Conditional Formatting การใช้สูตรใน Excel สำหรับการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข ตอนที่ 4

ก่อนหน้านี้เรามีการอธิบาย ถึงการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ด้วย Hightlight, Data Bar, Icon Set ในโปรแกรม Excel ไปแล้วถึง 3 ตอน

ในบทความนี้ ขอนำเสนอการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ด้วยสูตร (Formula) เพื่อให้คุณๆ มีวิธีในการจัดรูปแบบข้อมูลในโปรแกรม Excel ได้ตรงกับเงื่อนไขมากขึ้น  

ซึ่งการนำสูตรเข้ามาช่วยในการทำ Conditional Formatting นั้น คุณสามารถพบได้ใน Excel 2016, 2013 และ 2010 เท่านั้น


วิธีการ ใช้สูตรในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข  
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร 
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule  ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงเมนูการสร้าง Conditional Formatting ด้วยสูตร

4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. 
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format 

เมื่อคุณรู้วิธีการสร้าง Conditional Formatting ด้วยสูตรแล้ว เรามาดูตัวอย่างการประยุกต์ใช้ ดังนี้ 

วิธีการการเปรียบเทียบค่า (ข้อความและตัวเลข) ใน Excel ด้วย Conditional Formatting โดยใช้สูตรต่างๆ
ปกติคุณสามารถใช้คุณลักษณะของการกำหนดรูปแบบข้อความหนึ่ง (Conditional Formatting แบบ Hightlight) ในการจัดการเซลล์ (ตัวอักษร) โดยมีเงื่อนไขว่าค่าในเซลล์นั้น ต้องมีค่ามากกว่า หรือ น้อยกว่า หรือ เท่ากับ ค่า (ตัวเลข) ที่คุณระบุ (The value you specify) ตัวอื่น เช่น 

รูปที่ 1  แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ของการใช้เครื่องมือ Conditional Formatting 

จะเห็นว่าการ Hightlight ที่เกิดจากการใส่เงื่อนไขลงไป จะปรากฎที่เซลล์ที่เป็นเงื่อนไขเท่านั้น โดยที่คุณจะ ไม่ สามารถใช้คุณลักษณะ (Conditional Formatting แบบ Hightlight) นี้ กับกรณีการจัดรูปแบบเซลล์หนึ่ง กับค่าในเซลล์อื่น (A cell's value in another column) ได้ 

แล้วถ้าต้องการจัดรูปแบบ โดยเปรียบเทียบเซลล์หนึ่งกับค่าในเซลล์อื่นละ !!!!!

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่ใช้สูตรเข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อให้เหมาะสมตามเงื่อนไขต่าง ๆ มากขึ้น

ตัวอย่างที่ 1 การเขียนสูตร (Formula) ให้เงื่อนไขทำการเปรียบเทียบคอลัมน์หนึ่งกับค่าหนึ่ง ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting ที่ Product Column โดยให้ตรวจสอบเงื่อนไขว่าค่าใน In Stock Column มีค่ามากกว่า 0 หรือไม่ 
เมื่อทำตามโจทย์นี้ คุณต้องได้ผลเหมือนตาราง ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างการใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ในที่นี้ให้คุณประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A13:A19
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =$B13>0 ..... อ่านมาถึงจุดนี้ ถ้าใคร งง ว่าต้อง $B13 ให้ไปศึกษาได้ที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"

6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ... 


วิธีการ Hightlight ทั้งแถว ใน Excel ด้วย Conditional Formatting โดยใช้สูตรต่างๆ

จากตัวอย่างก่อนหน้านี้ เรานำเสนอการจัดการรูปแบบข้อมูลในแบบต่างๆ แต่ทุกแบบเป็นการจัด Format เฉพาะเซลล์เท่านั้น ซึ่งถ้าหาต้องการจัด Format ทั้ง Row ให้เลือกทั้งตาราง แล้วจึงค่อยใส่เงื่อนไขลงไป

ตัวอย่างที่ 2 การเขียนสูตร (Formula) ให้โปรแกรมทำการเปรียบเทียบระหว่างคอลัมน์กับคอลัมน์ ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting โดยดูจากเงื่อนไขว่าค่าใน In Stock Column มีค่าน้อยกว่า Sold Column หรือไม่ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตารางที่ใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A13:C19 (ในที่นี้กำหนดให้ทำ Conditional Formatting ทั้ง Row ทำให้ข้อต้องเลือกทั้งตาราง)
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =$B13<$C13 ..... ต้องการรู้ว่าการอ้างอิงเซลล์นี้คืออะไร อ่านที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ... 

จากทั้ง 2 ตัวอย่างข้างต้น การเขียนสูตรในการตรวจสอบได้แค่สูตรเดียว แต่ถ้าคุณต้องการตรวจสอบมากกว่า 1 สูตร จะทำอย่างไรละ ....

ตัวอย่างที่ 3 การเขียนสูตรโดยใช้ AND, OR เข้ามาช่วย ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting ที่ตาราง โดยมีเงื่อนไขว่า In Stock Column ต้องน้อยกว่า Sold Column และ Manufacturing Column ต้องผลิตใน Thailand หรือ Singapore เท่านั้น
เมื่อทำตามโจทย์นี้ คุณต้องได้ผลเหมือนตาราง ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลที่ใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A2:D8 (ในที่นี้กำหนดให้ทำ Conditional Formatting ทั้ง Row ทำให้ข้อต้องเลือกทั้งตาราง)
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =AND($B2<$C2,OR($D2="Thailand",$D2="Singapore")) ..... ถ้าสงสัยว่าทำไมต้องมี $หน้าชื่อเซลล์ ให้อ่านที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ...

ข้อสังเกต การใช้สูตรมาประกอบการทำ Conditional Formatting คุณจะต้องมีความรู้เรื่องสูตร และ การอ้างอิงเซลล์ เพิ่มขึ้นมาด้วย 

Read More

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วย Icon Set ตอนที่ 3

บทความก่อนหน้า เราได้แนะนำ Conditional Formatting ที่ใช้ทั้ง Hightlight และ Data Bars เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมูลใน Excel ตามเงื่อนไขต่างๆ แต่ในบทความนี้ เราจะเสนอการจัดการข้อมูลด้วย Icon Set หรือสัญลักษณ์ต่างๆ แทน

👀  👀  👀

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting 

คือ การทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ โดดเด่นกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น

ตัวอย่าง การทำ Conditional Formatting ด้วย Icon Set 

รูปที่ 1 แสดงการใช้ Icon Set ในการเปรียบเทียบข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ เป็นการนำสัญลักษณ์เข้ามาเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งในโจทย์นี้ ให้ทำที่คอลัมน์จำนวนยอดการสั่งต่อวัน ซึ่งถ้ามียอดการสั่งมากกว่าหรือเท่ากับ 4 ให้แสดงเครื่องหมายถูกสีเขียว ส่วนยอดการสั่งมากกว่าหรือเท่ากับ 3 แสดงเครื่องหมายตกใจสีเหลือง และถ้ามียอดต่ำกว่านี้ให้แสดงเครื่องหมายกากบาทสีแดง ตามรูปที่ 1

วิธีทำ 
1. คลิกเลือกเซลล์ D2:D16 
2. เลือก Conditional Formatting จาก Home Tag 
3. เลือก Icon Set และเลือกสัญลักษณ์ที่ต้องการจะใช้ จากการทำข้อนี้คุณจะได้สัญลักษณ์เกิดขึ้นในช่องเซลล์แต่ละช่อง
4. เข้าไปกำหนดเงื่อนไขให้กับสัญลักษณ์ที่เลือกใช้ ด้วยการเข้าทำข้อ 1-2 และเลือก Manage Rules.. 
5. โปรแกรมจะแสดง Conditional Formatting Rules Manager >> คลิกปุ่ม Edit Rule.. ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงหน้าจอ Edit Formatting Rule ตามเงื่อนไขของโจทย์

เพียงแค่นี้คุณก็จะได้สัญลักษณ์เข้ามาใช้ในการเปรียบเทียบข้อมูลของคุณได้ 

จากทั้ง 3 ตอนของเรื่อง Conditional Formatting ที่มีการจัดการข้อมูลด้วย Hightlight / Data Bars / Icon Set เราคิดว่าน่าจะพอให้คุณๆ ใช้ไปนำเสนอข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel นะคะ 

Read More

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยการ Data Bar เพื่อช่วยในการเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตอนที่ 2

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting 

คือ การทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ โดดเด่นกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น 

จากบทความที่แล้ว ได้พูดถึง Conditional Formatting การเน้นข้อมูลด้วยการ Hilghtlight Cells แต่ในที่นี้ จะพูดถึงการใช้ Data Bar เข้ามาทำให้ข้อมูลคุณน่าสนใจขึ้น 

ตัวอย่าง

การสร้างรูปแบบของข้อมูลด้วย Data Bar ตามรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างตารางที่ใช้ Conditional Formatting แบบ Data Set

ก่อนอื่นเราต้องมีข้อมูลดิบที่เราจะนำเสนอก่อน ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างตารางที่จะใช้ Conditional Formatting ในการเทียบค่า

ให้เลือกเซลล์ C2:C13 >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก Data Bars ที่ต้องการ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงการใช้ Conditional Formatting แบบ Data Bars เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลตัวเลข

เพียงแค่นี้คุณก็ได้รูปแบบของข้อมูลที่ดูได้ง่ายขึ้นแล้ว แต่ถ้าต้องการทำให้รูปแบบการนำเสนอดูเหมือนกับตัวอย่างที่ 1 เราต้องมาตกแต่งสักหน่อย 

ซึ่งในที่นี้ เราจะใส่สีพื้นหลัง ลบตัวเลขในเซลล์ และใส่สีเส้นตารางเพื่อให้ดูง่ายขึ้น ดังนี้

• การใส่สีพื้นหลัง ให้เลือกเซลล์ C2:C13 และใส่ Fill Color ที่ต้องการ
• การลบตัวเลขในเซลล์ C2:C13 ให้เข้าไปที่ Conditional Formatting แล้วเลือก Manage Rules.. ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงหน้าการจัดการเงื่อนไขของ Conditional Formatting

• คลิก Edit Rule.. >> ติกเครื่องหมายถูกที่ Show Bar Only >> คลิก OK ดังรูปที่ 5 

รูปที่ 5 แสดงหน้าจอการแก้ไขเงื่อนไขของ Conditional Formatting

• การใส่สีเส้นตารางให้ต่างกับสีพื้นหลัง โดยในตัวอย่างนี้ ให้เลือกเป็นสีขาว เพื่อให้ตัดกับสีพื้นหลังที่เป็นสีดำ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงการเปลี่ยนสีของเส้นตารางให้ต่างกับสีพื้นหลัง

นี้ก็จะเป็นการนำ Conditional Formatting แบบ Data Bars มาช่วยในการแสดงผลให้ดูได้ง่ายมากขึ้น ตามรูปที่ 1 

เพียงแค่นี้ก็สามารถนำเสนอข้อมูลที่เป็นตัวเลข ให้สามารถเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น 

Read More

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยการ Hilghtlight Cells ตอนที่ 1

ในบทความนี้ เรามาเรียนรู้ เทคนิคในการจัดการรูปแบบข้อมูลภายใน Excel ด้วย Conditional Formatting 

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting คือ ทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ เป็นจุดที่น่าสนใจกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น 

วิธีการใช้ Conditional Formatting

ไปที่หน้า Home Ribbon >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงวิธีการเลือกทำ Conditional Formatting ใน Excel

 เมื่อคลิกที่ปุ่ม Conditional Formatting แล้ว โปรแกรมจะแสดง Pop Up โดยจะมี Functions ให้ใช้ในการจัดการข้อมูล เพื่อให้เราสังเกตได้ง่ายๆ ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดง Conditional Formatting Menu

จากตัวอย่างในบทความ "การกรองข้อมูล (Filter) ใน Excel" หรือ "การเรียงข้อมูล (Sort) ใน Excel" จะเห็นว่ามีการแบ่งสีให้กับประเภทวัตถุดิบต่างๆ 

ดังนั้น เราจะใช้ตัวอย่างนี้มาอธิบายถึงวิธีการเน้นข้อความด้วยวิธีการต่างๆ 

ตัวอย่างที่ 1 จะทำการจัดรูปแบบข้อความจาก "ตัวอักษร" เป็นเงื่อนไข
โจทย์ต้องการให้ Highlight เซลล์ เมนูอาหารโดยแยกสีตามประเภทวัตถุดิบ (เมนูที่มีวัตถุดิบหมู-ใช้พื้นหลังสีชมพู / ปู-สีส้ม / ไก่-สีฟ้า / กุ้ง-สีเขียว) ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดง Conditional Formatting แบบ HightLight Cell ด้วยตัวอักษรมาเป็นเงื่อนไข 

วิธีการทำตัวอย่างที่ 1
1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องจัดรูปแบบ (ในที่นี้เลือก Cell: B2-B16) แล้วไปหน้า Home Ribbon >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting
2. เลือก Hightlight Cells Rules >> More Rules.. จะแสดงหน้าจอ ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงหน้าจอ New Formatting Rule

3. โดยในส่วน Select a Rule Type: (ประเภทเงื่อนไข โดยในตัวอย่างที่ 1 นี้ให้เลือก Format only cells that contain)
4. ส่วน Edit the Rule Description: (การกำหนดเงื่อนไขในการแสดง) โดยที่ Drop Down List ด้านซ้ายให้เลือกเป็น Specific Text / Drop Down List ตรงกลางให้เลือกเป็น Greater than และ Drop Down List ด้านขวาให้เขียนคำที่ต้องการให้โปรแกรมเน้นข้อความ 
5. ส่วน Preview ให้คลิกปุ่ม Format เพื่อกำหนดรูปแบบของข้อความที่คุณต้องการ 
6. คลิก OK ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างการกำหนดรูปแบบข้อความในเซลล์ที่มีคำว่า ปู อยู่ในชื่อ

ให้ทำแต่ละสีไล่ไปจนครบ หากต้องการปรับแก้ไขภายหลัง สามารถเข้าไปจัดการด้วยการคลิกที่ Manage Rules (ตามรูปที่ 2)

โปรแกรมจะแสดงหน้าจอเพื่อให้คุณแก้ไขรูปแบบต่างๆ ได้ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงหน้าจอสำหรับแก้ไขรูปแบบของเงื่อนไขที่กำหนดไว้เดิม

☺☺☺☺

ตัวอย่างที่ 2 จะทำการจัดการรูปแบบข้อความด้วย "ตัวเลข" เป็นเงื่อนไข

โจทย์ต้องการ Highlight เซลล์ เมนูอาหารโดยแยกสีตามจำนวนยอดการสั่งต่อวัน ที่มากกว่า 3 ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดง Conditional Formatting แบบ HightLight Cells โดยใช้ตัวเลขมาเป็นเงื่อนไข

วิธีการทำตัวอย่างที่ 2

1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องจัดรูปแบบ (ในที่นี้เลือก Cell: D2-D16) แล้วไปหน้า Home Ribbon >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting

2. เลือก Hightlight Cells Rules >> Greater Than.. ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 แสดงช่องทางการทำตามตัวอย่างที่ 2

ให้ระบุตัวเลขที่ต้องการมาสร้างเงื่อนไข และระบุว่าต้องการให้ Format เป็นแบบใด ดังรูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดง Greater Than 

เมื่อคลิก OK ก็จะได้ตามรูปที่ 7 ทันที

ตัวอย่างที่ 3 จะทำการจัดรูปแบบข้อมูลด้วย "วันที่" เป็นเงื่อนไข
โจทย์ต้องการ Hightlight วันที่ของสัปดาห์ถัดไปของวันปัจจุบัน (วันปัจจุบัน คือ 18/9/2017) ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 แสดงตัวอย่างการ Hightling ด้วยวัน

วิธีการทำตัวอย่างที่ 3
1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่ต้องจัดรูปแบบ (ในที่นี้เลือก Cell: D2-D16) แล้วไปหน้า Home Ribbon >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting
2. เลือก Hightlight Cells Rules >> A Date Occurring.. 
3. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ A Date Occurring โดยในโจทย์ให้กำหนดเป็นเงื่อนไข สัปดาห์ถัดไปในวันปัจจุบัน ดังรูป 11

รูปที่ 11 แสดงหน้าจอ A Date Occurring เพื่อกำหนดวัดใน Conditional Formatting

4. คลิกปุ่ม OK ก็จะได้ตามรูปที่ 10 

นี้เป็นการจัดรูปแบบข้อมูลใน Excel แบบ HightLight Cells ตามเงื่อนไขแบบต่างๆ เช่น ตัวอักษร ตัวเลข วันที่ เป็นต้น แต่ Conditional Formatting ยังมีวิธีการจัดการรูปแบบข้อมูลอีกมาก ซึ่งเราจะนำเสนอในบทความถัดไป

💁💁💁

Read More

การกรองข้อมูลปะทะการซ่อน (Filter vs Hide) ในเอ็กเซล

คุณๆที่อ่านบทความ "การกรองข้อมูล (Filter) ใน Excel ด้วย Ribbon Data" คงพอจะนำวิธีการกรองข้อมูลแบบต่างๆ ไปประยุกต์ใช้กับงานได้บ้างนะคะ

บทความนี้ จะอธิบายข้อแตกต่างระหว่างข้อมูลของทั้งสองตัวนี้มาเปรียบเทียบกัน แต่ก่อนจะไปที่ข้อแตกต่างเรามาดูความเหมือนกันก่อน 

ผลลัพธ์ที่เห็นอย่างชัดเจนของการทำงานทั้ง 2 ตัวนี้ คือ 

การกรองข้อมูลคือการทำให้ข้อมูลที่ไม่ตรงเงื่อนไขมองไม่เห็นไป เช่นเดียวกับเรื่อง 

การซ่อน คือ การทำให้ข้อมูลถูกมองไม่เห็นนั้นเอง 

ความแตกต่างของทั้ง Filter และ Hide มี 2 เรื่อง ดังนี้ 

1. การคัดลอก (Copy) ข้อมูลที่ Filter/Hide ออกมา Paste ที่อื่น 

ผลที่ได้เมื่อ Copy ข้อมูลส่วนที่ Filter ไป ข้อมูลส่วนที่ถูกซ่อนไว้นั้นจะไม่ถูก Copy ไปด้วยนั้นเอง ซึ่งแตกต่างกับข้อมูลที่ Hide ไว้ จะถูก Copy ข้อมูลที่ซ่่อนไปอยู่ดี 

สรุป Copy ข้อมูลที่ Filter จะไม่สามารถ Copy ข้อมูลที่ถูกซ่อนได้ 
แต่ถ้าทำการ Copy ข้อมูลที่ Hide จะได้ข้อมูลที่ถูกซ่อนไปด้วย

2.  การใส่ค่า (Input) ไปที่ข้อความที่ซ่อนไว้

ผลที่ได้เมื่อทำการใส่ค่า (Input) ข้อมูลลง ตารางที่ Filter โปรแกรมจะข้ามบรรทัดข้อมูลที่ถูก Filter ไปบันทัดถัดไปทันที่ ซึ่งแตกต่างกับตารางที่ Hide ไว้ โปรแกรมจะให้เราใส่ค่า (Input) ข้อมูลนั้นลงตารางที่ Hide ทันที

จะเห็นว่าแม้ผลสัพธืที่ได้จะดูคล้ายกัน แต่ว่ากระบวนการทั้ง Copy และ Input ที่ได้จาก Filter/Hide กลับต่างกัน 

Read More

การกรองข้อมูล (Filter) ใน Excel

การกรองข้อมูลตามเงื่อนไข (Filter)

คือ วิธีการที่คุณสามารถกรองข้อมูลตามเงื่อนไขได้ เพื่อให้สามารถตรวจสอบหรือค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น

วิธีการ 

เข้าไปที่ Ribbon Data >> คลิก Filter ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงช่องทางการทำ Filter

• เมื่อคลิก Filter แล้วจะปรากฎ ตัวกรอง ขึ้นมาที่หัวคอลัมน์ 
• สามารถกดปุ่มนั้นเพื่อกำหนดวิธีการกรองได้ ซึ่งเมื่อกดปุ่มกรองที่คอลัมน์ไหน มันก็จะกรองข้อมูลโดยใช้หลักเกณฑ์คอลัมน์นั้น ดังรูปที่ 2

การกรองด้วย Filter มีอยู่ 2 รูปแบบ คือ

แบบที่ 1 : การกรองค่าแบบอัตโนมัติ (Auto Filter) โดยมีวิธีกรองสามารถกรองได้จากทั้ง สี (Filter by Color) และ ข้อความ (Text Filter)

แบบที่ 2 : การกรองค่าแบบขั้นสูง (Advance Filter) จะขึ้นกับประเภทของข้อมูลในคอลัมน์นั้น ว่าเป็น Text Filters หรือ Number Filters 

แบบที่ 1 : การกรองค่าแบบอัตโนมัติ (Auto Filter)

แบบนี้เป็นวิธีการกรองแบบง่าย ไม่ยุ่งยาก ด้วยการคลิกที่เมนู Filter ดังรูปที่ 1 หรือ Short Cut : Ctrl + Shift + L 

ในบทความนี้ เราจะใช้ตัวอย่างจาก บทความการเรียงข้อมูล (Sort) ใน Excel ด้วย Ribbon Data ตารางรายการเมนูอาหาร (รูปที่ 2 ตารางด้านซ้าย) มาใช้อธิบาย 😉😉😊😊

ที่แถวบนสุดของคอลัมน์จะขึ้นรูปกรวย สัญลักษณ์การกรองข้อมูลอันตโนมัติ ดังรูปที่ 2 

รูปที่ 2 แสดงวิธีการ Auto Filter by Color

จากรูปที่ 2 ข้างบนนี้ โปรแกรมจะมอง Column รายการอาหารที่เลือกทำ Filter แล้วแสดง Cell Color ทั้งหมดจากคอลัมน์ทันที เพื่อให้คุณสามารถเลือกเรียงข้อมูลตาม Cell Color ได้

ตัวอย่างที่ 1 ต้องการกรองข้อมูล เฉพาะสีชมพู ที่มีราคา 30 บาท คุณจะกรองข้อมูลด้วยวิธีใด
ตอบ คลิก Ribbon Data >> เลือก Filter >> เลือกปุ่มสามเหลี่ยมที่คอลัมน์รายการอาหาร >> เลือก Filter by Color >> สีชมพู ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างการเลือกรายการอาหารที่มี Filter สีชมพู

โปรแกรมจะแสดงข้อมูลเฉพาะสีที่คุณกรองมาแสดง ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลของการกรองด้วยสี

นอกจาก Auto Filter by Color ยังสามารถทำ Auto Filter by Text ได้ด้วยเช่นกัน ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงวิธีการ Auto Filter by Text

จากรูปที่ 5 โปรแกรมจะดู Column รายการอาหารที่เลือกทำ Filter แล้ว ให้คุณเลือกว่าจะกรองข้อความในคอลัมน์เป็นแบบไหน

ตัวอย่างที่ 2 ต้องการกรองข้อมูลรายการอาหาร โดยมีคำขึ้นต้นว่า "ข้าว" และ คำปิดท้ายว่า "ไก่" คุณจะกรองข้อมูลด้วยวิธีใด
ตอบ คลิก Ribbon Data >> เลือก Filter >> เลือกปุ่มสามเหลี่ยมที่คอลัมน์รายการอาหาร >> เลือก Text Filter >> เลือก Begins With.. และ Ends With...  ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดง Custom AutoFilter PopUp

โปรแกรมจะแสดงข้อมูลเฉพาะสีที่คุณกรองมาแสดง ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดงผลของการกรองด้วยตัวอักษร

แบบที่ 2 : การกรองค่าแบบขั้นสูง (Advance Filter)

จุดที่ Advanced Filter ต่างกับ Auto Filter คือ สามารถกรองข้อมูลได้ที่ละหลายเงื่อนไขพร้อมกัน จัดเรียงคอลัมน์ใหม่ และตัดข้อมูลที่มีความซ้ำซ้อนออกไปได้อย่างอัตโนมัติ

วิธีการ   

1. Data >> Sort&Filter >> Advanced 

2. จะแสดง Advance Filter Pop Up ดังรูปที่่ 8

รูปที่ 8 แสดง Advance Filter Pop Up

โดยวิธีการกรองแบบขั้นสูงนี้ สามารถทำได้ออกมาเป็น 2 ลักษณะ 

การกรองขั้นสูงแบบ 1. กรองข้อมูล แสดงบนเซลล์เดิม โดยสามารถทำตาม ดังนี้

• Action เลือกเป็น Filter the list, in-place  
• List range เลือกเซลล์ที่ต้องการ Filter ข้อมูล
• Criteria range เลือกเซลล์ที่มีเงื่อนไข

การกรองขั้นสูงแบบ 2. กรองข้อมูล แสดงบนเซลล์ใหม่ โดยสามารถทำตาม ดังนี้

• Action เลือกเป็น Copy to another location 
• List range เลือกเซลล์ที่ต้องการ Filter ข้อมูล
• Criteria range เลือกเซลล์ที่มีเงื่อนไข
• Copy to เลือกเซลล์ที่จ้องการให้ข้อมูลที่ Filter ไปแสดงในเซลล์ใหม่

ตัวอย่างที่ 3 ต้องการกรองข้อมูลรายการอาหารลำดับที่ 1,12 กับ อาหารที่มีราคาอาหาร 30 บาท 
ตอบ สร้างตารางเงื่อนไขที่จะใช้กรองข้อมูล ในส่วนของ Criteria range ก่อน ดังรูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดงตัวอย่างตารางเงื่อนไขที่จะใช้ในการกรองข้อมูล (Criteria range)

คลิก Ribbon Data >> ไปที่ Sort&Filter >> คลิก Advance >> จะมี Pop Up : Advance Filter ขึ้นมา >> ให้ทำตามการกรองขั้นสูงแบบ 1 ซึ่งใน Criteria range คุณไปเลือกตาราง ดังรูปที่ 9 ลงไป >> คลิก OK 


ผลลัพธ์ โปรแกรมจะกรองข้อมูลตามเงื่อนไข Criteria range และกรองข้อมูลทับตาราพื้นที่ตารางเดิม (เลือกมาเฉพาะข้อมูลรายงานอาหารลำดับที่ 1, 12 กับราคาอาหาร 30 บาท) ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 แสดงผลลัพธ์การกรองข้อมูลแบบ Advance Filter ตามตัวอย่างที่ 3

ตัวอย่างที่ 4 ต้องการกรองข้อมูล ดังนี้ 

• ราคาอาหาร มากกว่าหรือเท่ากับ 40 บาท กับ จำนวนยอดสั่งต้องมากกว่าหรือเท่ากับ 4 จานต่อวัน
• ลำดับที่ 1 ที่จำนวนยอดสั่งต้องมากกว่า 3 จานต่อวัน
• รายการอาหารเป็น ข้าวผัดผักสามสหาย ที่มียอดสั่งต้องมากกว่าหรือเท่ากับ 4 จานต่อวัน
• ลำดับที่ 13 

ตอบ สร้างตารางเงื่อนไขที่จะใช้กรองข้อมูล ในส่วนของ Criteria range ก่อน ดังรูปที่ 11

รูปที่ 11 แสดงตัวอย่างตารางเงื่อนไขที่จะใช้ในการกรองข้อมูล (Criteria range)

คลิก Ribbon Data >> ไปที่ Sort&Filter >> คลิก Advance >> จะมี Pop Up : Advance Filter ขึ้นมา >> ให้ทำตามการกรองขั้นสูงแบบ 2 ซึ่งใน Criteria range คุณเลือกตาราง (รูปที่ 11) >> คลิก OK ดังรูปที่ 12 

รูปที่ 12 แสดงตัวอย่างการกรองข้อมูลใน Pop Up : Advance Filter ตามตัวอย่างที่ 4

ผลลัพธ์ โปรแกรมจะกรองข้อมูลตามเงื่อนไข Criteria range และกรองข้อมูลในพื้นที่ใหม่ ดังรูปที่ 13

รูปที่ 13 แสดงผลลัพธ์การกรองข้อมูลแบบ Advance Filter ตามตัวอย่างที่ 4

คุณจะเห็นว่าแค่การกรองข้อมูลเรื่องเดียวก็มีวิธีการต่างๆ เพื่อให้สามารถเลือกวิธีการให้เหมาะสมกันไปในแต่ละสถานการณ์

Read More

การเรียงข้อมูล (Sort) ใน Excel

คุณเคยต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ ใน Excel หรือไม่ เช่น ต้องเรียงเงินเดือนจากมากไปน้อย เรียงราคาสินค้าจากน้อยไปมา แสดงข้อมูลที่กรองจาก hi-light สีต่างๆ ข้อความตามเงื่อนไข เป็นต้น


สิ่งเหล่านี้ ถือเป็นทักษะพื้นฐาน ที่คุณควรจะต้องรู้ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel

การเรียงข้อมูล (Sort)

เป็นสิ่งที่ช่วยให้เห็นภาพข้อมูลในลักษณะที่เป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น รวมถึงทำให้คุณสังเกตเห็นแนวโน้มหรือความผิดปกติได้ง่ายขึ้นด้วย ซึ่งถ้าคุณจะนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อ สิ่งแรกที่คุณควรทำ คือ การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะฐานข้อมูล (Database) แบบเบื้องต้นได้

การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะฐานข้อมูล (Database) แบบเบื้องต้น ต้องเป็นอย่างไร 
1. บรรทัดบนสุดของข้อมูลต้องเป็นชื่อหัวตาราง 
2. ต้องไม่มีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อคอลัมน์ เช่น คอลัมน์เงินเดือน ก็ไม่ควรจะมีข้อมูลเป็นตัวหนังสือในคอลัมน์เงินเดือน เป็นต้น 

การเรียงข้อมูล (Sort) มี 2 ประเภทใหญ่

แบบที่ 1. การเรียงแบบคอลัมน์เดียว 

แบบที่ 2. การเรียงแบบหลายชั้น ซ้อนกัน เช่น ต้องการเรียงคอลัมน์ด้วย รหัสพนักงาน กับ ชื่อพนักงาน เป็นต้น

วิธีการเรียงข้อมูลแบบที่ 1 : การเรียงแบบคอลัมน์เดียว

เข้าไปที่ Ribbon Data >> คลิกที่คอลัมน์ที่คุณต้องการให้เรียงข้อมูล >> คลิก AZ กรณีต้องการเรียงจากน้อยไปมาก หรือ คลิก ZA กรณีต้องการเรียงจากมากไปน้อย ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงเมนู เพื่อการเรียงข้อมูล ทั้ง 2 แบบ

ตัวอย่างที่ 1 ต้องการเรียงข้อมูลตารางด้านซ้าย ให้แสดงการเรียงข้อมูลเมนูอาหารที่มียอดการสั่งต่อวันมากที่สุด ซึ่งก็จะแสดงแบบตารางด้านขวา ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงผลการเรียงข้อมูลแบบที่ 1 

วิธีการเรียงข้อมูลแบบที่ 2  : การเรียงแบบหลายชั้น ซ้อนกัน

1. เข้าไปที่ Ribber Data >> คลิก Sort  ตามรูปที่ 1 (ด้านบน)

2. โปรแกรมจะแสดง Sort Dialog Box เพื่อให้คุณระบุคอลัมน์ที่จะใช้เป็นเงื่อนไขในการเรียงข้อมูล ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงหน้าจอของ Sort Dialog Box 

ให้คุณสร้างเงื่่อนไขที่คุณต้องการจะให้เรียง 

ตัวอย่างที่ 2 ต้องการเรียงข้อมูลรายการอาหาร (จากตารางด้านซ้ายมือ) ด้วยเงื่อนไขแรก คือ คอลัมนราคาให้เรียงจากจากราคาน้อยไปมาก และเงื่อนไขสอง คือ จำนวนยอดการสั่งต่อวัน ให้เรียงจาก จำนวนสั่งมากไปน้อย ก็จะได้รายการอาหาร (จากตารางด้านขวามือ) ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลจากการเรียงข้อมูล ตามแบบที่ 2

โดยใน Sort Dialog Box จะต้องกำหนดตาม รูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงวิธีการกำหนดเงื่อนไขตามตัวอย่างที่ 2 ใน Sort Dialog Box

จากทั้ง 2 ตัวอย่าง จะเห็นได้ว่า เครื่องมือใน Excel มีวิธีการในการเรียงข้อมูลได้หลายวิธีด้วยกัน ซึ่งคุณๆ ต้องทดลองเล่นเครื่องมือนี้ ตามโจทย์ต่างๆ แต่ถ้าคุณนึกโจทย์ไม่ออกให้ลอง ทำแบบฝึกหัดที่นี่

Read More