4 ข้อในการสร้างแผนภูมิ Excel ให้อ่านง่ายและสวยงาม

เมื่อคุณมีข้อมูลที่ต้องนำเสนอในรูปแบบของ "แผนภูมิ" หรือที่ส่วนใหญ่รู้จักว่า "กราฟ" เราจะทำอย่างไรให้แผนภูมินั้น ดูมีความน่าเชื่อถือมากที่สุด

บทความนี้ เรายังคงนำเสนอกลเม็ดเคล็ดไม่ลับ การแต่งแผนภูมิเหล่านั้น ให้คนทั่วไปสามารถเข้าใจง่าย ดูมีความน่าเชื่อถือ และมีความสวยงาม 

1. เลือกแผนภูมิให้เหมาะสมกับข้อมูลในตาราง
คุณควรทำความเข้าใจข้อมูลก่อนว่า ควรจะนำเสนอแผนภูมิแบบใด เพราะแต่ละแผนภูมิจะนำเสนอเรื่องราวของข้อมูลไม่เหมือนกัน ดังนั้น จำเป็นที่จะต้องเลือกแผนภูมิที่สามารถนำเสนอข้อมูลได้ดีที่สุด  

5 ข้อเลือกแผนภูมิให้เหมาะกับข้อมูล
1. คุณต้องการเปรียบเทียบค่า (Value) หรือไม่ 
แผนภูมิที่เหมาะสมกับการเปรียบเทียบค่าตั้งแต่ 1 ค่าไปจนหลายๆ ค่า เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิแทง (ฺBar Chart) แผนภูมิพื้นที่ (Circular Area) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิจุด/กระจาย (Scatter Chart) แผนภูมิผสม (Bullet Chart) เป็นต้น 

2. คุณต้องการให้แสดงส่วนประกอบอะไรบ้าง 
เช่น แผนภูมิวงกลม (Pie chart) แผนภูมิพื้นที่ (Area Chart) เป็นต้น 

3. คุณต้องการดูการกระจายตัวของข้อมูลหรือไม่
แผนภูมิที่แสดงการกระจายตัวของข้อมูลจะทำให้คุณสังเกตเห็นข้อมูลที่มีความผิดปกติ แนวโน้มปกติ และช่วงของข้อมูล เช่น แผนภูมิจุด/กระจาย (Scatter Chart) แผนภูมิแทง (ฺBar Chart) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) เป็นต้น 

4. คุณต้องการวิเคราะห์แนวโน้มของข้อมูลหรือไม่
แผนภูมิที่สามารถให้ข้อมูลของชุดข้อมูล (data set) ต่อช่วงเวลา เช่น แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) เป็นต้น 

5. คุณต้องการดูความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มข้อมูลหรือไม่
เช่น แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิจุด/กระจาย (Bubble/Scatter Chart) เป็นต้น

ตัวอย่าง แผนภูมิแท่ง กับ แผนภูมิโดนัท ใช้เปรียบเทียบข้อมูลที่เป็นหมวดหมู่ได้เหมือนกัน แต่ลักษณะของแผนภูมิแท่ง ทำให้อ่านข้อมูลแผนภูมิได้อย่างง่ายและเห็นแนวโน้มของข้อมูลได้ มากกว่าแผนภูมิโดนัท ที่เหมาะกับลักษณะข้อมูลที่มีหมวดหมู่หนึ่งใหญ่กว่าหมวดหมู่อื่นๆ มากและไม่ควรมีหมวดหมู่มากเกินกว่า 7 หมวด ดังรูปที่ 1-2

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างแผนภูมิโดนัท

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างแผนภูมิแท่ง

รูปที่ 3 ตัวอย่างเลือกแผนภูมิให้ผู้อ่านเห็นข้อมูลได้ง่าย

2. จัดเรียงข้อมูลเพื่อให้ดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณทำตามข้อ 1 มาอย่างดีแล้ว ยอมจะได้แผนภูมิที่ใช้ในการนำเสนอรายละเอียดข้อมูลได้ดีที่สุดแน่นอน แต่เรายังมีเทคนิคอื่นๆ เพิ่มเติมเพื่อให้แผนภูมิของคุณ เป็นแผนภูมิที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น นั้นก็คือ เราสามารถทำการจัดเรียงข้อมูลให้ดูได้ง่ายมากขึ้น ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงแผนภูมิที่ยังไม่ได้จัดเรียงข้อมูล

คุณควรเรียงข้อมูลให้เป็นลำดับ ก่อนสร้างแผนภูมิ เช่น จากมากไปน้อย หรือ น้อยไปมาก เพื่อให้ผู้อ่านคนอื่น สามารถเข้าใจแผนภูมิคุณได้ง่ายมากขึ้น ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างแผนภูมิที่จัดเรียงข้อมูลก่อน

3. ควรปรับแต่งแกน X,Y ให้สั้น กระชับ และทำความเข้าใจได้เร็ว
จากรูปที่ 5 จะเห็นว่า เราสามารถทำให้แกน Y ไม่ยาวเกินไปด้วยการคลิกขวาที่แกน Y ของแผนภูมิ >> เลือก "Format Axis" >> เลือก "Custom" >> พิมพ์ [>999999] #,,"M";#,"K" ที่ช่อง Format Code ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 ตัวอย่างการกำหนดแกน y ให้แสดงตัวเลขไม่ยาว

จากรูปที่ 6 เป็นผลการกำหนดให้แกน y แสดงตัวเลขไม่ยาวเหมือนรูปที่ 5 

นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนรูปแบบของแกน x (X axes) ที่เป็นแกนใช้แสดงประเภทข้อมูล (Category) ของแผนภูมิ เราสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบเพื่อให้ผู้อ่านทำความเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น 

ตัวอย่างที่ 1 การใช้ตัวย่อแทนชื่อเต็ม แบบนี้จะทำได้กับประเภทข้อมูลที่เป็น วัน เดือน ปี หรือชื่อเฉพาะต่างๆ 

รูปที่ 7 ตัวอย่างการย่อชื่อประเภทข้อมูล

ตัวอย่างที่ 2 การจัดเรียงข้อความให้อ่านได้ง่ายขึ้น  

รูปที่ 8 ตัวอย่างการจัดเรียงประเภทข้อมูลให้เอียง 45 องศา

รูปที่ 9 ตัวอย่างจัดเรียงประเภทข้อมูลให้เอียง 90 องศา

หรือเลือกแผนภูมิให้ผู้อ่านเห็นรายละเอียดของประเภทข้อมูลได้ง่ายขึ้น ดังรูปที่ 3 ด้านบน

4. การใส่รายละเอียดของแผนภูมิให้เหมาะสม
การที่จะนำแผนภูมิไปนำเสนอกับคนอื่นๆ เราควรใส่รายละเอียดที่จำเป็นของแผนภูมิ เช่น ชื่อแผนภูมิ (Chart Title) ชื่อแกน x ชื่อแกน y (Axis Title) เป็นต้น