การค้นหาข้อมูลด้วย vLookUp จาก Excel

ในบทความนี้ จะอธิบายเกี่ยวกับฟังก์ชั่นที่ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลค่าในตาราง Excel อย่างการใช้คำสั่ง vlookup ซึ่งคุณลักษณะของฟังก์ชั่นนี้ สามารถค้นหา ข้อมูลที่ต้องเหมือนกัน (ทุกตัวอักษร) หรือค้นหาข้อมูลใกล้เคียงก็ได้

ฟังก์ชั่น VLOOKUP
เป็นฟังก์ชั่นในการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการจากคอลัมน์ (Column) หนึ่งในตาราง หรือ ทำการค้นหาในแนวตั้ง นั้นเอง

รูปแบบฟังก์ชั่น VLOOKUP

ไวยากรณ์ =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

หลักการใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP
lookup_value คือ ค่าที่ต้องการค้นหา
table_array คือ ช่วงหรือตารางที่ใช้ทำการค้นหา
col_index_num คือ หมายเลขคอลัมน์ที่ table_array ต้องส่งค่าไปแสดง

[range_lookup]) คือ การระบุวิธีการค้นหา ซึ่งมี 2 แบบ คือ 

• true (ค่าที่ค้นหามา สามารถเอาค่าใกล้เคียงมาแสดงได้ : Approximate Match)
• false (ค่าที่ค้นหามา จำเป็นต้องหาข้อมูลที่ตรงกันเท่านั้น : Exact Match) 

ตัวอย่างการใช้ VLoopup Function แบบ Exact Match ด้วยการค้นหาชื่อสาขา (ฺฺBranch) ของแต่ละรหัสร้านค้า (idShop) ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการค้นหาข้อมูลใน Excel ด้วย vlookup

จากรูปที่ 1 คุณต้องค้นหาสาขาของแต่ละรหัสร้านค้า ลงในคอลัมน์ C โดยจะมี 2 ตาราง คือ ตารางที่ 1 ระบุ idShop NameShop vLookup และ ตารางที่ 2 ระบุ idShop Branch 

เราจะเริ่มต้นจากคุณต้องสังเกตว่าโจทย์ของเราว่า มีตารางลักษณะใด (แนวนอน หรือ แนวตั้ง) และ ต้องการค้นหาแบบใด (Approximate Match or Exact Match) 

จากโจทย์ที่อยู่ในรูปที่ 1 พบว่า ตารางในโจทย์เป็นลักษณะแนวตั้ง (Vertical - ชื่อหัวตารางอยู่บนเนื้อหาตาราง)  และข้อมูลที่เราต้องการคือ ข้อมูลที่ถูกต้อง เป๊าะๆ ตรงกันเท่านั้น เพราะคุณคงจะไม่อยากนำสาขาที่ใกล้เคียงมาแสดงตำแหน่งของร้านค้าใช่ไหม ดังนั้น โจทย์นี้เราจะใช้ vloopup ที่คุณต้องระบุ false ใน range_lookup ดังนี้ 

=VLOOKUP($A2,$E$2:$F$14,2,FALSE)

จากสูตรที่เขียน หมายถึง ค้นหาค่าใน A2 ในช่วง E2:F14 โดยใช้คอลัมน์ที่ 2 หา ค่าที่ได้ต้องเหมือนกับค่าใน A2

รูปที่ 2 แสดงผลลัพธ์เมื่อค้นหาด้วย vloopup

โดยเมื่อคุณเขียนสูตรในเซลล์ C2 เรียบร้อย สามารถคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ C3:C14 ด้วยการคัดลอกแบบลาก สามารถอ่านทบทวนการคัดลอกที่บทความ "เทคนิคการคัดลอกข้อมูลในโปรแกรม Excel"

สูตรที่เขียนในคอลัมน์ C จะเป็น ดังนี้
=VLOOKUP($A2,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A3,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A4,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A5,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A6,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A7,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A8,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A9,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A10,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A11,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A12,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A13,E$2:F$14,2,FALSE)
=VLOOKUP($A14,E$2:F$14,2,FALSE)

ตัวอย่างการใช้ VLoopup Function แบบ Approximate Match ด้วยการค้นหาอัตราภาษีที่ร้านค้าต้องจ่าย โดยพิจารณาจากรายได้ของร้านค้าอยู่ในช่วงใดของอัตราภาษี  ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างการหาข้อมูลด้วย vlookup function

จากรูปที่ 3 คุณต้องค้นหาอัตราภาษีของร้านค้า ในตารางสรุปอัตราของแต่ละร้านค้า และ ตารางเกณฑ์การจ่ายอัตราภาษีเป็นตารางในการหา โดยคุณต้องสังเกตว่าโจทย์ของเราว่า มี (1) ตารางลักษณะใด (แนวนอน หรือ แนวตั้ง) และ (2) ต้องการค้นหาแบบใด (Approximate Match or Exact Match) 

จากข้อสังเกตทั้ง 2 ข้อ พบว่า ตารางในโจทย์เป็นลักษณะแนวตั้ง (Vertical - ชื่อหัวตารางอยู่บนเนื้อหาตาราง)  และข้อมูลที่เราต้องการคือ ข้อมูลอัตราภาษี (H Column) ซึ่งต้องค้นหาจากรายได้ของร้านค้า (C Column) เทียบกับตารางการจ่ายอัตราภาษี ดังนั้น โจทย์นี้เราจะใช้ vloopup ที่คุณต้องระบุ True ใน range_lookup ดังนี้ 

=VLOOKUP($C3,$F$3:$H$19,3,TRUE)

จากสูตร หมายถึง VLOOKUP เป็นคำสั่งค้นหาแบบแนวตั้ง (Vertical) นำค่าในเซลล์ $C3 มาใช้ค้นหา ซึ่งหาในช่วง $F$3:$H$19 โดยช่วงจะดึงผลลัพธ์จากคอลัมน์ที่ 3 มาแสดง ค่าที่ต้องการค้นหาค่าแบบใกล้เคียงได้
หลังจากเขียนสูตรในเซลล์ D3 ที่เหลือให้คัดลอกแบบลากลงมาเซลล์ที่ต้องการ จะได้ผลดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลการเขียนสูตร VLOOKUP แบบ Approximate Match

สูตรที่เขียนในคอลัมน์ D จะเป็น ดังนี้
=VLOOKUP($C13,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C14,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C15,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C16,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C17,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C18,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C19,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C20,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C21,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C22,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C23,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C24,$F$3:$H$9,3,TRUE)
=VLOOKUP($C25,$F$3:$H$9,3,TRUE)

แต่ถ้าคุณพบตารางที่เป็นแนวนอน คุณคงไม่สามารถใช้คำสั่ง vlookup ได้อีก แล้วคุณจะค้นหาข้อมูลอย่างไร