก่อน
👉 พื้นที่หลังการทำ Flash Fill จะได้แสดงข้อมูลทั้งหมดในเซลล์เพียงเซลล์เดียว
ดังรูปที่ 2
 |
| รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างการใช้และผลลัพธ์ของเครื่องมือ Flash Fill เพื่อผสาน/รวมคำ |
👉 เขียนรูปแบบที่เซลล์ C1 เพื่อเป็นต้นแบบ
👉 คลิกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอกรูปแบบ ในที่นี้คลิกที่เซลล์ C2
👉 ไปที่ Data >> Flash Fill หรือ กด Ctrl+E
👉 ผลลัพธ์จะแสดงตาม C1
มาถึงตอนท้ายของบทความนี้ คุณ ๆ จะพบว่าในโปรแกรม Excel มีวิธีการได้หลายแบบ ไม่ว่าจะเป็น Merge, Concatenate และ Flash Fill ซึ่งตามคุณสมบัติของ Flash Fill ยังมีความสามารถอื่น ๆ หากสนใจให้อ่านบทความเรื่อง ความสามารถของ Flash Fill
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น