HLookup ช่วยค้นหาข้อมูลได้ต่างกับ VLookup อย่างไร

ในบทความนี้ จะอธิบายฟังก์ชั่นในการค้นหาข้อมูลอีกแบบ นั้นก็คือ HLOOKUP Function ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นช่วยค้นหาข้อมูลที่ตารางหรือช่วงเป็นแนวนอน 

เราจะใช้ตัวอย่างเดิมจากบทความ "การค้นหาข้อมูลด้วย vLookUp จาก Excel" เพื่อแสดงตัวอย่างการใช้ hloopup แต่ต้องทำการแปลงข้อมูลจาก Column เป็น Row ด้วยคำสั่ง Transpose (T) สามารถอ่านทบทวนการหมุนข้อความที่คัดลอกมา ที่บทความ "6 ปุ่มที่ให้ผล Paste option ใน Excel ที่แตกต่างกันไป"

เมื่อทำการหมุนตารางเรียบร้อยเราจะได้ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 ตารางที่จะใช้เป็นตัวอย่างแสดงการค้นหาด้วยคำสั่ง HLOOKUP

จากรูปที่ 1 ที่ตารางสีเหลือ ให้คุณทำการค้นหาสถานที่ของร้านค้าลงใน Row ที่ 3 ส่วนตารางสีฟ้า ให้คุณทำการค้นหาอัตราภาษีของแต่ละร้านตามรายได้ ลงใน Row ที่ 8 

ฟังก์ชั่น HLOOKUP

เป็นฟังก์ชั่นในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ จากแถว (Row) หรือ ทำการค้นหาในแนวนอน นั้นเอง

รูปแบบฟังก์ชั่น HLOOKUP

ไวยากรณ์ =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

หลักการใช้ฟังก์ชั่น HLOOKUP

• lookup_value คือ ค่าที่ต้องการค้นหา
• table_array คือ ช่วงที่ต้องทำการค้นหา
• row_index_num คือ หมายเลขแถวที่ table_array ต้องส่งค่าไปแสดง
• [range_lookup] คือ การระบุวิธีการค้นหา ซึ่งมี 2 แบบ ดังนี้
• • true (ค่าที่ค้นหามา สามารถเอาค่าใกล้เคียงมาแสดงได้ : Approximate Match)
  • false (ค่าที่ค้นหามา จำเป็นต้องหาข้อมูลที่ตรงกันเท่านั้น : Exact Match)

ตัวอย่างการใช้ HLoopup Function แบบ Exact Match ด้วยการค้นหาชื่อสาขา (ฺฺBranch) ของแต่ละรหัสร้านค้า (idShop) ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงผลการค้นหาด้วยคำสั่ง HLOOKUP แบบ Exact Match

จากรูปที่ 2 แสดงผลการค้นหาใน Row ที่ 3 โดยต้องเขียนสูตร ดังนี้ 

=HLOOKUP(B$1,$A$5:$N$7,2,FALSE) 

สูตรนี้ หมายถึง ค้นหาด้วย HLOOKUP โดยใช้ คำในเซลล์ B$1 ค้นหา ค้นหาในช่วง $A$5:$N$7 จากช่วงดังกล่าวให้นำค่าในแถวที่ 2 มาแสดง วิธีหาแบบคำตรงกัน 

โดยสูตรตั้งแต่เซลล์ B3:N3 เขียนแบบนี้

=HLOOKUP(B$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(C$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(D$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(E$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(F$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(G$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(H$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(I$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(J$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(K$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(L$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(M$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)
=HLOOKUP(N$1,$A$5:$N$7,2,FALSE)

ตัวอย่างการใช้ HLoopup Function แบบ Approximate Match ด้วยการค้นหาอัตราภาษีที่ร้านค้าต้องจ่าย โดยพิจารณาจากรายได้ของร้านค้าอยู่ในช่วงใดของอัตราภาษี ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลการค้นหาของด้วยคำสั่ง HLOOKUP แบบ Approximate Match

จากรูปที่ 4 แสดงผลการค้นหาใน Row ที่ 8 โดยต้องเขียนสูตร ดังนี้ 

=HLOOKUP(B$7,$A$10:$H$12,3,TRUE) 

สูตรนี้ หมายถึง ค้นหาด้วย HLOOKUP โดยใช้ คำในเซลล์ B$7 ค้นหา ค้นหาในช่วง $A$10:$H$12 จากช่วงดังกล่าวให้นำค่าในแถวที่ 3 มาแสดง วิธีหาแบบค่าใกล้เคียงกันได้ 

โดยสูตรตั้งแต่เซลล์ B8:N8 เขียนแบบนี้
=HLOOKUP(B$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(C$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(D$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(E$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(F$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(G$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(H$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(I$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(J$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(K$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(L$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(M$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)
=HLOOKUP(N$7,$A$10:$H$12,3,TRUE)

คุณ ๆ สามารถทำแบบฝึกหัดตามบทความนี้ โดย Download ไฟล์ Ex. HLOOKUP Function ที่นี่

Read More

การค้นหาข้อมูลด้วย vLookUp จาก Excel

ในบทความนี้ จะอธิบายเกี่ยวกับฟังก์ชั่นที่ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลค่าในตาราง Excel อย่างการใช้คำสั่ง vlookup ซึ่งคุณลักษณะของฟังก์ชั่นนี้ สามารถค้นหา ข้อมูลที่ต้องเหมือนกัน (ทุกตัวอักษร) หรือค้นหาข้อมูลใกล้เคียงก็ได้

ฟังก์ชั่น VLOOKUP
เป็นฟังก์ชั่นในการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการจากคอลัมน์ (Column) หนึ่งในตาราง หรือ ทำการค้นหาในแนวตั้ง นั้นเอง

รูปแบบฟังก์ชั่น VLOOKUP

ไวยากรณ์ =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

หลักการใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP
lookup_value คือ ค่าที่ต้องการค้นหา
table_array คือ ช่วงหรือตารางที่ใช้ทำการค้นหา
col_index_num คือ หมายเลขคอลัมน์ที่ table_array ต้องส่งค่าไปแสดง

[range_lookup]) คือ การระบุวิธีการค้นหา ซึ่งมี 2 แบบ คือ 

• true (ค่าที่ค้นหามา สามารถเอาค่าใกล้เคียงมาแสดงได้ : Approximate Match)
• false (ค่าที่ค้นหามา จำเป็นต้องหาข้อมูลที่ตรงกันเท่านั้น : Exact Match) 

ตัวอย่างการใช้ VLoopup Function แบบ Exact Match ด้วยการค้นหาชื่อสาขา (ฺฺBranch) ของแต่ละรหัสร้านค้า (idShop) ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการค้นหาข้อมูลใน Excel ด้วย vlookup

จากรูปที่ 1 คุณต้องค้นหาสาขาของแต่ละรหัสร้านค้า ลงในคอลัมน์ C โดยจะมี 2 ตาราง คือ ตารางที่ 1 ระบุ idShop NameShop vLookup และ ตารางที่ 2 ระบุ idShop Branch 

เราจะเริ่มต้นจากคุณต้องสังเกตว่าโจทย์ของเราว่า มีตารางลักษณะใด (แนวนอน หรือ แนวตั้ง) และ ต้องการค้นหาแบบใด (Approximate Match or Exact Match) 

จากโจทย์ที่อยู่ในรูปที่ 1 พบว่า ตารางในโจทย์เป็นลักษณะแนวตั้ง (Vertical - ชื่อหัวตารางอยู่บนเนื้อหาตาราง)  และข้อมูลที่เราต้องการคือ ข้อมูลที่ถูกต้อง เป๊าะๆ ตรงกันเท่านั้น เพราะคุณคงจะไม่อยากนำสาขาที่ใกล้เคียงมาแสดงตำแหน่งของร้านค้าใช่ไหม ดังนั้น โจทย์นี้เราจะใช้ vloopup ที่คุณต้องระบุ false ใน range_lookup ดังนี้ 

=VLOOKUP($A2,$E$2:$F$14,2,FALSE)

จากสูตรที่เขียน หมายถึง ค้นหาค่าใน A2 ในช่วง E2:F14 โดยใช้คอลัมน์ที่ 2 หา ค่าที่ได้ต้องเหมือนกับค่าใน A2

รูปที่ 2 แสดงผลลัพธ์เมื่อค้นหาด้วย vloopup

โดยเมื่อคุณเขียนสูตรในเซลล์ C2 เรียบร้อย สามารถคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ C3:C14 ด้วยการคัดลอกแบบลาก สามารถอ่านทบทวนการคัดลอกที่บทความ "เทคนิคการคัดลอกข้อมูลในโปรแกรม Excel"

สูตรที่เขียนในคอลัมน์ C จะเป็น ดังนี้
=VLOOKUP($A2,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A3,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A4,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A5,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A6,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A7,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A8,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A9,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A10,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A11,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A12,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A13,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A14,E$2:F$14,2,FALSE)

ตัวอย่างการใช้ VLoopup Function แบบ Approximate Match ด้วยการค้นหาอัตราภาษีที่ร้านค้าต้องจ่าย โดยพิจารณาจากรายได้ของร้านค้าอยู่ในช่วงใดของอัตราภาษี  ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างการหาข้อมูลด้วย vlookup function

จากรูปที่ 3 คุณต้องค้นหาอัตราภาษีของร้านค้า ในตารางสรุปอัตราของแต่ละร้านค้า และ ตารางเกณฑ์การจ่ายอัตราภาษีเป็นตารางในการหา โดยคุณต้องสังเกตว่าโจทย์ของเราว่า มี (1) ตารางลักษณะใด (แนวนอน หรือ แนวตั้ง) และ (2) ต้องการค้นหาแบบใด (Approximate Match or Exact Match) 

จากข้อสังเกตทั้ง 2 ข้อ พบว่า ตารางในโจทย์เป็นลักษณะแนวตั้ง (Vertical - ชื่อหัวตารางอยู่บนเนื้อหาตาราง)  และข้อมูลที่เราต้องการคือ ข้อมูลอัตราภาษี (H Column) ซึ่งต้องค้นหาจากรายได้ของร้านค้า (C Column) เทียบกับตารางการจ่ายอัตราภาษี ดังนั้น โจทย์นี้เราจะใช้ vloopup ที่คุณต้องระบุ True ใน range_lookup ดังนี้ 

=VLOOKUP($C3,$F$3:$H$19,3,TRUE)

จากสูตร หมายถึง VLOOKUP เป็นคำสั่งค้นหาแบบแนวตั้ง (Vertical) นำค่าในเซลล์ $C3 มาใช้ค้นหา ซึ่งหาในช่วง $F$3:$H$19 โดยช่วงจะดึงผลลัพธ์จากคอลัมน์ที่ 3 มาแสดง ค่าที่ต้องการค้นหาค่าแบบใกล้เคียงได้
หลังจากเขียนสูตรในเซลล์ D3 ที่เหลือให้คัดลอกแบบลากลงมาเซลล์ที่ต้องการ จะได้ผลดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลการเขียนสูตร VLOOKUP แบบ Approximate Match

สูตรที่เขียนในคอลัมน์ D จะเป็น ดังนี้
=VLOOKUP($C13,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C14,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C15,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C16,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C17,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C18,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C19,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C20,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C21,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C22,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C23,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C24,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C25,$F$3:$H$9,3,TRUE)

แต่ถ้าคุณพบตารางที่เป็นแนวนอน คุณคงไม่สามารถใช้คำสั่ง vlookup ได้อีก แล้วคุณจะค้นหาข้อมูลอย่างไร 

Read More

TRIM Function ปะทะ Clear Function

ในบทความนี้ จะรวบรวมฟังก์ชั่นที่ใช้ในการลบช่องว่างในโปรแกรม Excel เช่น TRIM CLEAN 

TRIM Function

นี้เป็นคำสั่งที่ใช้ในการลบช่องว่างเฉพาะตำแหน่งหัวและท้ายของคำ (TEXT) แต่ไม่ลบช่องว่างระหว่างคำ นอกจาก ช่องว่างระหว่าคำมีมากกว่า 1 ช่อง คำสั่งนี้จะปรับให้เหลือเพียง 1 เท่านั้น

ไวยากรณ์  =TRIM(text)

ตัวอย่าง ใช้คำสั่ง TRIM Function ในการลบช่องว่างในข้อความ ดังนี้

ประโยคในเซลล์ A1 เป็น text ซึ่งในประโยคที่เป็น text นี้จะมีช่องว่างตามที่ทำสีเหลือง

A1=         TRIM Function to remove leading    & trailing spaces from text and     to remove spaces only single spaces between words.        "

เมื่อระบุ TRIM Function ด้วยการเขียน TRIM(A1) ดังรูปที่ 1 

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการใช้ Trim Function 

จาก TRIM Function ทำการตัดช่องว่างหน้าประโยค และลบช่องว่างระหว่างคำทั้ง 3 ตำแหน่ง 

เงื่อนไขการทำงาน TRIM

• ตัดช่องว่างต้น-ท้ายประโยค
• ตัดช่องว่างระหว่างคำให้เลือก 1 ช่อง

ผลลัพธ์ใน A2 คือ TRIM Function to remove leading & trailing spaces  from text and to remove spaces only single spaces between words. "

👇👇👇👇👇

Clear Function
คำสั่งนี้เป็นการที่ Clear บรรทัด (line breaks) และอักษรที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ (non-printable characters) ออกไป 

ไวยากรณ์ =Clear(text)

ตัวอย่าง การใช้คำสั่ง Clear ในการนำบรรทัดและอักษรที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ ออก โดยโจทย์ให้ Clear ข้อความในเซลล์ A1 ซึ่งมีข้อความดังนี้
A1="CLEAN function takes a text string and 
returns text that has been "cleaned" of 

line breaks 

and"&CHAR(5)&" other"&CHAR(7)&"  non-printable characters."&CHAR(17) ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงข้อความที่ต้องการจะใช้คำสั่ง Clear

จากรูปที่ 2 จะเห็นว่า ประโยคในเซลล์ A1 มีการขึ้นบรรทัดใหม่ที่ return, line, and นอกจากนี้ ยังมีอักษรที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ CHAR(5), CHAR(7), CHAR(17) เมื่อใช้คำสั่ง Clear Function จะได้ผลลัพธ์ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงผลลัพธ์การใช้คำสั่ง Clear Function

Read More

คุณลักษณะของการใช้ Paste ใน Excel

ใน Excel มีฟังก์ชั่นในการวางข้อมูล เป็นสิ่งที่คุณๆ หลายคนคุ้นเคย แต่จะมีสักกี่คน ที่จะเข้าใจคุณสมบัติของ Paste อย่างถูกต้องครบถ้วนบ้าง

ในบทความนี้ จะนำเสนอคุณลักษณะ (Features) ของ Paste โดยช่องทางอย่าง Home Tab หรือ คลิกขวาที่เซลล์ที่ต้องการจะวางข้อความ ซึ่งจะมีคุณลักษณะแตกต่างกัน ดังนี้ 

วิธีแรก เปิด Home Tab >> คลิกปุ่มสามเหลี่ยมที่ Paste >> จะแสดงแถบเมนู ดังรูปที่ 1  

รูปที่ 1 แสดงแถบเมนู Paste

จากรูปที่ 1 จะแบ่งเป็น 4 ส่วน คือ 

1. ส่วน Paste
2. ส่วน Values
3. ส่วน Other Paste Options
4. ส่วน Paste Special...

อธิบายปุ่มที่อยู่ในส่วน Paste 

Paste (P) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาเซลล์ที่คัดลอกจะได้ ทั้งเนื้อหา (Content) และรูปแบบ (Format)

Formulas (F) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาที่คัดลอกจะได้เฉพาะสูตร โดยไม่รูปแบบ (Format) ของเนื้อหามาแสดง

Formulas & Number Formatting (O) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาที่คัดลอกมาได้ทั้งสูตรและรูปแบบของเนื้อหามาแสดง

Keep source formatting (K) : ผลลัพธฺการวางเนื้อหาที่คัดลอกมา พร้อมทั้งรูปแบบของเซลล์เดิมมาด้วย โดยเครื่องมือนี้ ต้องระวังกรณีข้อมูลของเซลล์เดิม มีการใช้การอ้างอิงเซลล์ (Call Reference) แล้วเซลลปลายทางที่จะวาง ไม่ได้มีโครงสร้างของ Sheet เหมือนกัน เช่น 

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างข้อมูลที่จะวางด้วย Keep source formatting

จากรูปที่ 2 นี้ เซลล์ A3 ถึง A5 เป็นเซลล์อ้างอิง ถ้าคุณ ๆ ทำการคัดลอกแล้ว ไปวางที่เซลล์ F ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงผลการวางโดนโครงสร้าง Sheet ไม่ตรงกัน

จากรูปที่ 3 ผลลัพธ์การวางในคอลัมน์ F (F3, F4) จะมองหาเนื้อหาจากเซลล์ถัดไป ให้เหมือนกับเซลล์อ้างอิงของเซลล์ต้นทาง (A3, A4) 

No Border (B) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาที่คัดลอกมา โดยไม่นำเส้นตารางของเซลล์เดิมมาด้วย

Keep source column width (W) : ผลลัพธ์การวางเนื้อหาที่คัดลอกมา พร้อมความกว้างของเซลล์เดิมมาด้วย

Transpose (T) : ผลลันธ์การวางเนื้อหาที่ค้ดลอกมา โดยหมุนเนื้อหาให้ตรงข้ามกับช่วงของเซลล์เดิม 



อธิบายปุ่มที่อยู่ในส่วน Values

Values (V) : ผลการวางจะวางเฉพาะผลการคำนวณแล้ว

Values & Number Formatting (A) : ผลการวางจะวางทั้งสูตรและรูปแบบ ของเซลล์เดิม

Values & Source Formatting (E) : ผลการวางจะวางทั้ง ผลการคำนวณและรูปแบบ ของเซลล์เดิม



อธิบายปุ่มที่อยู่ในส่วน Other Paste Options

Formatting (F) : ผลการวางจะวาง เฉพาะรูปแบบของเซลล์เดิม

Paste Link (N) : ผลการวางจะวาง เซลล์อ้างอิง (Call Reference) ของเซลล์เดิม

Picture (U) : ผลการวางจะวางเป็นรูปภาพ

Linked Picture (I) : ผลการวางจะวาง URL ของภาพ



อธิบายส่วนของ Paste Special...  
เมื่อคุณ ๆ คลิกที่ปุ่ม Paste Special... ตามรูปที่ 1 หรือ Shortcut : Ctrl+Alt+V คุณ ๆ จะพบ pop up ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงแถบเมนู Paste Special...

รูปที่ 4 ในส่วน Paste จะเหมือนกับคำอธิบายด้านบน ส่วน Operation จะทำให้คุณ ๆ นำเนื้อหาที่คัดลอกมาทำการวางลงไปที่เซลล์ใหม่ โดยไม่ดำเนินการใด (None) บวก (Add) ลบ (Subtract) คูณ (Multiply) และ หาร (Divide) นอกจากนี้ ยังสามารถยกเว้นช่องวาง (Skip blanks) อีกด้วย

ส่วนวิธีการ "คลิกขวาที่เซลล์ที่ต้องการจะวางข้อความ" สามารถอ่านได้ที่บทความ ุ"6 ปุ่มที่ให้ผล Paste option ใน Excel ที่แตกต่างกันไป"

Read More

ุ6 ปุ่มที่ให้ผล Paste option ใน Excel ที่แตกต่างกันไป

ในการใช้คุณสมบัติการวาง (Paste) ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบมาอยู่ตลอดเวลา เช่น Excel 2003 วาง Paste special บนเมนู Edit ส่วน Excel 2007 และ Excel 2010 ย้ายไปไว้ที่ Clipboard group ใน Home Tab ส่วน Excel  2013 ขึ้นมา คุณ ๆ สามารถใช้ Paste option จาก Home tab หรือการคลิกเมาส์ขวา นั้นเอง

บทความนี้ จะอธิบายการใช้ Paste option ในแบบต่างๆ (เฉพาะ 6 ปุ่มแรก) ด้วยวิธีการคลิกขวาที่เซลล์ที่ คุณ ๆ ต้องการวาง

รูปที่ 1 Paste Option

จากรูปที่ 1 จะมีตัวเลือกของปุ่ม Paste 6 แบบ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
ปุ่มที่ 1 คือ Paste (P) สามารถทำการวางทั้งข้อความ (Text) รูปแบบ (Format) และสูตร (Formula)
ตัวอย่าง

รูปที่ 2 แสดงผลการคัดลอง Paste (P) Option

จากรูปที่ 2 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการเขียนสูตรและจัดรูปแบบ (Format) ให้กับข้อความ แต่ในตารางล่าง แสดงผลการคัดลอกข้อความในเซลล์ B2 มาว่างในเซลล์ C2 จะพบว่า Paste (P) Option จะคัดลอกมาทั้งข้อความ รูปแบบ และสูตร 

ปุ่มที่ 2 คือ Values (V) สามารถวางได้เฉพาะข้อความอย่างเดียว ไม่ว่าข้อความต้นทางที่คัดลอก (Copy) มาจะมีการจัดรูปแบบต่างๆ ก็จะคัดลอก (Clear) หมด
ตัวอย่าง

รูปที่ 3 แสดงผลการคัดลอง Values (V) Option

จากรูปที่ 3 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้งการเขียนสูตร =TODAY() และจัดรูปแบบ (Format) ให้เป็นตัวหนาและพื้นหลังเป็นสีส้ม เมื่อคุณ ๆ ทำการคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวางในเซลล์ C2 ด้วย Values Option ผลลัพธ์จะได้ตามตารางล่าง ที่แสดงผลการคัดลอกด้วย Values (V) Option เพียงข้อความ (วันที่) ตามสูตรที่เขียนไว้ใน B2 เท่านั้น ดังนั้น ข้อมูลใน C2 จึงแสดงเพียงข้อมูลวันที่นั้นเอง

ปุ่มที่ 3 คือ Formula (F) สามารถวางสูตรที่คัดลอก (Copy) ได้เพียงอย่างเดียว 
ตัวอย่าง

รูปที่ 4 แสดงผลการวาง โดยใช้ Formula Option

จากรูปที่ 4 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B4 มีการดำเนินการทั้ง การเขียนสูตร =SUM(C2:C3) และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีฟ้า เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B4 ไปวางในเซลล์ C4 ด้วย Formula Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Formula Option จะคัดลอกเพียงสูตร =SUM(C2:C3) มาเท่านั้น ดังนั้น ผลการคำนวณ (7) จึงเปลี่ยนไปตามเซลล์ใหม่นั้นเอง 

ปุ่มที่ 4 คือ Transpose (T) สามารถหมุนข้อความที่คัดลอกมา 
ตัวอย่าง

รูปที่ 5 แสดงผลการวาง โดยใช้ Transpose option

จากรูปที่ 5 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 ถึง B3 มีการดำเนินการทั้ง ข้อความที่จัดรูปแบบ (Format) และ B4 เขียนสูตร =SUM(ฺB2:B3) กับจัดรูปแบบ (Format) 

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ถึง B4 ไปวางในเซลล์ B7 ด้วย Transpose option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Transpose option จะคัดลอกทั้งข้อความ รูปแบบและสูตร โดยหมุนให้ตรงข้ามกัน 

ปล. ถ้าทำการคัดลอก B7 ถึง D7 ไปวางแบบ Transpose option ผลลัพธ์จะได้แบบตารางบน

ปุ่มที่ 5 คือ Formatting (R) สามารถวางได้เฉพาะรูปแบบ (Format) อย่างเดียว โดยไม่มีข้อความที่คัดลอก (Copy) มาด้วย
ตัวอย่าง

รูปที่ 6 แสดงผลการวาง โดยใช้ Formatting (R) Option

จากรูปที่ 6 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้ง การเขียนข้อความ และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีชมพูกับข้อความเป็นตัวเอียง 

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวาง (Paste) ในเซลล์ C2 ด้วย Formatting Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Formula Option จะคัดลอกเพียงรูปแบบ (Format) เท่านั้น 

ปุ่มที่ 6 คือ Paste Link (N) สามารถวางเซลล์อ้างอิง ของข้อความต้นทาง เมื่อมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความต้นทาง ข้อความปลายทางจะเปลี่ยนตามไปด้วย
ตัวอย่าง

รูปแบบที่ 7 แสดงผลการวาง โดยใช้ Paste Link option

จากรูปที่ 7 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้ง สูตร =10+28-5*3 และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีส้ม ข้อความเป็นตัวเอียง ขีดเส้นใต้และตัวหนังสือสีฟ้า

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวาง (Paste) ในเซลล์ C2 ด้วย Paste Link Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Paste Link Option จะวางเซลล์อ้างอิงเซลล์ต้นทาง =$B$2

นี่เป็นเพียง 6 วิธีในการจัดการข้อมูลที่ต้องการวางได้ เพื่อคุณๆ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม

Read More