ุ6 ปุ่มที่ให้ผล Paste option ใน Excel ที่แตกต่างกันไป

ในการใช้คุณสมบัติการวาง (Paste) ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบมาอยู่ตลอดเวลา เช่น Excel 2003 วาง Paste special บนเมนู Edit ส่วน Excel 2007 และ Excel 2010 ย้ายไปไว้ที่ Clipboard group ใน Home Tab ส่วน Excel  2013 ขึ้นมา คุณ ๆ สามารถใช้ Paste option จาก Home tab หรือการคลิกเมาส์ขวา นั้นเอง

บทความนี้ จะอธิบายการใช้ Paste option ในแบบต่างๆ (เฉพาะ 6 ปุ่มแรก) ด้วยวิธีการคลิกขวาที่เซลล์ที่ คุณ ๆ ต้องการวาง

รูปที่ 1 Paste Option

จากรูปที่ 1 จะมีตัวเลือกของปุ่ม Paste 6 แบบ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
ปุ่มที่ 1 คือ Paste (P) สามารถทำการวางทั้งข้อความ (Text) รูปแบบ (Format) และสูตร (Formula)
ตัวอย่าง

รูปที่ 2 แสดงผลการคัดลอง Paste (P) Option

จากรูปที่ 2 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการเขียนสูตรและจัดรูปแบบ (Format) ให้กับข้อความ แต่ในตารางล่าง แสดงผลการคัดลอกข้อความในเซลล์ B2 มาว่างในเซลล์ C2 จะพบว่า Paste (P) Option จะคัดลอกมาทั้งข้อความ รูปแบบ และสูตร 

ปุ่มที่ 2 คือ Values (V) สามารถวางได้เฉพาะข้อความอย่างเดียว ไม่ว่าข้อความต้นทางที่คัดลอก (Copy) มาจะมีการจัดรูปแบบต่างๆ ก็จะคัดลอก (Clear) หมด
ตัวอย่าง

รูปที่ 3 แสดงผลการคัดลอง Values (V) Option

จากรูปที่ 3 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้งการเขียนสูตร =TODAY() และจัดรูปแบบ (Format) ให้เป็นตัวหนาและพื้นหลังเป็นสีส้ม เมื่อคุณ ๆ ทำการคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวางในเซลล์ C2 ด้วย Values Option ผลลัพธ์จะได้ตามตารางล่าง ที่แสดงผลการคัดลอกด้วย Values (V) Option เพียงข้อความ (วันที่) ตามสูตรที่เขียนไว้ใน B2 เท่านั้น ดังนั้น ข้อมูลใน C2 จึงแสดงเพียงข้อมูลวันที่นั้นเอง

ปุ่มที่ 3 คือ Formula (F) สามารถวางสูตรที่คัดลอก (Copy) ได้เพียงอย่างเดียว 
ตัวอย่าง

รูปที่ 4 แสดงผลการวาง โดยใช้ Formula Option

จากรูปที่ 4 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B4 มีการดำเนินการทั้ง การเขียนสูตร =SUM(C2:C3) และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีฟ้า เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B4 ไปวางในเซลล์ C4 ด้วย Formula Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Formula Option จะคัดลอกเพียงสูตร =SUM(C2:C3) มาเท่านั้น ดังนั้น ผลการคำนวณ (7) จึงเปลี่ยนไปตามเซลล์ใหม่นั้นเอง 

ปุ่มที่ 4 คือ Transpose (T) สามารถหมุนข้อความที่คัดลอกมา 
ตัวอย่าง

รูปที่ 5 แสดงผลการวาง โดยใช้ Transpose option

จากรูปที่ 5 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 ถึง B3 มีการดำเนินการทั้ง ข้อความที่จัดรูปแบบ (Format) และ B4 เขียนสูตร =SUM(ฺB2:B3) กับจัดรูปแบบ (Format) 

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ถึง B4 ไปวางในเซลล์ B7 ด้วย Transpose option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Transpose option จะคัดลอกทั้งข้อความ รูปแบบและสูตร โดยหมุนให้ตรงข้ามกัน 

ปล. ถ้าทำการคัดลอก B7 ถึง D7 ไปวางแบบ Transpose option ผลลัพธ์จะได้แบบตารางบน

ปุ่มที่ 5 คือ Formatting (R) สามารถวางได้เฉพาะรูปแบบ (Format) อย่างเดียว โดยไม่มีข้อความที่คัดลอก (Copy) มาด้วย
ตัวอย่าง

รูปที่ 6 แสดงผลการวาง โดยใช้ Formatting (R) Option

จากรูปที่ 6 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้ง การเขียนข้อความ และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีชมพูกับข้อความเป็นตัวเอียง 

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวาง (Paste) ในเซลล์ C2 ด้วย Formatting Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Formula Option จะคัดลอกเพียงรูปแบบ (Format) เท่านั้น 

ปุ่มที่ 6 คือ Paste Link (N) สามารถวางเซลล์อ้างอิง ของข้อความต้นทาง เมื่อมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความต้นทาง ข้อความปลายทางจะเปลี่ยนตามไปด้วย
ตัวอย่าง

รูปแบบที่ 7 แสดงผลการวาง โดยใช้ Paste Link option

จากรูปที่ 7 ประกอบด้วย 2 ตารางย่อย คือ ตารางบน แสดงให้เห็นว่าเซลล์ B2 มีการดำเนินการทั้ง สูตร =10+28-5*3 และ จัดรูปแบบ (Format) ให้พื้นหลังเป็นสีส้ม ข้อความเป็นตัวเอียง ขีดเส้นใต้และตัวหนังสือสีฟ้า

เมื่อคุณ ๆ ทำคัดลอก (Copy) ข้อมูลในเซลล์ B2 ไปวาง (Paste) ในเซลล์ C2 ด้วย Paste Link Option ผลลัพธ์จะเป็นดังตารางด้านล่าง คือ Paste Link Option จะวางเซลล์อ้างอิงเซลล์ต้นทาง =$B$2

นี่เป็นเพียง 6 วิธีในการจัดการข้อมูลที่ต้องการวางได้ เพื่อคุณๆ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม

Read More

ความรู้อะไรที่เป็นพื้นฐานในการใช้ Excel

ปัจจุบันมักมีหลายหน่วยงานที่กล่าวถึงความสามารถของ Excel ไม่ว่าจะเป็นเทคนิคพื้นฐาน (ฺBasic Technical) หรือ เทคนิคขั้นสูง (Advanced Technical) ก็เพื่อให้คุณสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ในการทำงานนั้นเอง ซึ่งถ้าคุณหวังจะใช้โปรแกรมนี้ได้อย่างเชี่ยวชาญ ก็ควรจะเริ่มต้นศึกษาเทคนิคพื้นฐานก่อน

แล้วอะไรบ้างที่เป็นความรู้พื้นฐานของโปรแกรม (ไม่แน่ว่า...เพียงคุณเข้าใจเรื่องพื้นๆ เหล่านี้แล้ว ก็อาจจะเพียงพอสำหรับงานที่คุณกำลังรับผิดชอบก็เป็นได้)

• องค์ประกอบของโปรแกรม Excel  
• การคำนวณผลรวม และสูตรการคำนวณ 
• การระบุข้อมูลและรูปแบบของข้อมูล 
• การเน้นข้อมูลให้ตรงกับเงื่อนไข
• การสร้างรายงานและแผนภูมิแบบง่ายๆ 
• การทำความเข้าใจ Keyboard Shortcuts และ Productivity Tricks 

องค์ประกอบของโปรแกรม Excel
          เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือส่วนต่างๆ ภายในโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น ควรทำความเข้าใจองค์ประกอบของโปรแกรมก่อน ซึ่งหากเปิดโปรแกรมขึ้นมา คุณจะพบองค์ประกอบอยู่ 5 ส่วน ดังรูปที่ 1 คือ

รูปที่ 1 แสดงองค์ประกอบของหน้าจอโปรแกรม Excel

1. Quick Access Toolbar เป็นส่วนที่คุณสามารถวางเครื่องมือต่างๆ ที่ต้องเรียกใช้บ่อยๆ ได้ โดยโปรแกรมจะกำหนด Icon พื้นฐานไว้ 3 Icon คือ Save, Undo, Redo
2. Ribbon เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร
3. Formula Bar เป็นส่วนที่ใช้แสดงการใช้งานสูตรการคำนวณต่าง ๆ
4. Spreadsheet Grid เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ขั้นภายในเอกสาร
5. Status bar เป็นส่วนที่ใช้แสดงจำนวนหน้ากระดาษ และจำนวนตัวอักษรที่ใช้ในเอกสาร


การคำนวณผลรวม และสูตรการคำนวณ
          เรื่องนี้คงหนี้ไม่พ้น เพราะโปรแกรม Excel เกิดมาเพื่อช่วยคุณคำนวนสูตรต่างๆ เพื่อช่วยคุณทำการคำนวณได้อย่างง่าย โดยโปรแกรมจะแบ่งฟังค์ชั่นต่างๆ ออกเป็น
          Financial Function เป็นฟังค์ชั่นที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโปรแกรมก็ว่าได้ เพราะว่าโปรแกรมได้จัดเตรียมสูตรในการคำนวณด้านการเงินที่หลากหลาย เช่น การคำนวณผลผลิต การประเมินมูลค่าการลงทุน การคำนวณอัตราดอกเบี้ย การหาอัตราผลตอบแทน การหาค่าเสื่อมของสินทรัพย์ เป็นต้น
          Logical Function เป็นฟังค์ชั่นที่ช่วยให้คุณสามารถใส่เงื่อนไขในการตัดสินใจให้กับสูตรของคุณ ซึ่งมันจะประกอบไปด้วย ฺBoolean operators (AND OR XOR NOT) และ Conditional tests (IF IFERROR IFNA IFS SWITCH)
          Text Function เป็นฟังค์ชั่นที่ช่วยในการแปลงข้อความให้เป็นรูปแบบที่คุณกำหนดไว้
          Date & Time Function เป็นฟังค์ชั่นที่ช่วยในการแปลง ตัวเลขที่เก็บวันเวลาในโปรแกรม ให้อยู่ในรูปแบบของวันที่ เวลา ที่คุณๆ คุ้นเคย
          Lookup & Reference เป็นฟังค์ชั่นที่บอกให้โปรแกรม ส่งค่ากลับออกมาเป็นแถวหรือคอลัมน์ ซึ่งคล้ายกับฟังค์ชั่นการค้นหา เช่น VLOOKUP, HLOOKUP (พบใน Excel 2010 และ 2013 ข้ึนไป)
          Math & Trig เป็นฟังค์ชั่นที่ใช่ในการคำนวณสูตรคณิตศาสตร์ (mathematical calculations) เช่น เลขคณิตแบบพื้นฐาน (basic arithmetic) เงื่อนไขในการรวมค่า เลขยกกำลัง (exponents & logarithms) อัตราส่วนตรีโกมิติ (trigonometric ratios)
          Statistical Function เป็นฟังค์ชั่นในการคำนวณค่าสถิติต่างๆ
          Engineering Function เป็นฟังค์ชั่นในงานด้านวิศวกรรมศาตร์
          Cube Function เป็นฟังค์ชั่นที่เริ่มต้นใช้ใน Microsoft Excel 2007 มันจะถูกใช้ในการเชื่อมต่อกับ SQL หรือเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่ง Data Cube เป็นชุดข้อมูลหลายมิติซึ่งสามารถเก็บไว้ใน Excel ที่มีสามารถเก็บใน spreadsheet เพื่อใช้ในการสรุปข้อมูลได้สบายๆ
          Information Function เป็นฟังค์ชันในการจัดการรูปแบบและตำแหน่งของเซลล์ เช่น การจัดการข้อมูลที่ผิดพลาด ตัวเลข เป็นต้น
          Compatibility Function เป็นฟังค์ชั่นใหม่ที่มีใน Excel 2010 ขึ้นไป เช่น Statistical functions (reference) และ Math and trigonometry functions (reference)
          Web Function เป็นฟังค์ชั่นที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลจากสื่อออนไลน์ภายนอก (online resources) เข้ามาเก็บใน Excel
          แล้วฟังค์ชั่นอะไรบ้างที่คุณควรรู้เพื่อเป็นพื้นฐานบ้างละ

การระบุข้อมูลและรูปแบบของข้อมูล (Handling Data)
          การที่คุณเรียนรู้วิธีการใส่ข้อมูลและจัดการรูปแบบของข้อมูล ก็เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เช่น การคัดลอกข้อมูล (Copy) การวาง (Paste) การค้นหา (Find) คำสั่ง Go To เป็นต้น

การเน้นข้อมูลให้ตรงกับเงื่อนไข (Conditional formatting)
         เป็นคุณลักษณะที่โดดเด่นจากโปรแกรมอื่นๆ เพราะมันช่วยให้คุณสามารถเน้นข้อมูลที่ต้องการเป็นรูปแบบต่างๆ ตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดได้ เช่น ทำการเน้น (hilight) รายชื่อลูกค้าที่มียอดสั่งซื้อสูงสุด 10 คนแรก หรือ เน้นรายชื่อพนักงานที่มีประสิทธิภาพการทำงานต่ำ เป็นต้น นอกจากนั้นยังสามารถรวมหลายเงื่อนไขด้วย Conditional formatting เพื่อเน้นข้อมูลได้ตรงตามเงื่อนไขมาก

การสร้างรายงานและแผนภูมิแบบง่ายๆ
          เมื่อโปรแกรมถูกสร้างมาเพื่อจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ โปรแกรมก็ควรจะต้องมีคุณลักษณะที่ช่วยให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจได้อย่างง่ายเช่นกัน ซึ่งขั้นตอนนี้หลายคนตกม้าตาย เมื่อพบว่าตัวเองต้องใช้เวลาในการสร้าง Graph หรือ Report เสียนาน

การทำความเข้าใจ Keyboard Shortcuts และ Productivity Tricks
          หัวข้อนี้มักจะถูกหลายคนละเลย แต่คุณลองนึกถึงคนที่เชี่ยวชาญไม่ว่าจะอาชีพอะไร พวกเขาก็จะมีเทคนิกลูกเล่นต่างๆ เพื่อช่วยในการทำงานของพวกเขาทั้งนั้น แล้วถ้าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในโปรแกรมนี้ ความเข้าใจพื้นฐานแบบนี้ทำไมจะต้องโยนทิ้งไปซะละ

Reference
http://chandoo.org/wp/excel-basics/
http://www.excelfunctions.net/Excel-Logical-Functions.html
http://library.albany.edu/subject/tutorials/education/boolean.html
https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2017/01/11/excel-text-function-formula-examples/
https://www.thoughtco.com/description-of-text-string-3124029
https://www.techonthenet.com/excel/formulas/text.php
http://www.excelfunctions.net/Excel-Date-And-Time-Functions.html
https://www.exceltip.com/tips/lookup-and-reference-function.html
https://www.microsoftpressstore.com/articles/article.aspx?p=2224376
http://www.excelfunctions.net/Excel-Information-Functions.html
https://blogs.office.com/en-us/2013/03/21/use-webservice-functions-to-automatically-update-excel-2013-spreadsheets-with-online-data/

Read More

3 ประเภทการอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference) ใน Excel

ถ้าคุณๆ ต้องการใช้โปรแแกรม Microsoft Excel ให้สะดวกสบายมากขึ้น คุณควรจะต้องมีเทคนิคในการจัดการข้อมูลในโปรแกรมบ้าง

เทคนิคการอ้างอิงเซลล์นี้ ถือเป็นเทคนิคพื้นฐานตัวหนึ่ง เพราะเมื่อคุณๆ ต้องเขียนสูตรหนึ่ง เพื่อนำไปใช้กับข้อมูลจำนวนมาก เช่น

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการเขียนโครงสร้างสูตรเหมือนกัน แต่เซลล์ต่างกัน

 ....จากรูปที่ 1 คุณจะทำอย่างไร  จะเขียนสูตรที่ละสูตร (ในเซลล์ G3 - G7) ให้เปลี่ยนไปตามชื่อเซลล์หรือไม ถ้าเวลาทำงานจริงๆ ต้องเขียนสูตรมากเป็น 100 เซลล์ละ ....

หรือถ้าคุณๆ บอกว่าเขียนเพียงสูตรเดียวที่เซลล์แรก และจะคัดลอกไปใส่ในเซลล์อื่นๆ ละก็ คุณๆ ควรจะต้องรู้เทคนิคนี้ซะแล้ว เพราะถ้าคุณไม่ใช้ การอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference) บางครั้งการคัดลอกสูตรไปวางในแต่ละเซลล์ คุณอาจจะได้สูตรที่เพี้ยนไปจากเซลล์ที่คุณตั้งใจจะเขียนนั้นเอง

ดังนั้น เทคนิคการอ้างอิงเซลล์นี้ สามารถช่วยคุณได้ เพราะ มันจะเท่ากับเป็นการ Lock เซลล์นั้น ไม่ให้เปลี่ยนไปเป็นเซลล์อื่นได้ ดังนั้น เรามาทำความเข้าใจความหมาย และแต่ละประเภท เพื่อให้คุณๆ สามารถเลือกไปใช้งานได้อย่างเหมาะสม

การอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference) 
หมายถึง เซลล์หรือช่วงของเซลล์ บน Worksheet เพื่อหาค่าหรือข้อมูลที่ต้องการ สามารถกำหนดรูปแบบการอ้างอิงเซลล์ได้ 3 แบบ คือ

1. การอ้างถึงเซลล์แบบสัมพันธ์ (Relative Reference) เป็นตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่ไม่มีเครื่องหมาย $ เช่น A1 A2 A3 เป็นต้น ซึ่งการอ้างอิงเซลล์แบบนี้จะไม่สามารถคัดลอก (Copy) นำไปวาง (Paste) ที่อื่นได้ เพราะจะทำให้ตำแน่งการอ้างอิง เปลี่ยนตำแหน่ง จึงมีการใช้สูตรแบบนี้กับการคำนวณน้อย แต่มักพบมากกับการทำ Conditional Formatting หรือ Data Validation

2. การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (Absolute Reference) เป็นตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่มีเครื่องหมาย $ วางไว้ข้างหน้า Row และ Column เช่น $A$1 $A$2 $A$3 เป็นต้น จะใช้อ้างอิงถึงเซลล์แบบนี้ กรณีต้องการเซลล์ที่อ้างถึง ไม่ให้เปลี่ยนตำแหน่ง ตามเซลล์ที่คัดลอกไป

3. การอ้างอิงเซลล์แบบผสม (Mixed Reference) เป็นตำแหน่งอ้างอิงที่นิยมใช้กันมากที่สุด โดยมักจะสร้าง $ ด้านตำแหน่ง ROW หรือ Column เพียงตำแหน่งเดียว เช่น $A1 A$2 

วิธีใส่เครื่องหมาย $ 

ให้ Pointing ตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ 

กด F4 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าจะได้ตำแหน่งการอ้างอิงที่ต้องการ เช่น พิมพ์ “=B1” และ 

Pointing เฉพาะชื่อ แล้วกด “F4” 

• ครั้งที่1 จะได้ “=$B$1” 
• ครั้งที่2 จะได้ “=$B1” 
• ครั้งที่3 จะได้ “=B$1” 
• ครั้งที่4 จะได้ “=B1” 

สรุป

รูปที่ 2 สรุปความหมาย การอ้างอิงเซลล์ในแต่ละแบบ

แล้วในสูตรหนึ่งๆ หรือหลายสูตร สามารถใช้การอ้างอิงเซลล์ เพื่ออ้างอิงข้อมูล ดังต่อไปนี้

• ข้อมูลอย่างน้อย  1 เซลล์ที่อยู่ติดกันบน Worksheet
• ข้อมูลที่อยู่ในพื้นที่ต่างๆ ของ Worksheet
• ข้อมูลบน Worksheet อื่นใน Workbook เดียวกัน

รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างการอ้างอิงเซลล์ในแบบอื่นๆ

Read More

การคัดลอกข้อมูลและรูปแบบมาพร้อมกัน

ใครบ้างที่ใช้การคัดลอกข้อมูลเพียง Ctrl+C กับ Ctrl+V
คิดว่าคงมีคนจำนวนมากที่ยังไม่รู้ว่า ในการคัดลอกข้อมูล เรามีเทคนิคที่ให้เลือกใช้ได้อย่างหลากหลาย

ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องมือ Paste Special ใน Excel 2003 จะสามารถพบ Paste Special ใน Edit Menu ส่วน  Excel 2007 ขึ้นไปมันจะอยู่ในส่วนของ Clipboard ที่ Ribbon Home โดยมี Icon ต่างๆ เพื่อใช้ในการทำงานทั้ง การตัด การคัดลอก การคัดลอกรูปแบบ และการวางแบบต่างๆ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 : Icon ต่างๆ ภายใน Clipboard 

แต่ก่อนที่เราจะไปทบทวน Icon เหล่านี้ ให้คุณๆ ลองคลิกปุ่มลูกศร มุมล่างขวา ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 : แสดงสิ่งที่คุณตัด คัดลอกใน Clipboard 

Clipboard ก็จะแสดงที่ด้านซ้ายของจอ ใช้ในการบันทึการทำงานทั้งหมดของเครื่องได้ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 : Clipboard Menu

ใน Clipboard ตามรูปข้างบนนี้ มันจะค่อยบันทึกการทำงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นตัด คัดลอก ข้อความ รูปภาพ หรือตาราง ไว้ทั้งหมด เพื่อให้ผู้ใช้สามารถ นำไปใช้ได้อย่างสะดวก

เมื่อเรารู้จักเครื่องมือกันพอแล้ว ต่อไปมาดูวิธีการทำงานของแต่ละ Icon กัน

เริ่มจาก การใช้ Icon กรรไกร ก็เพื่อตัดข้อความจากเซลล์หนึ่ง ไปอีกเซลล์หนึ่ง

การใช้ Icon คัดลอก สามารถคัดลอกได้ 2 แบบ
ก) Copy หรือ Ctrl+C
ข) Copy as Picture ...

การใช้ Icon พู่กัน สามารถคัดลอกรูปแบบ (Format) ของข้อความหนึ่งไปอีกเซลล์หนึ่ง

การใช้ Icon Paste

รูปที่ 4 : Paste Option

เมื่อต้องการจะวางค่า Microsoft มีการวางข้อมูลในรูปแบบต่างๆ กันไป ตามความเหมาะสม

Read More

เทคนิคการคัดลอกข้อมูลในโปรแกรม Excel

การนำโปรแกรม Excel มาช่วยในการทำงาน มีหลาย ๆ ครั้ง ที่เราต้องทำการคัดลอก (Copy) ข้อมูล

คุณเป็นคนหนึ่งที่คิดว่า ใช้วิธี Ctrl + C เพียงอย่างเดียวหรือไม่

น่าจะมีหลายคนที่คิดแบบนี้ แต่ช้าก่อน ... เรามีเทคนิคการคัดลอก (Copy) อีกมากมาแสดงเพื่อคุณสามารถเลือกไปใช้กับสถานการณ์ต่างๆ ได้

วิธีแรก ต้องการคัดลอกข้อมูลจากเซลล์ด้านบน

สามารถเลือกที่เซลล์ว่างด้านล่างของเซลล์ที่จะคัดลอก และ กด Ctrl + D ใต้เซลล์นั้น

รูปที่ 1  การคัดลอกข้อมูลจากเซลล์บนลงเซลล์ด้านล่าง

 จากรูป ต้องการคัดลอกข้อความในเซลล์ A1 และ B1 ลงมาในเซลล์ A2 และ B2

เลือกเซลล์ A2 และ B2 ไว้ แล้วกด Ctrl + D

รูปที่ 2  ผลจากการคัดลอกจากเซลล์ด้านบน

─────

วิธีที่สอง กด Ctrl + C ค้างไว้ และเลื่อนไปที่เซลล์ที่ต้องการ พร้อมกับกด Enter

(วิธีนี้จะต่างกับวิธีแรก คือ คัดลอกเซลล์ที่ต้องการไป เซลล์ที่อยู่ไกลๆ ได้)

─────

วิธีที่สาม การลาก คือ เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอกแล้ววางเมาส์ที่มุมขวาล่างของเซลล์นั้น เมื่อเห็นเครื่องหมายบวกให้ “ลาก” ไปในเซลล์ที่ต้องการจะเพิ่ม

รูปที่ 3  การคัดลอกด้วยวิธีลาก แนวแถว

 รูปที่ 4  ผลจากการคัดลอกด้วยวิธีลาก แนวแถว

 รูปที่ 5  การคัดลอกด้วยวิธีลาก แนวคอลัมน์

รูปที่ 6  ผลจากการคัดลอกด้วยวิธีลาก แนวคอลัมน์

─────

วิธีที่สี่ การ Double-click วิธีนี้ คุณต้องมีข้อมูลด้านซ้ายหรือขวาก่อน
แล้วจึงเลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอกแล้ววางเมาล์ที่มุมขวาล่างของเซลล์นั้น เมื่อเห็นเครื่องหมายบวกให้ Double-click (วิธีนี้จะต่างกับวิธีการลาก คือ โปรแกรมจะคัดลอกข้อมูลเท่ากับจำนวนเซลล์ข้างทั้งซ้าย-ขวา และเหมาะกับการคัดลอกสูตรมากกว่า) 

รูปที่ 7  การคัดลอกด้วยวิธี Double-Click ซึ่งต้องการคัดลอกสูตร E2 ให้ E3 - E6

รูปที่ 8  ผลการคัดลอกแบบ Double-Click

─────
วิธีที่ห้า คัดลอกข้อมูลในช่วงเซลล์หลายๆเซลล์ พร้อม ๆ กัน สามารถเลือกพื้นที่ที่ต้องการคัดลอกโดยทำการพิมพ์ข้อความที่ต้องการในเซลล์แรก เสร็จแล้วให้กด Ctrl+Enter โปรแกรมจะใส่ข้อมูลที่พิมพ์ไว้ในเซลล์ทุกเซลล์ ที่เลือกทันที

รูปที่ 9  การคัดลอกข้อมูลด้วย Ctrl+Enter 

รูปที่ 10  ผลการคัดลอกด้วย Ctrl+Enter

วิธีการคัดลอกที่นำมาเล่าข้างบนนี้ คุณๆ สามารถเลือกใช้ได้ตามสถานการณ์ เพื่อให้สามารถการทำงานสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว

Read More