ปัจจุบันมักมีหลายหน่วยงานที่กล่าวถึงความสามารถของ Excel ไม่ว่าจะเป็น
เทคนิคพื้นฐาน (ฺBasic Technical) หรือ เทคนิคขั้นสูง (Advanced Technical) ก็เพื่อให้คุณสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ในการทำงานนั้นเอง ซึ่งถ้าคุณหวังจะใช้โปรแกรมนี้ได้อย่างเชี่ยวชาญ ก็ควรจะเริ่มต้นศึกษาเทคนิคพื้นฐานก่อน
แล้วอะไรบ้างที่เป็นความรู้พื้นฐานของโปรแกรม (ไม่แน่ว่า...เพียงคุณเข้าใจเรื่องพื้นๆ เหล่านี้แล้ว ก็อาจจะเพียงพอสำหรับงานที่คุณกำลังรับผิดชอบก็เป็นได้)
- องค์ประกอบของโปรแกรม Excel
- การคำนวณผลรวม และสูตรการคำนวณ
- การระบุข้อมูลและรูปแบบของข้อมูล
- การเน้นข้อมูลให้ตรงกับเงื่อนไข
- การสร้างรายงานและแผนภูมิแบบง่ายๆ
- การทำความเข้าใจ Keyboard Shortcuts และ Productivity Tricks
องค์ประกอบของโปรแกรม Excel
เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือส่วนต่างๆ ภายในโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น ควรทำความเข้าใจองค์ประกอบของโปรแกรมก่อน ซึ่งหากเปิดโปรแกรมขึ้นมา คุณจะพบองค์ประกอบอยู่ 5 ส่วน ดังรูปที่ 1 คือ
 |
| รูปที่ 1 แสดงองค์ประกอบของหน้าจอโปรแกรม Excel |
1. Quick Access Toolbar เป็นส่วนที่คุณสามารถวางเครื่องมือต่างๆ ที่ต้องเรียกใช้บ่อยๆ ได้ โดยโปรแกรมจะกำหนด Icon พื้นฐานไว้ 3 Icon คือ Save, Undo, Redo
2. Ribbon เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร
3. Formula Bar เป็นส่วนที่ใช้แสดงการใช้งานสูตรการคำนวณต่าง ๆ
4. Spreadsheet Grid เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ขั้นภายในเอกสาร
5. Status bar เป็นส่วนที่ใช้แสดงจำนวนหน้ากระดาษ และจำนวนตัวอักษรที่ใช้ในเอกสาร
การคำนวณผลรวม และสูตรการคำนวณ
เรื่องนี้คงหนี้ไม่พ้น เพราะโปรแกรม
Excel เกิดมาเพื่อช่วยคุณคำนวนสูตรต่างๆ เพื่อช่วยคุณทำการคำนวณได้อย่างง่าย โดยโปรแกรมจะแบ่งฟังค์ชั่นต่างๆ ออกเป็น
Financial Function เป็นฟังค์ชั่นที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโปรแกรมก็ว่าได้ เพราะว่าโปรแกรมได้จัดเตรียมสูตรในการคำนวณด้านการเงินที่หลากหลาย เช่น การคำนวณผลผลิต การประเมินมูลค่าการลงทุน การคำนวณอัตราดอกเบี้ย การหาอัตราผลตอบแทน การหาค่าเสื่อมของสินทรัพย์ เป็นต้น
Logical Function เป็นฟังค์ชั่นที่ช่วยให้คุณสามารถใส่เงื่อนไขในการตัดสินใจให้กับสูตรของคุณ ซึ่งมันจะประกอบไปด้วย ฺBoolean operators (AND OR XOR NOT) และ Conditional tests (IF IFERROR IFNA IFS SWITCH)
Text Function เป็นฟังค์ชั่นที่ช่วยในการแปลงข้อความให้เป็นรูปแบบที่คุณกำหนดไว้
Date & Time Function เป็นฟังค์ชั่นที่ช่วยในการแปลง ตัวเลขที่เก็บวันเวลาในโปรแกรม ให้อยู่ในรูปแบบของวันที่ เวลา ที่คุณๆ คุ้นเคย
Lookup & Reference เป็นฟังค์ชั่นที่บอกให้โปรแกรม ส่งค่ากลับออกมาเป็นแถวหรือคอลัมน์ ซึ่งคล้ายกับฟังค์ชั่นการค้นหา เช่น VLOOKUP, HLOOKUP (พบใน Excel 2010 และ 2013 ข้ึนไป)
Math & Trig เป็นฟังค์ชั่นที่ใช่ในการคำนวณสูตรคณิตศาสตร์ (mathematical calculations) เช่น เลขคณิตแบบพื้นฐาน (basic arithmetic) เงื่อนไขในการรวมค่า เลขยกกำลัง (exponents & logarithms) อัตราส่วนตรีโกมิติ (trigonometric ratios)
Statistical Function เป็นฟังค์ชั่นในการคำนวณค่าสถิติต่างๆ
Engineering Function เป็นฟังค์ชั่นในงานด้านวิศวกรรมศาตร์
Cube Function เป็นฟังค์ชั่นที่เริ่มต้นใช้ใน
Microsoft Excel 2007 มันจะถูกใช้ในการเชื่อมต่อกับ SQL หรือเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่ง Data Cube เป็นชุดข้อมูลหลายมิติซึ่งสามารถเก็บไว้ใน Excel ที่มีสามารถเก็บใน spreadsheet เพื่อใช้ในการสรุปข้อมูลได้สบายๆ
Information Function เป็นฟังค์ชันในการจัดการรูปแบบและตำแหน่งของเซลล์ เช่น การจัดการข้อมูลที่ผิดพลาด ตัวเลข เป็นต้น
Compatibility Function เป็นฟังค์ชั่นใหม่ที่มีใน
Excel 2010 ขึ้นไป เช่น Statistical functions (reference) และ Math and trigonometry functions (reference)
Web Function เป็นฟังค์ชั่นที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลจากสื่อออนไลน์ภายนอก (online resources) เข้ามาเก็บใน
Excel
แล้วฟังค์ชั่นอะไรบ้างที่คุณควรรู้เพื่อเป็นพื้นฐานบ้างละ
การระบุข้อมูลและรูปแบบของข้อมูล (Handling Data)
การที่คุณเรียนรู้วิธีการใส่ข้อมูลและจัดการรูปแบบของข้อมูล ก็เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เช่น การคัดลอกข้อมูล (Copy) การวาง (Paste) การค้นหา (Find) คำสั่ง Go To เป็นต้น
การเน้นข้อมูลให้ตรงกับเงื่อนไข (Conditional formatting)
เป็นคุณลักษณะที่โดดเด่นจากโปรแกรมอื่นๆ เพราะมันช่วยให้คุณสามารถเน้นข้อมูลที่ต้องการเป็นรูปแบบต่างๆ ตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดได้ เช่น ทำการเน้น (hilight) รายชื่อลูกค้าที่มียอดสั่งซื้อสูงสุด 10 คนแรก หรือ เน้นรายชื่อพนักงานที่มีประสิทธิภาพการทำงานต่ำ เป็นต้น นอกจากนั้นยังสามารถรวมหลายเงื่อนไขด้วย Conditional formatting เพื่อเน้นข้อมูลได้ตรงตามเงื่อนไขมาก
การสร้างรายงานและแผนภูมิแบบง่ายๆ
เมื่อโปรแกรมถูกสร้างมาเพื่อจัดการข้อมูลจำนวนมากๆ โปรแกรมก็ควรจะต้องมีคุณลักษณะที่ช่วยให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจได้อย่างง่ายเช่นกัน ซึ่งขั้นตอนนี้หลายคนตกม้าตาย เมื่อพบว่าตัวเองต้องใช้เวลาในการสร้าง Graph หรือ Report เสียนาน
การทำความเข้าใจ Keyboard Shortcuts และ Productivity Tricks
หัวข้อนี้มักจะถูกหลายคนละเลย แต่คุณลองนึกถึงคนที่เชี่ยวชาญไม่ว่าจะอาชีพอะไร พวกเขาก็จะมีเทคนิกลูกเล่นต่างๆ เพื่อช่วยในการทำงานของพวกเขาทั้งนั้น แล้วถ้าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในโปรแกรมนี้ ความเข้าใจพื้นฐานแบบนี้ทำไมจะต้องโยนทิ้งไปซะละ
Reference
http://chandoo.org/wp/excel-basics/
http://www.excelfunctions.net/Excel-Logical-Functions.html
http://library.albany.edu/subject/tutorials/education/boolean.html
https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2017/01/11/excel-text-function-formula-examples/
https://www.thoughtco.com/description-of-text-string-3124029
https://www.techonthenet.com/excel/formulas/text.php
http://www.excelfunctions.net/Excel-Date-And-Time-Functions.html
https://www.exceltip.com/tips/lookup-and-reference-function.html
https://www.microsoftpressstore.com/articles/article.aspx?p=2224376
http://www.excelfunctions.net/Excel-Information-Functions.html
https://blogs.office.com/en-us/2013/03/21/use-webservice-functions-to-automatically-update-excel-2013-spreadsheets-with-online-data/
