Flash Fill เป็นการจัดรูปแบบให้กับข้อมูลใน Excel

Flash Fill 

เป็นเครื่องมือใหม่ เริ่มมีใช้ตั้งแต่ Excel Version 2013 ขึ้้นไป ซึ่งความสามารถของ Flash Fill ก็เพื่อใช้จัดรูปแบบข้อมูลต่าง ๆ ได้ตามต้องการ

คุณลักษณะของ Flash Fill มี 2 ลักษณะ ดังนี้
1. การสกัดหรือดึง (Extract) ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการออกมา
2. การรวม (Join) ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการออกมา

จากรูปที่ 1 เราจะแสดงตัวอย่างการสกัด และ การรวม ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการด้วยวิธี Flash Fill 

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการสกัดข้อมูลออกมาด้วย Flash Fill

ตัวอย่างที่ 1 การสกัดหรือดึงข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตามรูปแบบที่ต้องการ ออกมาแสดง 

รูปที่ 2 แสดงวิธีการใช้ Flash Fill ใน Excel

จากรูปที่ 1 จะมีข้อมูลพื้นฐาน 2 คอลัมน์ คือ A, B ซึ่ง โจทย์ต้องการให้แยกชื่อ สกุล ออกจากเซลล์ B มาใส่ในคอลัมน์ C และ D ตามลำดับ นอกจากนี้ คอลัมน์ E ใช้จัดรูปแบบ email Addree จากชื่อ-สกุล (คอลัมน์ B)

พิมพ์ชื่อที่คอลัมน์ C กับ พิมพ์นามสกุลที่คอลัมน์ D และ พิมพ์ e-mail ที่คอลัมน์ E ที่ด้านบนสุด เพื่อให้โปรแกรมเอ็กเซล ใช้เป็นตัวอย่างในการทำ Flash Fill ดังรูปที่ 2

เมื่อเราได้รูปแบบข้อมูลที่ต้องการครบแล้ว คุณก็วางเมาส์ที่ C3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "ชื่อ" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงวิธีการทำ Flash Fill ในเอ็กเซล

หลังจากนั้น ทำ Flash Fill ในส่วนอื่น ๆ ต่อไป โดยในตัวอย่างนี้ ให้วางเมาส์ที่ D3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "นามสกุล" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E 

ตัวอย่างที่ 2 การร่วมข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตามรูปแบบที่ต้องการ ออกมาแสดง 

จากรูปที่ 1 จะเหลือส่วนของ e-mail ซึ่งก็ต้องวางเมาส์ที่ E3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "e-mail" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงตัวอย่างหลังจากการทำ Flash Fill

ตัวอย่างที่ 3 การจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขได้ง่าย ๆ เหมือนข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น การจัดรูปแบบของเบอร์โทรศัพท์ได้ ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างการทำ Flash Fill ที่เป็นตัวเลข

จากตัวอย่างที่ 3 นี้เราจะอธิบายการจัดรูปแบบตัวเลข ตามที่เราต้องการ ดังนั้น คุณก็ต้องทำเหมือนตัวอย่างก่อนหน้านี้ คือ วางเมาส์ที่ B2 แล้วพิมพ์รูปแบบที่คุณต้องการ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงตัวอย่างการใส่รูปแบบตัวเลขที่ต้องการ เพื่อเตรียมทำ Flash Fill 

เมื่อเราได้รูปแบบที่ต้องการแล้ว ก็ต้องวางเมาส์ที่ B3 แล้วคลิก Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดงผลการทำ Flash Fill ข้อมูลที่เป็นตัวเลข

จากตัวอย่างทั้ง 3 จะพบว่า เครื่องมือ Flash Fill มีคุณลักษณะที่ใช้ในการจัดการรูปแบบทั้งตัวเลข ตัวอักษร ได้อย่างง่าย ๆ แต่เครื่องมือนี้ก็ยังมีข้อจำกัดเช่นกัน 

ข้อจำกัดของ Flash Fill 
คือ ถ้าข้อมูลพื้นฐานมีการเปลี่ยนแปลง อย่างเพิ่มข้อมูลใหม่ ๆ ขึ้นมา ส่วนที่เป็นผลลัพธ์จะไม่เปลีี่ยนตามข้อมูลพื้นฐานนั้น เพราะ ว่าเครื่องมือนี้เป็นเหมือนการ Stamp ค่าคงที่ลงไป ไม่ได้ มีคุณลักษณะเหมือนการใช้สูตรหรือฟังก์ชั่น ที่จะปรับเปลี่ยนไปตามข้อมูลพื้นฐานนั้นเอง

😅😄😄😄😄😄😄

Read More

3 วิธีในการผสานหรือรวมข้อความของ Excel เป็นเซลล์เดียว

ใครคิดว่า Excel ต้องเก็บข้อมูลเป็นโครงสร้าง (Structure) เสมอบ้าง ... ยกมือขึ้น 🙋🙋🙋

แม้โปรแกรม Excel จะมีลักษณะเป็นโครงสร้างหรือตาราง แต่บ้างครั้ง ข้อมูลที่เราเก็บลงโปรแกรม Excel อาจจะไม่ได้มีลักษณะเป็นโครงสร้าง (Structure) เสมอไป เพราะว่า หลายครั้งที่เรามีการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้นลงใน 1 เซลล์ หรือ สิ่งที่ตรงข้ามกันอย่างการแยกข้อมูลออกเป็นแต่ละเซลล์ 

ในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงกรณีการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้น มารวมกัน ซึ่งใน Excel เรามีวิธีในการจัดการได้ 3 แบบ คือ Merge, Concatenate และ Flash Fill

ความแตกต่างระหว่าง Merge และ Concatenate 

Merge 

👉 ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Merge จะแสดงเพียงคำแรกของเซลล์ ที่คุณทำการ Merge ส่วนคำอื่นของเซลล์อื่น ๆ จะหายไป ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงผลลัพธ์ของการ Merge

👉 พื้นที่หลังการ Merge ขนาดเท่ากับจำนวนเซลล์ ที่คุณทำการ Merge 

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Merge
👉 เลือกเซลล์ที่ต้องจะรวมคำ ซึ่งตามรูปที่ 1 คือ A1 และ B1
👉 เลือกปุ่ม Home >> Merge and Center 
👉 Pop Up จะแจ้งว่า ถ้าคุณคลิกปุ่ม Ok จะแสดงข้อความเพียงเซลล์แรกเซลล์เดียวเท่านั้น 

ปล. ควรประยุกต์ กรณีผสาน/รวมคำเพียงไม่มา ให้ทำการ Merge ให้ได้พื้นที่ที่ต้องการก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป แต่ถ้าต้องผสาน/รวมคำหลายแถว (Row) คุณควรจะเขียน Concatenate Function แทน

⌨ ⌨ ⌨ ⌨ ⌨

Concatenate 

👉 ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Concatenate จะได้รวมคำทั้งหมดในเซลล์ใหม่เพียงเซลล์เดียว
👉 พื้นที่หลังการทำ Concatenate จะได้แสดงข้อมูลทั้งหมดในเซลล์เพียงเซลล์เดียว

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Concatenate 
👉 เขียนฟังก์ชั่น Concatenate สามารถอ่านได้ที่บทความเรื่อง การผสานหรือรวมข้อความด้วยฟังก์ชั่น CONCATENATE ของโปรแกรม Excel


นอกจาก ทั้ง 2 แบบข้างบนแล้ว ใน Excel ยังมีเครื่องมือ Flash Fill ที่สามารถทำการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้น มารวมกันได้เช่นกัน โดยความหมายของ Flash Fill คือ เครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบทั้งข้อความหรือตัวเลข ตามที่คุณต้องการได้อย่างง่ายๆ

⌨ ⌨ ⌨ ⌨ ⌨

Flash Fill 
👉 ผลลัพธ์ จากการใช้ Flash Fill จะสามารถรวมคำจากเซลล์ที่ต้องการ ไปสู่เซลล์ใหม่ เซลล์เดียวได้ จากรูปแบบที่คุณต้องเป็นคนเขียนก่อน
👉 พื้นที่หลังการทำ Flash Fill จะได้แสดงข้อมูลทั้งหมดในเซลล์เพียงเซลล์เดียว
ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างการใช้และผลลัพธ์ของเครื่องมือ Flash Fill เพื่อผสาน/รวมคำ

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Flash Fill 
👉 เขียนรูปแบบที่เซลล์ C1 เพื่อเป็นต้นแบบ 
👉 คลิกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอกรูปแบบ ในที่นี้คลิกที่เซลล์ C2 
👉 ไปที่ Data >> Flash Fill หรือ กด Ctrl+E
👉 ผลลัพธ์จะแสดงตาม C1 

มาถึงตอนท้ายของบทความนี้ คุณ ๆ จะพบว่าในโปรแกรม Excel มีวิธีการได้หลายแบบ ไม่ว่าจะเป็น Merge, Concatenate และ Flash Fill ซึ่งตามคุณสมบัติของ Flash Fill ยังมีความสามารถอื่น ๆ หากสนใจให้อ่านบทความเรื่อง ความสามารถของ Flash Fill 

Read More

การผสานหรือรวมข้อความด้วยฟังก์ชั่น CONCATENATE ของโปรแกรม Excel

Concatenate Function
เป็นฟังก์ชั่นในการผสาน/รวมคำที่เป็นข้อความ (Text) เข้าด้วยกันในเซลล์เดียว นอกจากนั้น ยังสามารถนำฟังก์ชั่นอื่น แทรกเข้าไปใน Concatenate Function ได้เช่นกัน

ไวยากรณ์

  =CONCATENATE(text1, [text2], …)

กฏการใช้ ✎

1. ฟังก์ชั่นนี้ต้องประกอบด้วยอาร์กิวเมนต์ที่เป็นข้อความ (String) อย่างน้อย 1 ตัว 
2. ฟังก์ชั่นนี้ สามารถผสาน/รวมข้อความได้ถึง 225 ข้อความ (Strings) หรือตัวอักษรได้ถึง 8,192 ตัวอักษร (Characters)
3. แม้ข้อความในเซลล์ก่อนที่จะใช้ฟังก์ชั่นนี้จะไม่เป็นข้อความ (String) แต่ผลลัพธ์ที่ได้หลังจากผ่านฟังก์ชั่นนี้แล้ว จะเป็นข้อความ (String) ทั้งหมด
4. ฟังก์ชั่นนี้ ไม่รู้จักอาร์กิวเมนต์ที่เป็น Array แบบนี้ =CONCATENATE(A1:A3) ดังนั้น ควรเขียนแบบนี้แทน =CONCATENATE(A1, A2, A3) 
5. เมื่อคุณเขียนฟังก์ชั่นนี้ Error ผลลัพธ์ที่โปรแกรมแสดงออกมา คือ #VALUE!

୫୫୫୫୫୫୫

ตัวอย่างที่ 1 การรวมข้อมูล String จากเซลล์หลายเซลล์ เป็นเซลล์เดียว ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงการใช้ฟังก์ชั่น concatenate

จากรูปที่ 1 เราได้เขียนฟังก์ชั่นในเซลล์ E1 ดังนี้ 

=concatenate(A1,B1,C1.D1) 

ข้อควรระวัง ผลลัพธ์จากการใช้ฟังก์ชั่นนี้ จะไม่มีการเว้นช่องว่างระหว่างอาร์กิวเมนต์ (Text 1, Text 2,....) ให้ ดังนั้น ถ้าคุณต้องการผสาน/รวมข้อความ ก็ควรมีการเว้นช่องว่างเอง " " หรือ เครื่องหมายที่ใช้คั่นข้อความต่างๆ เช่น , / - เป็นต้น ดังนี้

=CONCATENATE(A1," ",B1,"-",C1,"-",D1) หรือ 

=CONCATENATE(A2," ",B2," / ",C2," / ",D2) หรือ 

=CONCATENATE(A3," , ",B3," , ",C3," , ",D3) 

ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงการใช้ฟังก์ชั่น concatenate 

ตัวอย่างที่ 2 การรวมเซลล์ที่เก็บข้อความ (String) และเซลล์ที่เก็บวันที่ (Date) ให้อยู่ในเซลล์เดียว

ข้อควรระวัง ฟังก์ชั่น Concatenate นี้จะไม่สามารถใช้ฟังก์ชั่นอื่นภายในฟังก์ชั่น Concatenate ได้ แต่หากจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชั่นอื่น คุณ ๆ สามารถใช้ Text() รวมด้วยได้ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 การใช้ concatenate ใน excel

จากรูปที่ 3 ได้คุณ ๆ ต้องรวมคำใน A1 B1 ในเซลล์ C1 โดยต้องระบุวันที่ปัจจุบันของเครื่อง ก็ต้องใช้ฟังก์ชั่น Today() แต่เมื่อต้องเขียนฟังก์ชั่นอื่นในฟังก์ชั่น Concatenate ดังนั้น คุณต้องแปลงค่าที่ได้จากฟังก์ชั่น Today() ด้วย Text() ดังนี้

=CONCATENATE(A1,B1," ",TEXT(TODAY(),"DD MM YYYY"))

นอกจาก ฟังก์ชั่น Concatenate โปรแกรม Excel ยังมี "&" operator เพื่อใช้ในการรวม ๆ คำได้เช่นกัน 

="วันนี้เป็นวัน " & "07 10 2017"

แล้วระหว่าง Concatenate และ "&" operator อะไรที่จะมีประสิทธิภาพมากกว่ากัน

Read More

Atom Feed ปะทะ RSS Feed บนโลกออนไลน์

RSS ย่อมาจาก Really Simple Syndication หรือ Rich Site Summary โดยเริ่มต้นเมื่อช่วงต้นปี พ.ศ. 2538 ซึ่งไฟล์จะมีนามสกุลเป็น .rss หรือ .xml

ส่วน Atom ย่อมาจาก Atom Syndication Format ซึ่งถูกพัฒนาเป็นอีกหนึ่งทางเลือกของ RSS โดยคุณสมบัติของ Atom ถูกกล่าวว่ามันมาลดข้อจำกัดของ RSS บางประการนั้นเอง  ซึ่งไฟล์จะมีนามสกุลเป็น .atom หรือ .xml

ในด้าน Computer ชื่อทั้ง 2 ชื่อข้างบน มักจะพบในบทความที่อธิบายการ Feed แต่ถ้าเป็นบทความเกี่ยวกับ Social Marketing ก็จะพบในบทความที่อธิบายถึง Content Syndication นั้นเอง

Feed คือ อะไรละ !!! 

Feed คือ ไฟล์ขนาดเล็ก ที่จะค่อย Update เนื้อหาบทความใน Blog ที่คุณ ๆ เขียนขึ้น และมี Application ที่เรียกว่า “readers” or “aggregators” มาค่อยตรวจสอบไฟล์ Feed นี้ และค่อยทำการแจ้งให้ผู้อ่านอื่น ๆ ทราบเมื่อมีบทความใหม่ ซึ่งบางเว็บไซต์ได้จัดทำ  Feed ทั้ง 2 แบบเลยก็ได้

เทคโนโลยีนี้ถือเป็นสิ่งที่เกิดมานานแล้ว โดยบางคนอาจเคยเข้าไปอ่าน Feed จากเว็บที่เปิดให้ผู้อ่านสามารถถึง RSS หรือ Atom ไปได้ 

เมื่อมีฝั่งส่งข้อความมา ก็ต้องมีฝั่งรับข้อมูลไปใช้ในอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น Desktop Mobile Tablet หรือนำไปใส่ใน Application ต่าง ๆ

อ่านมาถึงจุดนี้ คุณ ๆ ผู้อ่านพอจะเห็นประโยชน์ของ Feed นี้หรือยัง ... มันช่วยให้คุณได้รับข่าวสารที่คุณสนใจ โดยไม่ต้องไปเปิดที่ละเว็บไซต์นั้นเอง 


เมื่อประโยชน์ของมันเป็นแบบนี้ ก็มีคนเห็นประโยชน์นำมันไปใช้ในการทำ Social Marketing หรือ SEO ให้กับเว็บไซต์ 

😥😥😥😥😥

Feed ถือเป็นส่วนประกอบหนึ่งของการทำ Content Syndication หรือ การเผยแพร่เนื้อหาใน Blog ไปที่แหล่งอื่น เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้ง่ายขึ้น แล้ววิธีนี้ ก็เป็นการเผยแพร่ที่แทบไม่มีค่าใช้จ่ายอะไรด้วย

ในปัจจุบัน การทำให้ Website หรือ Blog นั้นติดหน้า Search engine ต่าง ๆ Website หรือ Blog นั้น ต้องมีเนื้อหาที่มีคุณภาพ ดังนั้น การหาเทคนิคที่สร้างความสำเร็จให้กับ Website หรือ Blog คือ การเราต้องเผยแพร่เนื้อหาที่มีคุณภาพไปสู่ผู้อ่านนั้นเอง 

ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้ การเผยแพร่เนื้อหา หรือ Content Syndication จึงเป็นวิธีที่ส่งผลที่ดีในการทำ SEO นั้นเอง 

การเผยแพร่เนื้อหาใหม่ๆ ให้กับผู้อ่านที่กว้างขึ้น ๆ จะเป็นวิธีการที่สร้างความเชื่อมั่นให้กับ Website หรือ Blog นั้นเอง 


อ้างอิง: 
https://searchenginewatch.com/sew/how-to/2049167/content-syndication-how-to-get-started
https://opensource.com/article/17/3/rss-feed-readers
http://latestsolution.com/get-rss-atom-feed-blogger/amp/
https://droidsans.com/google-reader-rss-feed-usage/

Read More

ขั้นตอนการเพิ่ม Email Subscription Form ใน Blogger

ในการสร้าง Blogger คุณ ๆ สามารถเพิ่มคุณลักษณะช่องทางรับ Email จากผู้อ่านที่สนใจรับข่าวสาร (Feed) ของ Blogger ของคุณ ๆ ได้ อย่างง่าย ๆ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 ตัวอย่างการเพิ่มช่องทางเพื่อติดตามบทความผ่านทาง email 

ขั้นตอนการเพิ่ม Email Subscription Form 
1. เปิดเว็บ http://feedburner.google.com/ โดย Login ด้วย email ของ google 

2. ระบุ URL ของ Blog ของคุณ ส่วนถ้าคุณคลิกเลือก "I am a podcaster" จะเป็นการบอก FeedBunder ว่า Blog ของคุณมีเนื้อหาแบบ Podcast และคลิกปุ่ม Next ดังรูปที่ 2 

รูปที่ 2 แสดงช่องทางการระบุ URL ของ Blog เพื่อสร้าง feed

3. FeedBunder จะไปตรวจสอบ Blog ที่คุณระบุไว้ เมื่อพบ ระบบจะถามคุณว่า คุณต้องการให้ Feed แบบ Atom หรือ RSS และเลือกปุ่ม Next ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 Feedbunder ให้คุณเลือกประเภทของ Feed 

4. แล้วให้คุณระบุชื่อ และ ที่อยู่ ของ Blog โดยเราแนะให้คุณระบุชื่อให้สอดคล้องกับ Blog ของคุณ ๆ แล้วคลิก Next ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงหน้าจอให้ระบุชื่อและที่อยู่ Blog เพื่อทำ Feed

5. Feedbunder จะดำเนินการ 3 ขั้นตอน ดังนี้ ขั้นแรก เป็นการยืนยัน Feed ของคุณ โดยแสดงช่องทางที่คุณได้ทำการระบุไว้ในก่อนหน้านี้ เป็น URL http://feed.feedbunder/happylearntool เพื่อให้คุณ ๆ เข้าไปดูรายละเอียดอื่น ๆ ได้ และให้คลิก Next ดังรูปที่ 5 

รูปที่ 5 แสดง URL เพื่อให้คุณจัดการ Feed ใน FeedBunder

6. ขั้นที่สอง ถ้าเว็บของคุณมีเนื้อหาที่เป็น Podcast ให้กำหนดด้วย แต่ของเราตอนนี้ข้ามไปก่อนได้ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 หน้าจอ Config ว่า Blog มีเนื้อหาเป็น Podcast

7. ขั้นตอนที่สาม หน้านี้คุณต้อง Config สถิติต่างๆ ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดงการ Config ค่าสถิติเพื่อให้ FeedBunder ดำเนินการ

หน้านี้จะทำการ Set ให้ FeedBurner วัดระดับการเข้าชมโดยทั่วไปสำหรับ Feed ของคุณ และยังมี link ให้คุณไปเรียนรู้เครื่องมืออื่นๆ ตาม Tell me more about all FeedBurner Stats features.

โดยคุณ ๆ สามารถเลือกว่าจะให้ FeedBurner ติดตามสถิติแบบไหนบ้าง 

• Circulation — How many people are subscribed หมายถึง จำนวนสถิติผู้สมัครรับข้อมูลจาก Blog ของคุณ
• Readership — What feed readers people are using หมายถึง จำนวนสถิติผู้อ่าน Feed ที่ใช้งานอยู่ 
•  Uncommon Uses — Other services and sites using your feed 
•  Clickthroughs — How often people click items back to your site หมายถึง จำนวนสถิติคนทีกลับมายัง Blog ของคุณ
•  Item enclosure downloads (podcast downloads)
•  I want more! Have FeedBurner Stats also track: 

8. การทำ Activate โดยการเปิดเมนู Optimize (ด้านบน) >> SmartFeed (ด้านซ้าย) 

9. ให้คัดลอก Code จากแถบเมนู Publicize (ด้านบน) >> Email Subscriptions (ด้านซ้าย) ให้คัดลอกโค้ดในกรอบสีแดง ไปใส่ใน Blog ของคุณ ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 แสดงหน้าสำหรับคัดลอกโค้ดไปใส่ใน Blog

หลังจากนี้เป็นส่วนในการนำโค้ดที่คัดลอกมาวางในพื้นที่ที่คุณ ต้องการใน Blogger 

ขั้นตอนการวางโค้ดใน Blogger
1. เข้าไปในส่วน Dashboard 
2. เลือกเมนู Layout แล้วคลิก Add Gadget ในส่วนที่คุณต้องการให้มีช่อง Email Subscription Form 
3. เลือก HTML/JavaScriptAdd และวางโค้ด ดังรูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดงการวาง Feed Code ในหน้า Blogger

หลังจากวาง Code และกดปุ่ม save แล้วที่หน้า Blogger จะมีช่องสำหรับรับ email จากผู้อ่าน ตามรูปที่ 1 

Read More

การนับสิ่งที่สนใจแบบหลายเงื่อนไข ไว้...ไวในพริบตา ด้วยสูตร CountIFS() ตอนที่ 2

จากบทความ นับสิ่งที่สนใจแบบมีเงื่อนไขในพริบตา...ด้วยสูตร CountIF() ตอนที่ 1 คุณ ๆ รู้จักการใช้ COUNTIF ไปแล้ว ในตอนนี้นำเสนอ COUNTIFS (เติม S) เพื่อใช้กับกรณีเงื่อนไขมากกว่า 1 เงื่อนไข 

ทั้ง 2 สูตรนี้ ถูกนำมาใช้สลับกันบ่อยมาก เพราะว่าหน้าตาที่ดูคล้ายกันมาก ๆ และยังมีคุณสมบัติในการนับเซลล์ด้วยเงื่อนไขต่าง ๆ เช่น ตัวเลข (numbers), การอ้างอิงเซลล์ (call reference), วันที่ (dates), ตัวอักษร (text), สัญลักษณ์ (wildcard characters), ช่องว่าง (non-blank cells) เป็นต้น

เป้าหมายของบทความนี้ เพื่อชี้ให้เห็นความแตกต่างของทั้ง 2 สูตร จนทำให้คุณสามารถเลือกสูตรไปใช้ได้เหมาะสมกับแต่ละงานนั้นเอง

ความแตกต่างของ COUNTIF และ COUNTIFS 
COUNTIF() คือ การนับช่วงเซลล์ ตามเงื่อนไขเพียง 1 เงื่อนไข
COUNTIFS() คือ การนับช่วงเซลล์ ตามเงื่อนไขเพียง 1 เงื่อนไข หรือหลายเงื่อนไขก็ได้

ไวยากรณ์ (Syntax)

COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…)

หลักการ

• criteria_range1 - กำหนดช่วงที่ต้องการนับ (เกณฑ์ที่ 1)
• criteria1 - กำหนดเงื่อนไขในรูปแบบต่าง ๆ (เงื่อนไขที่ 1) เช่น ตัวเลข (numbers), การอ้างอิงเซลล์ (call reference), วันที่ (dates), ตัวอักษร (text), สัญลักษณ์ (wildcard characters), ช่องว่าง (non-blank cells)
• [criteria_range2, criteria2]… - เกณฑ์ที่ 2 และ เงื่อนไขที่ 2

เมื่อคุณ ๆ เข้าใจไวยากรณ์ และ หลักการ แล้ว ต่อไปเป็นตัวอย่างการประยุกต์ COUNTIFS ในรูปแบบต่าง ๆ ดังนี้

• การนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขด้วยตัวอักษร (text)  
• การนับตัวเลขระหว่าง X และ Y
• การนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขด้วยการอ้างอิงเซลล์ (call reference)
• การนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขด้วยสัญลักษณ์ (wildcard characters)
• การนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขด้วยวันที่ (dates)
• 
  

ตัวอย่างที่ 1 วิธีการนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขด้วยตัวอักษร (text) ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการนับเซลล์หลายเงื่อนไขด้วยตัวอักษร

จากตัวอย่างที่ 1 ผลลัพธ์จะได้ศูนย์ (0) เพราะต้องการนับเซลล์ที่ต้องมีชื่อรายการอาหารทั้ง 2 ซึ่งเขียนเป็นสูตรได้ ดังนี้

=COUNTIFS(B2:B16,"ข้าวผัดหมู",B2:B16,"ข้าวผัดกุ้ง")

แต่ถ้าโจทย์เดียวกันนี้ คุณใช้สูตร COUNTIF ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็น 2 เพราะโปรแกรมจะเลือก B4 + B6 ซึ่งเขียนเป็นสูตรได้ ดังนี้

=COUNTIFS(B2:B16,"ข้าวผัดหมู")+COUNTIFS(B2:B16,"ข้าวผัดกุ้ง")

👱👱👱

ตัวอย่างที่ 2 วิธีการนับตัวเลขระหว่าง X และ Y

รูปที่ 2 แสดงการใช้สูตร COUNTIFS  

จากรูปที่ 2 ต้องการให้นับเซลล์ที่ตรงกับเงื่อนไขที่ 1 และ 2 ที่หมายความว่า นับจำนวนสินค้าที่ยังมีสินค้าอยู่ใน Stock มากกว่าศูนย์ชิ้น และเป็นสินค้าที่ยังไม่ได้ขายไปสักชิ้นอยู่เท่าไร 

เขียนสูตรตามหลักไวยากรณ์ ดังนี้

=COUNTIFS($B$2:$B$21,">0",$C$2:$C$21,"=0")

จากตัวอย่างนี้จะเห็นได้ว่าสูตร COUNTIFS เป็นเครื่องมือใช้นับเซลล์ที่มีเงื่อนไขแบบนี้ได้อย่างดีที่เดียว

แต่ถ้าคุณ ๆ ต้องการนับเซลล์ ที่มีหลายเงื่อนไข โดยที่มีอย่างน้อย 1 เงื่อนไขที่เป็นจริง คุณจะเขียนสูตรได้อย่างไร !!!!

👱👱👱

ตัวอย่างที่ 3 วิธีการนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขการอ้างอิงเซลล์ (call reference) จากรูปที่ 2 เราเพิ่ม D22 ที่เขียน 0 ไว้ แล้วเราก็เปลี่ยนวิธีการเขียนใหม่

เขียนสูตรตามหลักไวยากรณ์ ดังนี้

=COUNTIFS($B$2:$B$21,">"&D22,$C$2:$C$21,"="&D22)

👱👱👱

ตัวอย่างที่ 4 วิธีการนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขด้วยสัญลักษณ์ (wildcard characters)
จากรูปที่ 1 ถ้าเรานับรายการอาหารที่มีคำบางส่วนเป็นส่วนประกอบสามารถใช้แบบตัวอย่างนี้ได้เลย

=COUNTIFS(B2:B16,"*หมู*",B2:B16,"*กุ้ง")

ปล. ตัวอย่างที่ 3 นี้จะได้ผลลัพธ์เหมือนกับตัวอย่างที่ 1 [=COUNTIFS(B2:B16,"ข้าวผัดหมู",B2:B16,"ข้าวผัดกุ้ง")]

👱👱👱

ตัวอย่างที่ 5 วิธีการนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขด้วยวันที่ (dates)

รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างการนับเซลล์แบบหลายเงื่อนไขด้วยวันที่

เขียนสูตรตามหลักไวยากรณ์ได้ ดังนี้

=COUNTIFS(E2:E16,">14/09/2560",E2:E16,"<20/09/2560")

ผลลัพธ์จากสูตรนี้จะนับเซลล์ตาม E7 ถึง E9

นี้เป็นตัวอย่างแบบต่าง ๆ สำหรับใช้นับเซลล์หลายเงื่อนไข เพื่อให้คุณ ๆ สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

Read More

นับสิ่งที่สนใจแบบมีเงื่อนไขเดียวในพริบตา...ด้วยสูตร CountIF() ตอนที่ 1

ถ้าคุณได้รับงานให้ค้นหาคำในไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ ให้เรามาใช้สายตาตรวจคงจะไม่ไหว ดังนั้น ในบทความนี้ จะนำเสนอสูตรที่ช่วยให้คุณนับคำที่เราสนใจได้ในพริบตา

CountIF() ถูกใช้กับการนับเซลล์ ในช่วงที่คุณกำหนดเป็นเงื่อนไข 

โดยไวยากรณ์สูตรต้องเขียน ดังนี้

ไวยากรณ์:   COUNTIF(range, criteria)

หลักการ

• range หมายถึง ช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจะนับ เช่น A1:A20 เป็นต้น 
• criteria หมายถึง เงื่อนไขที่คุณต้องการ ซึ่งจะเป็นตัวเลข ข้อความ หรือตัวแปรก็ได้ 

ตัวอย่าง1 ทำการนับคำด้วย COUNTIF() โดยเงื่อนไขสามารถเป็นตัวแปร หรือข้อความก็ได้

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการใช้สูตร COUNTIF

จากตัวอย่างนี้ ใช้สูตร COUNTIF เข้ามาช่วยนับคำที่กำหนด ซึ่งสูตรนี้จะไม่ตรวจสอบตัวอักษรใหญ่-เล็ก (case insensitive) และเงื่อนไขสามารถกำหนดเป็นตัวแปร (เหมือนเซลล์ B6 และ B8) หรือข้อความ (เซลล์ B7) ก็ได้ 

นอกจาก เงื่อนไขของ COUNTIF สามารถเป็นทั้งตัวแปรและข้อความแล้ว ยังสามารถใส่เป็นตัวเลข หรือสูตรได้ด้วย

ตัวอย่างที่ 2 ทำการนับคำด้วย COUNTIF() โดยเงื่อนไขสามารถเป็นตัวเลข หรือสูตรได้

จากตัวอย่างที่ 2 นี้ 
=COUNTIF($A$2:$D$4,2) คือ สูตรนี้นับเซลล์ตั้งแต่ A2 ถึง D4 โดยให้นับเลข 2 
=COUNTIF($A$2:$D$4,"*Ap*") คือ สูตรนี้นับเซลล์ตั้งแต่ A2 ถึง D4 โดยให้นับคำที่มีส่วนประกอบ Ap ซึ่งข้างหน้าและหลังคำนี้ จะประกอบด้วยตัวอักษรอะไร จำนวนเท่าไรก็ได้ 
=COUNTIF($A$2:$D$4,"?????es") คือ สูตรนี้นับเซลล์ตั้งแต่ A2 ถึง D4 โดยให้นับคำที่มีตัวอักษรอะไรก็ได้ แต่จำนวนตัวอักษรต้องมี 5 ตัว และต้องปิดท้ายคำด้วย es 
=COUNTIF($A$2:$D$4,"????es") คือ สูตรนี้นับเซลล์ตั้งแต่ A2 ถึง D4 โดยให้นับคำที่มีตัวอักษรอะไรก็ได้ แต่จำนวนตัวอักษรต้องมี 4 ตัว และต้องปิดท้ายคำด้วย es 

แต่ถ้าต้องการค้นหาตัวคำว่า "?" หรือ "*" ให้ใส่ "~" นำหน้า "?" หรือ "*" โปรแกรมจะค้นหา "?" หรือ "*" ได้ปกติ

ตัวอย่างที่ 3 ทำการนับคำด้วย COUNTIF() โดยเงื่อนไขสามารถดูว่ามีค่ามากกว่า น้อยกว่า หรือเท่ากับ ก็ได้

ถ้าต้องการนับตัวเลขที่

• มากกว่า 5                 =COUNTIF($A$2:$D$4,">5")
• มากกว่าหรือเท่ากับ 5 =COUNTIF($A$2:$D$4,">=5")
• น้อยกว่า 5                 =COUNTIF($A$2:$D$4,"<5")
• น้อยกว่าหรือเท่ากับ 5 =COUNTIF($A$2:$D$4,"<=5")
• เท่ากับ 5                   =COUNTIF($A$2:$D$4,"=5")
• ไม่เท่ากับ 5               =COUNTIF($A$2:$D$4,"<>5")

ก่อนหน้านี้ COUNTIF ใช้กับเงื่อนไขเพียง 1 เงื่อนไข แต่ถ้าต้องการนับ หลายเงื่อนไขละ จะทำได้อย่างไร

ตัวอย่างที่ 4 ทำการนับคำด้วย COUNTIF() โดยมีหลายเงื่อนไข
ถ้าใช้โจทย์เดียวกับตัวอย่างที่ 3 คุณสามารถ + หรือ - ค่าที่ได้จากเงื่อนไขที่กำหนดไว้เป็นตัวเลข ดังนี้
=COUNTIF($A$2:$D$4,">=4")-COUNTIF($A$2:$D$4,"<7")+COUNTIF($A$2:$D$4,"=7")
จากสูตรนี้ จะมี 3 COUNTIF()  ได้ 8-7+2 คำตอบที่ได้ คือ 3

ถ้าใช้โจทย์เดียวกับตัวอย่างที่ 2 คุณสามารถใช้ + หรือ - ค่าที่ได้จากเงื่อนไขที่กำหนดเป็นตัวอักษร ดังนี้
=COUNTIF($A$5:$D$7,"*apples")+COUNTIF($A$5:$D$7,"oranges")
จากสูตรนี้ จะมี COUNTIF() ได้ 4+2 คำตอบที่ได้ คือ 6

Read More