Flash Fill เป็นการจัดรูปแบบให้กับข้อมูลใน Excel

Flash Fill 

เป็นเครื่องมือใหม่ เริ่มมีใช้ตั้งแต่ Excel Version 2013 ขึ้้นไป ซึ่งความสามารถของ Flash Fill ก็เพื่อใช้จัดรูปแบบข้อมูลต่าง ๆ ได้ตามต้องการ

คุณลักษณะของ Flash Fill มี 2 ลักษณะ ดังนี้
1. การสกัดหรือดึง (Extract) ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการออกมา
2. การรวม (Join) ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการออกมา

จากรูปที่ 1 เราจะแสดงตัวอย่างการสกัด และ การรวม ข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการด้วยวิธี Flash Fill 

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างการสกัดข้อมูลออกมาด้วย Flash Fill

ตัวอย่างที่ 1 การสกัดหรือดึงข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตามรูปแบบที่ต้องการ ออกมาแสดง 

รูปที่ 2 แสดงวิธีการใช้ Flash Fill ใน Excel

จากรูปที่ 1 จะมีข้อมูลพื้นฐาน 2 คอลัมน์ คือ A, B ซึ่ง โจทย์ต้องการให้แยกชื่อ สกุล ออกจากเซลล์ B มาใส่ในคอลัมน์ C และ D ตามลำดับ นอกจากนี้ คอลัมน์ E ใช้จัดรูปแบบ email Addree จากชื่อ-สกุล (คอลัมน์ B)

พิมพ์ชื่อที่คอลัมน์ C กับ พิมพ์นามสกุลที่คอลัมน์ D และ พิมพ์ e-mail ที่คอลัมน์ E ที่ด้านบนสุด เพื่อให้โปรแกรมเอ็กเซล ใช้เป็นตัวอย่างในการทำ Flash Fill ดังรูปที่ 2

เมื่อเราได้รูปแบบข้อมูลที่ต้องการครบแล้ว คุณก็วางเมาส์ที่ C3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "ชื่อ" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงวิธีการทำ Flash Fill ในเอ็กเซล

หลังจากนั้น ทำ Flash Fill ในส่วนอื่น ๆ ต่อไป โดยในตัวอย่างนี้ ให้วางเมาส์ที่ D3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "นามสกุล" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E 

ตัวอย่างที่ 2 การร่วมข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตามรูปแบบที่ต้องการ ออกมาแสดง 

จากรูปที่ 1 จะเหลือส่วนของ e-mail ซึ่งก็ต้องวางเมาส์ที่ E3 เพื่อทำการสกัดหรือดึงข้อมูล "e-mail" จากคอลัมน์ B2 แล้วไปที่ Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงตัวอย่างหลังจากการทำ Flash Fill

ตัวอย่างที่ 3 การจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขได้ง่าย ๆ เหมือนข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น การจัดรูปแบบของเบอร์โทรศัพท์ได้ ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างการทำ Flash Fill ที่เป็นตัวเลข

จากตัวอย่างที่ 3 นี้เราจะอธิบายการจัดรูปแบบตัวเลข ตามที่เราต้องการ ดังนั้น คุณก็ต้องทำเหมือนตัวอย่างก่อนหน้านี้ คือ วางเมาส์ที่ B2 แล้วพิมพ์รูปแบบที่คุณต้องการ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงตัวอย่างการใส่รูปแบบตัวเลขที่ต้องการ เพื่อเตรียมทำ Flash Fill 

เมื่อเราได้รูปแบบที่ต้องการแล้ว ก็ต้องวางเมาส์ที่ B3 แล้วคลิก Data >> Flash Fill หรือ Ctrl+E ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดงผลการทำ Flash Fill ข้อมูลที่เป็นตัวเลข

จากตัวอย่างทั้ง 3 จะพบว่า เครื่องมือ Flash Fill มีคุณลักษณะที่ใช้ในการจัดการรูปแบบทั้งตัวเลข ตัวอักษร ได้อย่างง่าย ๆ แต่เครื่องมือนี้ก็ยังมีข้อจำกัดเช่นกัน 

ข้อจำกัดของ Flash Fill 
คือ ถ้าข้อมูลพื้นฐานมีการเปลี่ยนแปลง อย่างเพิ่มข้อมูลใหม่ ๆ ขึ้นมา ส่วนที่เป็นผลลัพธ์จะไม่เปลีี่ยนตามข้อมูลพื้นฐานนั้น เพราะ ว่าเครื่องมือนี้เป็นเหมือนการ Stamp ค่าคงที่ลงไป ไม่ได้ มีคุณลักษณะเหมือนการใช้สูตรหรือฟังก์ชั่น ที่จะปรับเปลี่ยนไปตามข้อมูลพื้นฐานนั้นเอง

😅😄😄😄😄😄😄

Read More

3 วิธีในการผสานหรือรวมข้อความของ Excel เป็นเซลล์เดียว

ใครคิดว่า Excel ต้องเก็บข้อมูลเป็นโครงสร้าง (Structure) เสมอบ้าง ... ยกมือขึ้น 🙋🙋🙋

แม้โปรแกรม Excel จะมีลักษณะเป็นโครงสร้างหรือตาราง แต่บ้างครั้ง ข้อมูลที่เราเก็บลงโปรแกรม Excel อาจจะไม่ได้มีลักษณะเป็นโครงสร้าง (Structure) เสมอไป เพราะว่า หลายครั้งที่เรามีการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้นลงใน 1 เซลล์ หรือ สิ่งที่ตรงข้ามกันอย่างการแยกข้อมูลออกเป็นแต่ละเซลล์ 

ในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงกรณีการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้น มารวมกัน ซึ่งใน Excel เรามีวิธีในการจัดการได้ 3 แบบ คือ Merge, Concatenate และ Flash Fill

ความแตกต่างระหว่าง Merge และ Concatenate 

Merge 

👉 ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Merge จะแสดงเพียงคำแรกของเซลล์ ที่คุณทำการ Merge ส่วนคำอื่นของเซลล์อื่น ๆ จะหายไป ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงผลลัพธ์ของการ Merge

👉 พื้นที่หลังการ Merge ขนาดเท่ากับจำนวนเซลล์ ที่คุณทำการ Merge 

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Merge
👉 เลือกเซลล์ที่ต้องจะรวมคำ ซึ่งตามรูปที่ 1 คือ A1 และ B1
👉 เลือกปุ่ม Home >> Merge and Center 
👉 Pop Up จะแจ้งว่า ถ้าคุณคลิกปุ่ม Ok จะแสดงข้อความเพียงเซลล์แรกเซลล์เดียวเท่านั้น 

ปล. ควรประยุกต์ กรณีผสาน/รวมคำเพียงไม่มา ให้ทำการ Merge ให้ได้พื้นที่ที่ต้องการก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป แต่ถ้าต้องผสาน/รวมคำหลายแถว (Row) คุณควรจะเขียน Concatenate Function แทน

⌨ ⌨ ⌨ ⌨ ⌨

Concatenate 

👉 ผลลัพธ์ที่ได้จากการ Concatenate จะได้รวมคำทั้งหมดในเซลล์ใหม่เพียงเซลล์เดียว
👉 พื้นที่หลังการทำ Concatenate จะได้แสดงข้อมูลทั้งหมดในเซลล์เพียงเซลล์เดียว

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Concatenate 
👉 เขียนฟังก์ชั่น Concatenate สามารถอ่านได้ที่บทความเรื่อง การผสานหรือรวมข้อความด้วยฟังก์ชั่น CONCATENATE ของโปรแกรม Excel


นอกจาก ทั้ง 2 แบบข้างบนแล้ว ใน Excel ยังมีเครื่องมือ Flash Fill ที่สามารถทำการผสาน/รวมคำจาก 2 เซลล์ หรือมากกว่านั้น มารวมกันได้เช่นกัน โดยความหมายของ Flash Fill คือ เครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบทั้งข้อความหรือตัวเลข ตามที่คุณต้องการได้อย่างง่ายๆ

⌨ ⌨ ⌨ ⌨ ⌨

Flash Fill 
👉 ผลลัพธ์ จากการใช้ Flash Fill จะสามารถรวมคำจากเซลล์ที่ต้องการ ไปสู่เซลล์ใหม่ เซลล์เดียวได้ จากรูปแบบที่คุณต้องเป็นคนเขียนก่อน
👉 พื้นที่หลังการทำ Flash Fill จะได้แสดงข้อมูลทั้งหมดในเซลล์เพียงเซลล์เดียว
ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างการใช้และผลลัพธ์ของเครื่องมือ Flash Fill เพื่อผสาน/รวมคำ

วิธีการทำผสาน/รวมข้อมูลด้วยการ Flash Fill 
👉 เขียนรูปแบบที่เซลล์ C1 เพื่อเป็นต้นแบบ 
👉 คลิกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอกรูปแบบ ในที่นี้คลิกที่เซลล์ C2 
👉 ไปที่ Data >> Flash Fill หรือ กด Ctrl+E
👉 ผลลัพธ์จะแสดงตาม C1 

มาถึงตอนท้ายของบทความนี้ คุณ ๆ จะพบว่าในโปรแกรม Excel มีวิธีการได้หลายแบบ ไม่ว่าจะเป็น Merge, Concatenate และ Flash Fill ซึ่งตามคุณสมบัติของ Flash Fill ยังมีความสามารถอื่น ๆ หากสนใจให้อ่านบทความเรื่อง ความสามารถของ Flash Fill 

Read More

การเปรียบเทียบ 2 คอลัมน์แบบทีละแถว

ในการวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Excel คุณจะเลี่ยงงานที่ต้องเปรียบเทีียบข้อมูลในแต่ละแถวไม่ได้เลย ซึ่งเราก็มีวิธีการต่างๆ ให้คุณได้นำไปประยุกต์ใช้ โดยในบทความนี้จะให้คุณเปรียบเทียบคำใน 2 คอลัมน์ จากตารางที่ 1 

ตารางที่ 1 แสดงข้อมูลที่จะใช้ทำการเปรียบเทียบ

ตัวอย่างที่1 การเปรียบเทียบ 2 คอลัมน์ ที่ละแถว โดยใช้ IF Function ดังนี้
1. เขียนสูตรในเซลล์ C1 ดังนี้ =IF($A2=$B2,"Match","-") 

ปล.

• "$" หน้าชื่อเซลล์แบบนี้มีประโยชน์อย่างไร อ่านที่นี่ 
• สูตร IF() อ่านได้ว่า ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นจริง (ค่าในเซลล์ A2 เท่ากับ B2) ให้แสดงข้อความสีเขียว แต่ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นเท็จ ให้แสดงข้อความสีแดง
• สามารถไปศึกษาเพิ่มเติมที่ การใช้ Logic Function ที่ Excel เตรียมไว้

2. คัดลอกข้อมูลลงมาถึงเซลล์ C12 .... เทคนิคการคัดลอก มีแบบไหนบ้าง อ่านที่นี่
เพียงแค่นี้คุณจะได้ ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงผลการใช้สูตร IF ในการเปรียบเทียบคอลัมน์

จากคอลัมน์ผลลัพธ์ จะเห็นว่าโปรแกรมสามารถเปรียบเทียบคอลัมน์ว่าเหมือนหรือต่างกันได้อย่างถูกต้อง แต่วิธีนี้จะไม่สามารถตรวจสอบตัวอักษรตัวใหญ่-เล็กได้ (case-sensitive) แบบเดียวกับ แถวที่ 4, 9 

ตัวอย่างที่2 การเปรียบเทียบค่า 2 คอลัมน์ ว่าเหมือนหรือต่างกัน โดยดูที่ตัวอักษรด้วยว่าตัวใหญ่หรือเล็ก (case-sensitive) ด้วย EXACT Function ดังนี้
1. เขียนสูตรแบบนี้ =IF(EXACT($A2,$B2),"Match","-") 

ปล. 

• สูตร IF() อ่านได้ว่า ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นจริง (ค่าในเซลล์ A2 มีลักษณะเหมือนกับ B2 ทุกตัวอักษร) ให้แสดงข้อความสีเขียว แต่ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นเท็จ ให้แสดงข้อความสีแดง
• สามารถไปศึกษาเพิ่มเติมที่ การใช้ Logic Function ที่ Excel เตรียมไว้

2. คัดลอกข้อมูลลงมาถึงเซลล์ C12 เพียงแค่นี้คุณจะได้ ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงผลการใช้สูตร Exact ในการเปรียบเทียบคอลัมน์

จากรูปที่ 2 คอลัมน์ที่ 4 และ 9 จึงแสดงว่ามีค่าที่ไม่ Match เพราะ Exact Function จะเปรียบเทียบถึงตัวอักษรเล็ก-ใหญ่ด้วย 

😏😏😏😏 

จากทั้ง 2 ตัวอย่างข้างบน เป็นการเปรียบเทียบระหว่าง 2 คอลัมน์ แต่ถ้าคุณ ๆ ต้องการเปรียบเทียบ 3 คอลัมน์ขึ้นไปจะต้องทำอย่างไร !!! 

ตัวอย่างที่ 3 การเปรียบเทียบค่าตั้งแต่ 2 คอลัมน์ขึ้นไป ว่าเหมือนหรือต่างกัน โดยใช้ สูตร IF() และ สูตร AND() เพื่อให้ได้ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 การเปรียมเทียบหลายคอลัมน์ใน Excel (Compare multiple columns)

1. เขียนสูตรแบบนี้ =IF(AND(A2=B2, A2=C2), "Full match", "-") ที่เซลล์ D2

ปล.

• สูตร IF() หมายถึง ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นจริง ให้แสดงข้อความสีเขียว แต่ถ้าเงื่อนไขสีน้ำเงินเป็นเท็จ ให้แสดงข้อความสีแดง
• สูตร AND() หมายถึง เมื่อ A2 มีค่าเท่ากับ B2 และ A2 มีค่าเท่ากับ C2 
• สามารไปศึกษาเพิ่มเติมที่ การใช้ Logic Function ที่ Excel เตรียมไว้

2. คัดลอกข้อมูลลงมาถึงเซลล์ D12 เพียงแค่นี้คุณจะได้ ดังรูปที่ 3 

จากทั้ง 3 ตัวอย่างข้างต้น จะเห็นว่าการเปรียบเทียบ 2 คอลัมน์สามารถมีวิธีต่าง ๆ ให้คุณได้เลือกใช้มากกว่า 1 วิธี ซึ่งคุณต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับแต่ละงาน

Read More

3 ขั้นตอนการเปรียบเทียบไฟล์ 2 ไฟล์ใน Excel

หากคุณมี Workbooks 2 ตัวขนาดไม่ใหญ่ การใช้สายตาในการเปรียบเทียบทั้ง 2 Workbooks ก็ไม่มีน่าจะมีปัญหา แต่ถ้าข้อมูลเยอะ ๆ การตรวจสอบด้วยสายตาอาจจะไม่ work เท่าไร 

ในบทความนี้ แนะนำเครื่องมือในการจัดการไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ เพื่อให้เราเห็นข้อมูลทั้งหมด และ สูตรให้โปรแกรมทำการเปรียบเทียบข้อมูล

ส่วนนี้จะกล่าวถึง เครื่องมือในการจัดการมุมมองของไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ทั้งหมดพร้อมกัน คือ View Side นั้นเอง
1. คุณเปิด workbooks 2 workbooks เปรียบเทียบกัน 
2. เปิด View tab >> View Side by Side ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงวิธีการเปรียบเทียบไฟล์ 2 ไฟล์

3. โปรแกรมจะเปิด workbooks 2 workbooks ในแนวนอน (Horizontally) ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างเมื่อคลิกปุ่ม View Side by Side

4. หากต้องการให้โปรแกรมแสดงทั้ง 2 ไฟล์ในแนวตั้ง (Vertically) ดังรูปที่ 3 

รูปที่ 3 แสดงวิธีการเปรียบเทียบไฟล์ 2 ไฟล์

5. โปรแกรมจะเปิด workbooks 2 workbooks ในแนวตั้ง (Vertically) ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงตัวอย่างหน้าจอเมื่อเลือก Vertically

แต่ถ้าคุณไม่ตรวจสอบด้วยสายตา เรามี วิธีการเขียนสูตรใน Excel เพื่อเปรียบเทียบค่าในเซลล์แต่ละเซลล์ ดังนี้
1. รวมข้อมูลในไฟล์เดียวกัน โดยการแบ่งเป็น Sheet 

2. เขียนสูตร นี้ 
=IF(Sheet1!$A2<>Sheet2!$A2,"sheet1:"&Sheet1!A2&" vs  Sheet2:"&Sheet2!$A2,"-") 

ถ้า งง สูตรคุณควรอ่าน IF() ในบทความ การใช้ Logic Functions ใน Excel และ ถ้า งง $ ให้อ่านบทความ 3 ประเภทการอ้างอิงเซลล์ (Cell Reference) ใน Excel ก่อน

จากสูตรด้านบน คือ 
- สีฟ้า หมายถึง เงื่อนไขที่กำลังจะตรวจสอบ ในโจทย์นี้ เราต้องการเปรียบเทียบข้อมูล A2 ของ Sheet1 กับ Sheet2 
- สีเขียว หมายถึง เมื่อเงื่อนไข (สีฟ้า) เป็นจริง จะทำในส่วนนี้ คือ แสดงข้อความ Sheet1: [ค่า A2 ใน Sheet1] เทียบกับ Sheet2 : [ค่า A2 ใน Sheet2] 
- สีแดง หมายถึง เมื่อเงื่ิอนไข (สีฟ้า) เป็นเท็จ จะทำในส่วนนี้ คือ ขีดเส้น 

3. Copy สูตรไปวางเซลล์อื่นๆ ให้เท่ากับจำนวนคอลัมน์และแถวของทั้ง 2 ตาราง ดังรูปที่ 5 

รูปที่ 5 แสดงผลลัพธ์จากการเขียนสูตร

เพียงแค่นี้คุณก็ไม่ต้องมาตรวจสอบด้วยตาตัวเอง แต่ให้สูตรตรวจสอบเพียงไม่กี่นาที

Read More

4 ขั้นตอนง่าย ๆ ใช้ตรวจสอบความผิดพลาดการทำ Conditional Formatting ใน Excel

จากหลายบทความเกี่ยวกับ Conditional Formatting ถ้าคุณ ๆ ทำแล้วไม่ได้ผลตามตัวอย่าง นั้นเป็นสัญญาณว่าคุณอาจจะทำอะไรผิดพลาดแล้ว

เรามี 4 วิธีง่าย ๆ ใช้ตรวจสอบความผิดพลาดการทำ Conditional Formatting ใน Excel มาเสนอให้คุณสามารถใช้ตรวจสอบตนเองได้เบื้องต้น 

1. คุณใช้ "การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพันธ์ (Relative Reference)" หรือ "การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (Absolute Reference)" หรือ "การอ้างอิงเซลล์แบบผสม (Mixed Reference)" ถูกต้องหรือไม่
สำหรับมือใหม่หัดเขียน Excel อาจเป็นสิ่งยากในการเขียนอ้างอิงเซลล์แบบต่างๆ แต่ถ้าคุณ ๆ หัดใช้ให้เคยชิน รับรองว่าวิธีนี้ส่งผลให้ลดข้อผิดพลาดจากการอ้างอิงเซลล์เพี้ยนได้ 100% 

2. ตรวจสอบช่วงเซลล์ที่ใช้ในการกำหนดเงื่อนไขว่าถูกต้องหรือไม่
กฎง่าย ๆ คือ คุณจะเลือกเซลล์ทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะแถว ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ แต่ต้องไม่รวมส่วนของหัวคอลัมน์ หรือ Headers

3. ในการกำหนดเงื่อนไขลงไปในตาราง ให้เขียนเงื่อนไขที่เซลล์บน-ซ้ายสุดของตาราง
ตัวอย่างเช่น 

4. ตรวจสอบกฎในการสร้างว่าถูกต้องหรือไม่
ไม่ว่าจะเป็น เปิด-ปิดวงเล็บ สูตรที่นำมาใช้ เครื่องหมาย เป็นต้น โดยสามารถตรวจสอบ ด้วยการไปที่ Conditional Formatting >> Manage Rules 

นี้เป็นข้อวิธีการพื้นฐานที่คุณ ๆ ควรฝึกไว้เพื่อเป็นการตรวจสอบเบื้องต้นค่ะ

Read More

Conditional Formatting การใช้สูตรใน Excel สำหรับการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข ตอนที่ 4

ก่อนหน้านี้เรามีการอธิบาย ถึงการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ด้วย Hightlight, Data Bar, Icon Set ในโปรแกรม Excel ไปแล้วถึง 3 ตอน

ในบทความนี้ ขอนำเสนอการจัดรูปแบบข้อมูลตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ด้วยสูตร (Formula) เพื่อให้คุณๆ มีวิธีในการจัดรูปแบบข้อมูลในโปรแกรม Excel ได้ตรงกับเงื่อนไขมากขึ้น  

ซึ่งการนำสูตรเข้ามาช่วยในการทำ Conditional Formatting นั้น คุณสามารถพบได้ใน Excel 2016, 2013 และ 2010 เท่านั้น


วิธีการ ใช้สูตรในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข  
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร 
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule  ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงเมนูการสร้าง Conditional Formatting ด้วยสูตร

4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. 
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format 

เมื่อคุณรู้วิธีการสร้าง Conditional Formatting ด้วยสูตรแล้ว เรามาดูตัวอย่างการประยุกต์ใช้ ดังนี้ 

วิธีการการเปรียบเทียบค่า (ข้อความและตัวเลข) ใน Excel ด้วย Conditional Formatting โดยใช้สูตรต่างๆ
ปกติคุณสามารถใช้คุณลักษณะของการกำหนดรูปแบบข้อความหนึ่ง (Conditional Formatting แบบ Hightlight) ในการจัดการเซลล์ (ตัวอักษร) โดยมีเงื่อนไขว่าค่าในเซลล์นั้น ต้องมีค่ามากกว่า หรือ น้อยกว่า หรือ เท่ากับ ค่า (ตัวเลข) ที่คุณระบุ (The value you specify) ตัวอื่น เช่น 

รูปที่ 1  แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ของการใช้เครื่องมือ Conditional Formatting 

จะเห็นว่าการ Hightlight ที่เกิดจากการใส่เงื่อนไขลงไป จะปรากฎที่เซลล์ที่เป็นเงื่อนไขเท่านั้น โดยที่คุณจะ ไม่ สามารถใช้คุณลักษณะ (Conditional Formatting แบบ Hightlight) นี้ กับกรณีการจัดรูปแบบเซลล์หนึ่ง กับค่าในเซลล์อื่น (A cell's value in another column) ได้ 

แล้วถ้าต้องการจัดรูปแบบ โดยเปรียบเทียบเซลล์หนึ่งกับค่าในเซลล์อื่นละ !!!!!

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่ใช้สูตรเข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อให้เหมาะสมตามเงื่อนไขต่าง ๆ มากขึ้น

ตัวอย่างที่ 1 การเขียนสูตร (Formula) ให้เงื่อนไขทำการเปรียบเทียบคอลัมน์หนึ่งกับค่าหนึ่ง ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting ที่ Product Column โดยให้ตรวจสอบเงื่อนไขว่าค่าใน In Stock Column มีค่ามากกว่า 0 หรือไม่ 
เมื่อทำตามโจทย์นี้ คุณต้องได้ผลเหมือนตาราง ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างการใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ในที่นี้ให้คุณประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A13:A19
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =$B13>0 ..... อ่านมาถึงจุดนี้ ถ้าใคร งง ว่าต้อง $B13 ให้ไปศึกษาได้ที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"

6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ... 


วิธีการ Hightlight ทั้งแถว ใน Excel ด้วย Conditional Formatting โดยใช้สูตรต่างๆ

จากตัวอย่างก่อนหน้านี้ เรานำเสนอการจัดการรูปแบบข้อมูลในแบบต่างๆ แต่ทุกแบบเป็นการจัด Format เฉพาะเซลล์เท่านั้น ซึ่งถ้าหาต้องการจัด Format ทั้ง Row ให้เลือกทั้งตาราง แล้วจึงค่อยใส่เงื่อนไขลงไป

ตัวอย่างที่ 2 การเขียนสูตร (Formula) ให้โปรแกรมทำการเปรียบเทียบระหว่างคอลัมน์กับคอลัมน์ ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting โดยดูจากเงื่อนไขว่าค่าใน In Stock Column มีค่าน้อยกว่า Sold Column หรือไม่ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตารางที่ใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A13:C19 (ในที่นี้กำหนดให้ทำ Conditional Formatting ทั้ง Row ทำให้ข้อต้องเลือกทั้งตาราง)
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =$B13<$C13 ..... ต้องการรู้ว่าการอ้างอิงเซลล์นี้คืออะไร อ่านที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ... 

จากทั้ง 2 ตัวอย่างข้างต้น การเขียนสูตรในการตรวจสอบได้แค่สูตรเดียว แต่ถ้าคุณต้องการตรวจสอบมากกว่า 1 สูตร จะทำอย่างไรละ ....

ตัวอย่างที่ 3 การเขียนสูตรโดยใช้ AND, OR เข้ามาช่วย ซึ่งในตัวอย่างนี้จะให้ทำ Conditional Formatting ที่ตาราง โดยมีเงื่อนไขว่า In Stock Column ต้องน้อยกว่า Sold Column และ Manufacturing Column ต้องผลิตใน Thailand หรือ Singapore เท่านั้น
เมื่อทำตามโจทย์นี้ คุณต้องได้ผลเหมือนตาราง ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงผลที่ใช้ Formula ใน Conditional Formatting

ประยุกต์ตามหัวข้อ "วิธีการใช้สูตรในการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข" ดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะทำ Conditional Formatting ด้วยสูตร ซึ่งโนโจทย์นี้จะเลือก A2:D8 (ในที่นี้กำหนดให้ทำ Conditional Formatting ทั้ง Row ทำให้ข้อต้องเลือกทั้งตาราง)
2. คลิกที่ Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก New Rule.. 
3. ปรากฏหน้าต่าง New Formatting Rule
4. ในส่วน Select a Rule Type: ให้เลือก Use a formula to determine which cells to format. 
5. ใส่สูตรที่ช่อง Format values where the formula is true. โดยในโจทย์นี้ให้ใส่สูตรนี้ =AND($B2<$C2,OR($D2="Thailand",$D2="Singapore")) ..... ถ้าสงสัยว่าทำไมต้องมี $หน้าชื่อเซลล์ ให้อ่านที่ "การอ้างอิงเซลล์ใน Excel"
6. กำหนดรูปแบบของข้อความที่ปุ่ม Format
7. คลิกที่ปุ่ม OK ...

ข้อสังเกต การใช้สูตรมาประกอบการทำ Conditional Formatting คุณจะต้องมีความรู้เรื่องสูตร และ การอ้างอิงเซลล์ เพิ่มขึ้นมาด้วย 

Read More

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วย Icon Set ตอนที่ 3

บทความก่อนหน้า เราได้แนะนำ Conditional Formatting ที่ใช้ทั้ง Hightlight และ Data Bars เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมูลใน Excel ตามเงื่อนไขต่างๆ แต่ในบทความนี้ เราจะเสนอการจัดการข้อมูลด้วย Icon Set หรือสัญลักษณ์ต่างๆ แทน

👀  👀  👀

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting 

คือ การทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ โดดเด่นกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น

ตัวอย่าง การทำ Conditional Formatting ด้วย Icon Set 

รูปที่ 1 แสดงการใช้ Icon Set ในการเปรียบเทียบข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ เป็นการนำสัญลักษณ์เข้ามาเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งในโจทย์นี้ ให้ทำที่คอลัมน์จำนวนยอดการสั่งต่อวัน ซึ่งถ้ามียอดการสั่งมากกว่าหรือเท่ากับ 4 ให้แสดงเครื่องหมายถูกสีเขียว ส่วนยอดการสั่งมากกว่าหรือเท่ากับ 3 แสดงเครื่องหมายตกใจสีเหลือง และถ้ามียอดต่ำกว่านี้ให้แสดงเครื่องหมายกากบาทสีแดง ตามรูปที่ 1

วิธีทำ 
1. คลิกเลือกเซลล์ D2:D16 
2. เลือก Conditional Formatting จาก Home Tag 
3. เลือก Icon Set และเลือกสัญลักษณ์ที่ต้องการจะใช้ จากการทำข้อนี้คุณจะได้สัญลักษณ์เกิดขึ้นในช่องเซลล์แต่ละช่อง
4. เข้าไปกำหนดเงื่อนไขให้กับสัญลักษณ์ที่เลือกใช้ ด้วยการเข้าทำข้อ 1-2 และเลือก Manage Rules.. 
5. โปรแกรมจะแสดง Conditional Formatting Rules Manager >> คลิกปุ่ม Edit Rule.. ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงหน้าจอ Edit Formatting Rule ตามเงื่อนไขของโจทย์

เพียงแค่นี้คุณก็จะได้สัญลักษณ์เข้ามาใช้ในการเปรียบเทียบข้อมูลของคุณได้ 

จากทั้ง 3 ตอนของเรื่อง Conditional Formatting ที่มีการจัดการข้อมูลด้วย Hightlight / Data Bars / Icon Set เราคิดว่าน่าจะพอให้คุณๆ ใช้ไปนำเสนอข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel นะคะ 

Read More

Conditional Formatting การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยการ Data Bar เพื่อช่วยในการเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตอนที่ 2

การจัดการรูปแบบของข้อมูลด้วย Conditional Formatting 

คือ การทำให้ข้อมูลที่เราสนใจ โดดเด่นกว่าข้อมูลอื่นๆ ใน Sheet ไม่ว่าจะด้วยการ Hi-light เซลล์, การเน้นค่าสูงสุด-ค่าต่ำสุด, การใช้แถบสีเทียบกับข้อมูลมาก-น้อยตามลำดับ, การใส่สัญลักษณ์ต่างๆ ตามค่าข้อมูล เป็นต้น 

จากบทความที่แล้ว ได้พูดถึง Conditional Formatting การเน้นข้อมูลด้วยการ Hilghtlight Cells แต่ในที่นี้ จะพูดถึงการใช้ Data Bar เข้ามาทำให้ข้อมูลคุณน่าสนใจขึ้น 

ตัวอย่าง

การสร้างรูปแบบของข้อมูลด้วย Data Bar ตามรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างตารางที่ใช้ Conditional Formatting แบบ Data Set

ก่อนอื่นเราต้องมีข้อมูลดิบที่เราจะนำเสนอก่อน ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างตารางที่จะใช้ Conditional Formatting ในการเทียบค่า

ให้เลือกเซลล์ C2:C13 >> คลิกปุ่ม Conditional Formatting ที่ Home Tab >> เลือก Data Bars ที่ต้องการ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงการใช้ Conditional Formatting แบบ Data Bars เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลตัวเลข

เพียงแค่นี้คุณก็ได้รูปแบบของข้อมูลที่ดูได้ง่ายขึ้นแล้ว แต่ถ้าต้องการทำให้รูปแบบการนำเสนอดูเหมือนกับตัวอย่างที่ 1 เราต้องมาตกแต่งสักหน่อย 

ซึ่งในที่นี้ เราจะใส่สีพื้นหลัง ลบตัวเลขในเซลล์ และใส่สีเส้นตารางเพื่อให้ดูง่ายขึ้น ดังนี้

• การใส่สีพื้นหลัง ให้เลือกเซลล์ C2:C13 และใส่ Fill Color ที่ต้องการ
• การลบตัวเลขในเซลล์ C2:C13 ให้เข้าไปที่ Conditional Formatting แล้วเลือก Manage Rules.. ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงหน้าการจัดการเงื่อนไขของ Conditional Formatting

• คลิก Edit Rule.. >> ติกเครื่องหมายถูกที่ Show Bar Only >> คลิก OK ดังรูปที่ 5 

รูปที่ 5 แสดงหน้าจอการแก้ไขเงื่อนไขของ Conditional Formatting

• การใส่สีเส้นตารางให้ต่างกับสีพื้นหลัง โดยในตัวอย่างนี้ ให้เลือกเป็นสีขาว เพื่อให้ตัดกับสีพื้นหลังที่เป็นสีดำ ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงการเปลี่ยนสีของเส้นตารางให้ต่างกับสีพื้นหลัง

นี้ก็จะเป็นการนำ Conditional Formatting แบบ Data Bars มาช่วยในการแสดงผลให้ดูได้ง่ายมากขึ้น ตามรูปที่ 1 

เพียงแค่นี้ก็สามารถนำเสนอข้อมูลที่เป็นตัวเลข ให้สามารถเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น 

Read More