ฟังก์ชั่นในการจัดการ Text ในโปรแกรมเอ็กเซล

ในการใช้โปรแกรม Excel ทำงาน เรามักจะเกี่ยวข้องกับตัวเลขเป็นส่วนใหญ่ แต่ก็คงหนีไม่พ้นที่จะต้องจัดการรูปแบบตัวอักษรเช่นกัน ดังนั้น ในบทความนี้ ได้เสนอกฎเกณฑ์ เงื่อนไขของการใช้ฟังก์ชั่น TEXT และ แสดงตัวอย่างการใช้ในแบบต่าง ๆ  

😉😉😉😉😉

TEXT Function 

เป็นฟังก์ชั่นในเอ็กเซลที่ทำการแปลง (Convert) ตัวเลขให้เป็นข้อความ ตามรูปแบบที่คุณ ๆ เป็นผู้กำหนดด้วยตนเอง

ไวยากรณ์ของ Text Function

=TEXT(Value, format_text)

หลักเกณฑ์

• Value เป็นการระบุตัวเลขที่ต้องการแปลงเป็นข้อความ ซึ่งคุณ ๆ จะใส่ได้ทั้งที่เป็นตัวเลข (Number), วันที่ (Date), การอ้างอิงเซลล์ที่คืนค่ามาเป็นตัวเลข และ ฟังก์ชั่นอื่นที่คืนค่ามาเป็นตัวเลขหรือวันที่
• Format_text เป็นการระบุรูปแบบที่คุณต้องการจะแสดง ซึ่งควรจะอยู่ในเครื่องหมายคำพูด (quotation marks) เช่น "DD/MMMM/YYYY" เป็นต้น

โดยทั่วไปฟังก์ชั่น TEXT มักถูกนำไปใช้กับเรื่องต่างๆ เช่น การแสดงตัวเลขเป็นข้อความให้สามารถอ่านได้ง่าย แสดงวันที่ในรูปแบบที่ต้องการ หรือ การรวมตัวเลข วันที่ กับข้อความที่คุณต้องการ เป็นต้น ดังนั้น คุณจะไม่สามารถนำฟังก์ชั่น TEXT มาใช้ในการคำนวณอย่างอื่นได้

คำถาม คือ แล้ว Format_text มีเงื่อนไขในการกำหนดรูปแบบหรือไม 😱😱😱😱 

โปรแกรม Excel จะมีเงื่อนไขในการกำหนดรูปแบบข้อความที่ต้องการให้แสดง ซึ่งในบทความนี้เราจะนำเสนอเฉพาะที่เป็นรูปแบบที่พบเห็นได้บ่อย ดังนี้ 

รูปแบบข้อความ	คำอธิบาย	ตัวอย่างการใช้รูปแบบ
#	แสดงตัวเลข	=TEXT(12,"#,###.##") หมายถึง ให้แสดงตัวเลข 12 โดยไม่แสดง 0 หน้า 12 และไม่มี 0 หลัง 12 [ผลลัพธ์ คือ 12.]
0	แสดงตัวเลข	=TEXT(12,"0,000.00") หมายถึง ให้แสดงตัวเลข 12 ด้วยรูปแบบ 0,000.00 [ผลลัพธ์ คือ 0,012.00]

ส่วนของวันที่ (Date) และเวลา (Time) มีเงื่อนไขในการกำหนดรูปแบบ ดังนี้

รูปแบบ	คำอธิบาย	ตัวอย่างการใช้รูปแบบ
d	แสดงวัน	d - แสดงตัวเลข 1 - 2 หลัก โดยไม่มีศูนย์นำหน้า เช่น 1 ถึง 31 dd - แสดงตัวเลข 1-2 หลัก โดยมีศูนย์นำหน้า เช่น 01 ถึง 31 ddd - แสดงตัวอักษรย่อ เช่น จ. ถึง อา. หรือ Mon ถึง Sun dddd - แสดงชื่อเต็ม เช่น จันทร์ ถึง อาทิตย์ หรือ Monday ถึง Sunday
m	แสดงเดือน	m - แสดงตัวเลข 1 - 2 หลัก โดยไม่มีศูนย์นำหน้า เช่น 1 ถึง 12 mm - แสดงตัวเลข 1-2 หลัก โดยมีศูนย์นำหน้า เช่น 01 ถึง 12 mmm - แสดงตัวอักษรย่อ 3 ตัวอักษร เช่น ม.ค ถึง ธ.ค. หรือ Jan ถึง Dec  mmmm - แสดงชื่อเต็ม เช่น มกราคม ถึง ธันวาคม หรือ January ถึง December
y	แสดงปี	yy - แสดงตัวเลข 2 หลัก เช่น  60 หมายถึง 2560 หรือ 16 หมายถึง 2016  yyyy - แสดงตัวเลข 4 หลัก เช่น  2560, 2016
h	แสดงชั่วโมง	h - แสดงตัวเลข 1-2 หลัก โดยมีศูนย์นำหน้า เช่น 1 ถึง 24 hh - แสดงตัวเลข 2 หลัก โดยมีศูนย์นำหน้า เช่น 01 ถึง 24
m	แสดงนาที	m - แสดงตัวเลข 1-2 หลัก โดยมีศูนย์นำหน้า เช่น 1 ถึง 60 mm - แสดงตัวเลข 2 หลัก โดยมีศูนย์นำหน้า เช่น 01 ถึง 60)
s	แสดงวินาที	s - แสดงตัวเลข 1-2 หลัก โดยมีศูนย์นำหน้า เช่น 1 ถึง 60 ss - แสดงตัวเลข 2 หลัก โดยมีศูนย์นำหน้า เช่น 01 ถึง 60
AM/PM	แสดงเวลาเป็น 12 ชั่วโมง, ลงท้าย "AM" หรือ "PM"

นอกจากนี้ คุณสามารถใส่เครื่องหมายพิเศษ ลงไปในรูปแบบที่ต้องการได้ด้วย ดังนี้ 

สัญลักษณ์	ความหมาย
+ and -	เครื่องหมายบวกและลบ
( )	เครื่องหมายวงเล็บ
:	เครื่องหมายทวิภาค (Colon)
^	เครื่องหมายหมวก (Caret)
'	เครื่องหมายลูกน้ำ (Apostrophe)
{ }	เครื่องหมายปีกกา (Curly brackets)
< >	เครื่องหมายมากกว่าและน้อยกว่า (Less-than and greater than signs)
=	เครื่องหมายเท่ากับ (Equal sign)
/	เครื่องหมายทับ (Forward slash)
!	เครื่องหมายอัศเจรีย์ (Exclamation point)
&	เครื่องหมายแอนด์ (Ampersand)
~	เครื่องหมายตัวหนอน (Tilde)
	ช่องว่าง (Space character)

ตัวอย่างที่ 1 การเขียน Text Function ต่าง ๆ เช่น ตัวเลข วันที่

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการเขียน Text Function

จากรูปที่ 1 จะมีตัวอย่างการเขียนแปลงตัวเลข วันที่ให้เป็นข้อความที่สามารถเข้าใจได้ง่าย 

😁😁😁😁😁

ตัวอย่างที่ 2 การเขียน Text Function มารวมกับข้อความ ซึ่งสามารถทำได้ 2 แบบ ดังนี้ 

แบบที่ 2.1: เป็นการเขียน Text Function มารวมกับข้อความธรรมดา จะใช้ & ในการผสานข้อความกับฟังก์ชั่นนั้นเอง

="วัน" &TEXT(14/10/2016,"dddd") 

ผลลัพธ์ คือ วันเสาร์

แบบที่ 2.2: เป็นการนำ CONCATENATE Function มารวมกับ Text Function (ตัวที่พื้นเป็นสีเทา)

=CONCATENATE("วัน",TEXT(14/10/2016,"dddd"))

ผลลัพธ์ คือ วันเสาร์ เหมือนกันกับแบบที่ 2.1

ปล. ใครไม่รู้เรื่อง CONCATENATE สามารถไปทบทวนในบทความ การผสานหรือรวมข้อความด้วยฟังก์ชั่น CONCATENATE ของโปรแกรม Excel

👀 👀 👀 👀 👀