"Pivot หมายถึง หมุน" ส่วน "Table" ในโลกแห่งความเป็นจริง ใครๆก็จะรู้ว่า คือ โต๊ะ แต่ถ้าคุณๆ กำลังเรียนวิชาเกี่ยวกับ Computer อาจจะมีคนบอกว่า มันจะเรียกว่า "ตาราง" ดังนั้น เมื่อเอามารวมตัวกัน "ตารางที่สามารถให้คุณๆ จัดการหมุนข้อมูล เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ตามมุมมองต่างๆ "
แล้ว....ตารางที่สามารถให้คุณๆ หมุนเนี้ยต้องทำ อย่างไรละ ???
จะมีใครสงสัยกันแบบนี้หรือไม่
เรามาดูวิธีการทำข้อมูลให้หมุนได้กันก่อน โดยเราจะต้องทำ ดังนี้
1. คุณๆ ต้องทำข้อมูลให้พร้อมที่จะหมุนก่อน ด้วยการเตรียมข้อมูลให้เหมือน "ฐานข้อมูล"
2. เมื่อข้อมูลพร้อมให้เราจับหมุนแล้ว ก็มาบอกตารางให้หมุน ก็คือการ "สร้าง" Pivot Table นั้นเอง
เรามาดูว่าแต่ละข้อต้องทำอย่างไรกันดีกว่า
1. การเตรียมข้อมูลให้เหมือน "ฐานข้อมูล"
1.1. คุณๆ ต้องทำให้ข้อมูลในตารางคุณๆ สะอาดซะก่อน คือ "ต้องไม่มีเซลล์ใดเซลล์หนึ่งเป็นค่าว่าง" และ
1.2. คุณๆ ต้องทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง คือ Convert ข้อมูล ให้สามารถทำงานได้ง่าย เช่น ข้อมูลวันที่ ควรเป็น Date Format ไม่ควรอยู่ใน Text Format, ชื่อ e-mail ก็ต้องเขียนให้รูปแบบถูกต้อง เป็นต้น
2. การสร้าง Pivot Table
2.1. คลิกที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง และเลือก Insert > PivotTable > Create PivotTable popup เล็กๆ ดังรูปที่ 1
2.2. โปรแกรม Excel จะเพิ่มพื้นที่ในการจัดการ Fields ภายในตาราง เรียกว่า PivotTable Fields เพื่อให้คุณๆ สามารถเลือกชื่อ Fields ที่ต้องการมองไปวางในตำแหน่งต่างๆ ดังรูปที่ 2
จากรูปที่2 จะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้
2.2.1. Report Filter ทำหน้าที่ คัดกรองข้อมูล ให้แสดงเฉพาะข้อมูลเดียวกับที่คุณๆ ทำการ Filter
2.2.2. Column Label ทำหน้าที่ จัดกลุ่มแบบคอลัมน์ โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่เลือกมา
2.2.3. Row Label ทำหน้าที่ จัดกลุ่มแบบแถว โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่เลือก
2.2.4. Values ทำหน้าที่ คำนวณสรุปผล ทำได้หลายรูปแบบ เช่น SUM, Count, Average, Max, Min โดยอาจแสดงได้หลายรูปแบบ เช่น รูปแบบปกติ, %ของทั้งหมด, %ของแถว,%ของคอลัมน์, การรวมแบบสะสมค่า เป็นต้น
มาถึงตรงนี้เราจะได้ตาราง Pivot Table เรียบร้อย ดังรูปที่ 3
เมื่อคุณๆ แต่งตัวให้กับตารางที่มีให้เหมือนกับ ฐานข้อมูล ทั่วๆไปแล้ว คุณๆ ก็สามารถไปทำการสร้าง Pivot Table ได้แล้ว
2.1. คลิกที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง และเลือก Insert > PivotTable > Create PivotTable popup เล็กๆ ดังรูปที่ 1
 |
| รูปที่ 1 Create PivotTable Popup |
 |
| รูปที่ 2 PivotTable Fields popup |
2.2.1. Report Filter ทำหน้าที่ คัดกรองข้อมูล ให้แสดงเฉพาะข้อมูลเดียวกับที่คุณๆ ทำการ Filter
2.2.2. Column Label ทำหน้าที่ จัดกลุ่มแบบคอลัมน์ โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่เลือกมา
2.2.3. Row Label ทำหน้าที่ จัดกลุ่มแบบแถว โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่เลือก
2.2.4. Values ทำหน้าที่ คำนวณสรุปผล ทำได้หลายรูปแบบ เช่น SUM, Count, Average, Max, Min โดยอาจแสดงได้หลายรูปแบบ เช่น รูปแบบปกติ, %ของทั้งหมด, %ของแถว,%ของคอลัมน์, การรวมแบบสะสมค่า เป็นต้น
มาถึงตรงนี้เราจะได้ตาราง Pivot Table เรียบร้อย ดังรูปที่ 3
 |
| รูปที่ 3 ตัวอย่างตารางข้อมูลที่เปลี่ยนเป็น Pivot Table |
จากรูปที่ 3 ตารางทางซ้ายเป็นข้อมูลที่ทำให้คล้ายกับฐานข้อมูล และ ตารางทางขวาคือตารางที่ทำให้เป็น Pivot Table เรียบร้อย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น