การใส่สีให้ Drop Down List ใน Microsoft Excel อย่างง่าย

ถ้าคุณๆ อ่านมาหลายบทความเริ่มเห็นหรือไมว่าการใช้ Excel มันไม่ได้ยาก เพียงคุณๆ เข้าใจความสามารถของเครื่องมือที่เราใช้ เราก็จะสามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ให้อย่างง่ายดาย ก่อนที่จะบรรยายไปไกลกว่านี้ เรามาเข้าเรื่องบทความของเราดีกว่า วันนี้ผู้เขียนจะขอนำเสนอเทคนิคต่างๆ มาช่วยให้ดูน่าสนใจ 

การใส่สีให้ Drop Down List อย่างง่าย

เมื่อคุณๆ คิดอยากใส่สี HighLight เปลี่ยนสีตัวหนังสือ หรือใส่ Icon เป็นต้น มาถึงตรงนี้ถ้าใครที่ชำนาญ Excel สักหน่อย คงจะคิดถึง Conditional Formatting เป็นแน่ ถูกต้องแล้วค่ะ ไม่พูดพร่ำต่อละ เข้าเรื่องเลยละกันค่ะ

1. คุณต้องสร้าง Drop Down List ก่อน แต่ถ้ายังไม่รู้จะสร้างอย่างไร สามารถศึกษาวิธีการสร้างจากบทความเก่า เช่น การสร้าง Drop Down List แบบง่ายๆ หรือ การเพิ่มรายการภายใน Drop Down List ภายหลังโดยไม่ต้องสร้างใหม่ 

กรณีต้องการใส่สี HighLight ใน Drop Down List เพียง Cell เดียว

2. กำหนดให้คอลัมน์ B เป็น Drop Down List แล้ว (โดย Drop Down List เราเป็นคำที่แสดง Status ต่างๆ เช่น Complete Pending Inprocess Queue และ Cancel) เราจะแสดงตัวอย่างวิธีการกำหนดให้เมื่อผู้ใช้คลิกเลือกสถานะต่างๆ Hightlight จะขึ้นตามที่กำหนด ตามรูปที่ 1 

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่าง DropDownList ให้แสดง Hightlight

     2.1 ให้คุณๆ คลิก Cell ที่เป็น Drop Down List ซึ่งตามรูปที่ 1 คือ B1 โดยให้ไปเลือก Home Ribbon และเลือก Conditional Formatting ตามรูปที่ 2

รูปที่ 2 การเลือก Conditional Formatting 

     2.2 เลือก Highlight Cells Rules และจะขึ้นเมนูย่อยให้คุณเลือกว่าจะกำหนดเงื่อนไขยังไงให้แสดง Highlight แบบต่างๆ ตามตัวอย่างข้อ 2 DropDownList ของเราเป็นตัวหนังสือ ดังนั้น เราจะเลือกเป็น Equal To... ตามรูปที่ 3

รูปที่ 3 ขึ้น Equal To PopUp ให้กำหนดค่าที่จะเท่ากัน

ตามข้อ 2 ให้คุณพิมพ์คำว่า Complete ในช่องด้านซ้าย และเลือกสิ่งที่จะให้แสดงที่ช่องด้านขวา ตามรูปที่ 4

รูปที่ 4 กำหนดว่าถ้า DropDownList มีค่าเท่ากับ Complete จะแสดง Highlight 

กรณีต้องการใส่สี HighLight ใน Drop Down List หลาย Cells

3. จากข้อ 2.1 แทนที่จะเลือกแค่ B1 ให้คุณเลือกทั้งคอลัมน์ B และทำตามข้อ 2.2 โดยพิมพ์คำที่ต้องการไปที่ละคำ (Pending Inprocess Queue และ Cancel) และเลือกรูปแบบเป็นอย่างอืน ตามรูปที่ 5

รูปที่ 5 กำหนด DropDownList หลาย Cells ให้แสดง Highlight ตามต้องการ

ตามรูปที่ 5 กำหนดคำ Pending ให้แสดง Hightlight เป็นสีเทา ซึ่งใน Equal To PopUp ไม่มีค่าไว้ให้คุณเลือก Custom Format... ตามรูปที่ 6

รูปที่ 6 กำหนดพื้นของ DropDownList 

ที่เมนู Format Cell คุณต้องเลือก Fill Tab ซึ่งคำ Pending เลือกพื้นเป็นสีเทา และคลิกปุ่ม Ok

ตามรูปที่ 1 ด้านบนคลิก DrowDownList ที่ B2 เลือก Pending จะแสดง Hightlight ตามที่กำหนด ดังรูปที่ 7 

รูปที่ 7 แสดงตัวอย่าง DropDownList ที่แสดง HighLight

ส่วนคำ Inprocess Queue และ Cancel ให้ทำตามข้อ 3 และเลือก Highlight ตามต้องการ ซึ่งกรณีที่ต้องการแก้ไขที่หลังสามารถเข้าไปที่ Conditional Formatting เลือก Manage Rule ตามรูปที่ 8

รูปที่ 8 แสดง Conditional Formatting Rules Manager 

คุณๆ สามารถแก้ไข Cell Value ต่างๆ โดยเลือกค่านั้น และคลิกที่ปุ่ท Edit Rule.. หรือ Double Click เข้าไป ตามรูปที่ 9 

รูปที่ 9 Edit Formatting Rule 

ที่ Select a Rule Type เลือกประเภทกฏที่ต้องการ ในรูปที่ 9 เลือกการจัดรูปแบบเซลที่มีเท่านั้น 

ส่วน Edit the Rule Description คือ ส่วนที่คุณเข้าไปแก้ไขกฏที่จะให้ Excel ตรวจสอบได้

ส่วน Preview ให้คุณคลิกที่ปุ่ม Format เพื่อเปลี่ยนรูปแบบ HighLight ตามที่คุณต้องการได้เอง

เพียงเท่านี้คุณจะได้คอลัมน์ DropDownList ที่เมื่อเลือกค่าตรงกับเงื่อนไขไหนจะแสดง HighLigt ที่คุณกำหนดได้เอง จากรูปล่างนี้เป็นตัวอย่างการแสดง HighLight ต่างๆ

หวังว่าบทความนี้ คงพอจะเป็นตัวอย่างการประยุกต์ใช้ Excel ของคุณๆ ให้สามารถนำมาจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ได้ หากมีคำแนะนำหรือข้อคำถามสามารถส่งมาที่เมล์ ขอบคุณค่ะ 👩😁😃

Read More

3 ขั้นตอนในการสร้าง Drop Down List ให้สามารถเพิ่มรายการได้ภายหลังโดยไม่ต้องแก้ไข

การสร้าง Drop Down List ใน Excel สามารถสร้างได้จากหลายวิธี ซึ่งก่อนหน้านี้ เราได้นำเสนอ 3 วิธีการใน การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายและแบบมีเงื่อนไข หรือ การสร้าง Drop Down List เพื่อควบคุมการแสดงข้อมูลแบบตาราง แต่ในบทความนี้ เราจะนำเสนอเทคนิคในการใช้ Data validation feature ร่วมกับ Table of Item or List เพื่อให้คุณๆ สามารถเพิ่มรายการใน Drop Down List โดยไม่ต้องไปแก้ไข Drop Down list เดิม

การสร้าง Drop Down List ที่คุณๆ สามารถเพิ่มรายการได้ในภายหลังโดยไม่ต้องแก้ไข

ใครบ้างที่เคยเจอปัญหาการสร้าง Drop Down List แล้ว ภายหลังที่ต้องการเพิ่มรายการใน Drop Down List กลับพบว่าต้องเริ่มต้นสร้าง Drop Down List ทั้งหมดใหม่ 

ถ้าคุณเจอปัญหาดังกล่าว ลองทำตามขั้นตอน 3 ขั้นตอนข้างล่างนี้ 

1. สร้าง Table of Item หรือ List

เป็นขั้นตอนแรกในคุณต้องสร้าง Table of Item หรือ List ที่คุณต้องการให้เป็นรายการ (Item of Drop Down List) หรือข้อมูลภายใน Drop Down List นั้นเอง 
ตัวอย่างต้องการสร้าง Table of Item ของตัวเลข ตามรูปที่ 1 

รูปที่ 1 ตารางรายการที่ต้องการจะนำไปสร้าง Drop Down List

จากนั้นให้วางเมาส์ที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง และเปิด Ribbon's Insert tab >> คลิกเลืิอก Table หรือ Short Cut : Ctrl+T ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 เลือก Ribbon's Insert tab และเลือก Table

จากนั้นระบบจะแสดง Popup : Create Table ในช่อง Where is the data for your table? ให้คุณระบุเซลล์ที่เป็นข้อมูลหรือรายการใน Drop Down List และเลือกช่อง My table has headers จากนั้นคลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 3 

รูปที่ 3 สร้างตารางสำหรับใส่รายการใน Drop Down List

ก็จะได้ตารางภายในโปรแกรม Excel ซึ่งมันจะชื่อว่า Table1 

คุณสามารถตรวจสอบว่าใน Excel นี้มีตารางที่ช่อง Name Box ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 เลือก Name Box เพื่อตรวจสอบตารางที่สร้าง

สำหรับขั้นที่ 1 ที่เตรียมข้อมูลหรือรายการที่จะอยู่ใน Drop Down List อยู่ในตารางก็เสร็จแล้ว 

2. สร้าง Name the list

ขัั้นตอนที่ 2 เป็นขั้นตอน named range ซึ่งมันจะทำให้ตัวตารางที่เราสร้างไว้ในขั้นตอนที่ 1 เป็นแบบ dynamic โดยให้เข้าไปที่ Ribbon's Formulas tab >> เลือก Define Name ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 สร้าง Named range 

จะแสดง Pop up: New Name ให้คุณๆ ระบุชื่อที่คุณต้องการในช่อง Name และกดพิมพ์ชื่อหัวตารางในวงเล็บ ที่ช่อง Refers to  ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 New Name

ในรูปที่ 6 นี้ ชื่อเราตั้งเป็น NumberName และช่อง Refers to เราให้ตารางที่ 1 (ในขั้นตอนที่ 1) ไปอ่านชื่อหัวตาราง 

3. สร้าง Drop Down List

ขั้นตอนนี้จะเหมือนการสร้าง Drop Down List เหมือนในบทความ การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายและแบบมีเงื่อนไข ดังนี้
3.1. เลือกเซลล์ที่ต้องการให้เป็น Drop Down List
3.2. เลือก Ribbon's Data tab 3.3. เลืิอก Data Validation 3.4. แสดง Pop Up: Data Validation3.5. ช่อง Allow: เลือก List 3.6. ช่อง Source: เอาเมาส์วางที่ช่องและกดปุ่ม F3 ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 สร้าง Drop Down List ครั้งเดียวได้หลายเซลล์

3.7. ปรากฏ Pop Up: Paste Name ให้เลือกชื่อ Name ที่เราสร้างไว้ (ตามขั้นตอนที่ 2) และคลิก OK ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 เลือก Name ที่เราสร้างไว้ เพื่อระบุว่า Data Validation ที่เราสร้างจะเอารายการจากไหนมาแสดง

3.8. คลิก OK ใน Pop Up: Data Validation

โดยบทความนี้ จะใช้ตัวอย่างให้ Matching คำภาษาอังกฤษ (รายการใน Drop Down List) ให้ตรงกับตัวเลข ตามรูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดงตัวอย่างการสร้าง Data Validation ครั้งเดียวได้หลายเซลล์

เมื่อทำตามกระบวนการทั้ง 3 ขั้นตอนแล้ว หากภายหลังต้องการเพิ่มรายการในตาราง (Table1) ตามขั้นตอนที่ 1 ก็สามารถเพิ่มได้ทันที ไม่กระทบกับ Drop Down List ที่สร้างไปแล้วแต่อย่างใด และรายการที่คุณไปเพิ่มใหม่ ก็จะปรากฎใน Drop Down List ที่สร้างไปแล้วด้วย ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 แสดงตัวอย่าง Data Validation ที่สามารถเพิ่มรายการ Data Validation ได้

เพียงเท่านี้การสร้าง Drop Down List ก็เป็นเรื่องง่าย ถ้าอนาคตต้องมีรายการเพิ่มขึ้นมาใหม่ หวังว่าคงจะไม่ยากเกินไปนะคะ หากมีคำถามสามารถส่งมาสอบถามที่ e-mail ได้ค่ะ 

บทความครั้งถัดไปจะกลับมาเขียนทริปต่างๆ ที่จะเสริมให้ Drop Down List ที่เราสร้างดูมีความน่าสนใจและคนสร้าง Excel จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

Read More