3 ขั้นตอนในการสร้าง Drop Down List ให้สามารถเพิ่มรายการได้ภายหลังโดยไม่ต้องแก้ไข

การสร้าง Drop Down List ใน Excel สามารถสร้างได้จากหลายวิธี ซึ่งก่อนหน้านี้ เราได้นำเสนอ 3 วิธีการใน การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายและแบบมีเงื่อนไข หรือ การสร้าง Drop Down List เพื่อควบคุมการแสดงข้อมูลแบบตาราง แต่ในบทความนี้ เราจะนำเสนอเทคนิคในการใช้ Data validation feature ร่วมกับ Table of Item or List เพื่อให้คุณๆ สามารถเพิ่มรายการใน Drop Down List โดยไม่ต้องไปแก้ไข Drop Down list เดิม

การสร้าง Drop Down List ที่คุณๆ สามารถเพิ่มรายการได้ในภายหลังโดยไม่ต้องแก้ไข

ใครบ้างที่เคยเจอปัญหาการสร้าง Drop Down List แล้ว ภายหลังที่ต้องการเพิ่มรายการใน Drop Down List กลับพบว่าต้องเริ่มต้นสร้าง Drop Down List ทั้งหมดใหม่ 

ถ้าคุณเจอปัญหาดังกล่าว ลองทำตามขั้นตอน 3 ขั้นตอนข้างล่างนี้ 

1. สร้าง Table of Item หรือ List

เป็นขั้นตอนแรกในคุณต้องสร้าง Table of Item หรือ List ที่คุณต้องการให้เป็นรายการ (Item of Drop Down List) หรือข้อมูลภายใน Drop Down List นั้นเอง 
ตัวอย่างต้องการสร้าง Table of Item ของตัวเลข ตามรูปที่ 1 

รูปที่ 1 ตารางรายการที่ต้องการจะนำไปสร้าง Drop Down List

จากนั้นให้วางเมาส์ที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง และเปิด Ribbon's Insert tab >> คลิกเลืิอก Table หรือ Short Cut : Ctrl+T ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 เลือก Ribbon's Insert tab และเลือก Table

จากนั้นระบบจะแสดง Popup : Create Table ในช่อง Where is the data for your table? ให้คุณระบุเซลล์ที่เป็นข้อมูลหรือรายการใน Drop Down List และเลือกช่อง My table has headers จากนั้นคลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 3 

รูปที่ 3 สร้างตารางสำหรับใส่รายการใน Drop Down List

ก็จะได้ตารางภายในโปรแกรม Excel ซึ่งมันจะชื่อว่า Table1 

คุณสามารถตรวจสอบว่าใน Excel นี้มีตารางที่ช่อง Name Box ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 เลือก Name Box เพื่อตรวจสอบตารางที่สร้าง

สำหรับขั้นที่ 1 ที่เตรียมข้อมูลหรือรายการที่จะอยู่ใน Drop Down List อยู่ในตารางก็เสร็จแล้ว 

2. สร้าง Name the list

ขัั้นตอนที่ 2 เป็นขั้นตอน named range ซึ่งมันจะทำให้ตัวตารางที่เราสร้างไว้ในขั้นตอนที่ 1 เป็นแบบ dynamic โดยให้เข้าไปที่ Ribbon's Formulas tab >> เลือก Define Name ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 สร้าง Named range 

จะแสดง Pop up: New Name ให้คุณๆ ระบุชื่อที่คุณต้องการในช่อง Name และกดพิมพ์ชื่อหัวตารางในวงเล็บ ที่ช่อง Refers to  ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 New Name

ในรูปที่ 6 นี้ ชื่อเราตั้งเป็น NumberName และช่อง Refers to เราให้ตารางที่ 1 (ในขั้นตอนที่ 1) ไปอ่านชื่อหัวตาราง 

3. สร้าง Drop Down List

ขั้นตอนนี้จะเหมือนการสร้าง Drop Down List เหมือนในบทความ การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายและแบบมีเงื่อนไข ดังนี้
3.1. เลือกเซลล์ที่ต้องการให้เป็น Drop Down List
3.2. เลือก Ribbon's Data tab 3.3. เลืิอก Data Validation 3.4. แสดง Pop Up: Data Validation3.5. ช่อง Allow: เลือก List 3.6. ช่อง Source: เอาเมาส์วางที่ช่องและกดปุ่ม F3 ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 สร้าง Drop Down List ครั้งเดียวได้หลายเซลล์

3.7. ปรากฏ Pop Up: Paste Name ให้เลือกชื่อ Name ที่เราสร้างไว้ (ตามขั้นตอนที่ 2) และคลิก OK ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 เลือก Name ที่เราสร้างไว้ เพื่อระบุว่า Data Validation ที่เราสร้างจะเอารายการจากไหนมาแสดง

3.8. คลิก OK ใน Pop Up: Data Validation

โดยบทความนี้ จะใช้ตัวอย่างให้ Matching คำภาษาอังกฤษ (รายการใน Drop Down List) ให้ตรงกับตัวเลข ตามรูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดงตัวอย่างการสร้าง Data Validation ครั้งเดียวได้หลายเซลล์

เมื่อทำตามกระบวนการทั้ง 3 ขั้นตอนแล้ว หากภายหลังต้องการเพิ่มรายการในตาราง (Table1) ตามขั้นตอนที่ 1 ก็สามารถเพิ่มได้ทันที ไม่กระทบกับ Drop Down List ที่สร้างไปแล้วแต่อย่างใด และรายการที่คุณไปเพิ่มใหม่ ก็จะปรากฎใน Drop Down List ที่สร้างไปแล้วด้วย ดังรูปที่ 10

รูปที่ 10 แสดงตัวอย่าง Data Validation ที่สามารถเพิ่มรายการ Data Validation ได้

เพียงเท่านี้การสร้าง Drop Down List ก็เป็นเรื่องง่าย ถ้าอนาคตต้องมีรายการเพิ่มขึ้นมาใหม่ หวังว่าคงจะไม่ยากเกินไปนะคะ หากมีคำถามสามารถส่งมาสอบถามที่ e-mail ได้ค่ะ 

บทความครั้งถัดไปจะกลับมาเขียนทริปต่างๆ ที่จะเสริมให้ Drop Down List ที่เราสร้างดูมีความน่าสนใจและคนสร้าง Excel จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

Read More

การหาผลต่างของจำนวนวัน เดือน ปี ด้วยโปรแกรม Excel แบบง้ายยยยยย...ง่าย

สวัสดีค่ะ ผู้เขียนหายไปนานมากที่ไม่ได้ update ข้อมูลบน Blogger นี้ เนื่องจากภาระงานประจำที่เปลี่ยนไป เผลอแปล๊บบบเดียวจะสิ้นปีแล้ว ปลายปีงานเริ่มเข้าที่เข้าทาง เลยมีเวลาหันกับมาดู ต้องใช้เวลาในการทบทวนความทรงจำกันหน่อย 5555

ก่อนที่จะบ่นยาววววกันไป เข้าเรื่องเนื้อหากันเลย วันนี้ผู้เขียนขอเริ่มบทความแรกก่อนจะสิ้นปี 2561 อิอิอิอิ ด้วยการอธิบายขั้นตอนการทำงานสูตร DATEDIF() ของ Excel โดย MS Office ใน Version ต่างๆ ที่รองรับกับสูตรนี้ ได้แก่ Excel for Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 เป็นต้น

DATEDIF เป็นฟังค์ชั่นในการหาผลต่างระหว่าง 2 วัน คือ วันเริ่มต้น กับ วันสิ้นสุด โดยเราสามารถเขียนตามไวยากรณ์ของฟังค์ชั่น ดังนี้

ไวยากรณ์

=DATEDIF(วันเริ่มต้น, วันสิ้นสุด, ชนิดข้อมูลที่ต้องการให้แสดงคำตอบ)

โดย "ชนิดข้อมูลที่ต้องการให้แสดงคำตอบ" คุณๆ สามารถกำหนดได้ 5 รูปแบบด้วยกัน ดังนี้

"ํY"     หาผลต่างของจำนวนปีที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

"M"     หาผลต่างของจำนวนเดือนที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

"D"     หาผลต่างของจำนวนวันที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

"MD"   หาผลต่างของจำนวนเดือนที่ต่างกัน โดยไม่สนใจวันหรือปีของวันเริ่มต้นและวันสุดสุด

"YM"   หาผลต่างของจำนวนวันที่ต่างกัน โดยไม่สนใจปีของวันเริ่มต้นและวันสุดสุด

ตัวอย่างเช่น

ต้องการหาผลต่างของวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด โดยแสดงข้อมูลตามแบบต่างๆ ดังรูปที่ 1 

รูปที่ 1 ตัวอย่างการหาผลต่างของวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด ตามชนิดข้อมูลต่างๆ

จากรูปที่ 1 ขออธิบายสูตร DATADIF() ตามรูปแบบชนิดข้อมูลที่ต้องการให้แสดง ดังนี้

1. คอลัมน์ C กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนปี ที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด คือ=DATEDIF(B2,A2,"Y") 

2. คอลัมน์ D กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนเดือน ที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด คือ =DATEDIF(B2,A2,"M")

3. คอลัมน์ E กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนวัน ที่ต่างกันระหว่างวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด คือ =DATEDIF(B2,A2,"D")

4. คอลัมน์ F กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนเดือนที่ต่างกัน โดยไม่สนใจวันหรือปีของวันเริ่มต้นและวันสุดสุด คือ =DATEDIF(B2,A2,"MD")

5. คอลัมน์ G กำหนดสูตรหาผลต่างจำนวนวันที่ต่างกัน โดยไม่สนใจปีของวันเริ่มต้นและวันสุดสุด คือ =DATEDIF(B2,A2,"YM")

ตัวอย่างการนำไปใช้
     ในชีวิตจริง ถ้าต้องมีการคำนวณงานวันที่ของวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด แต่มีบาง Row ไม่ระบุวันที่เข้ามา จะทำให้การเขียนสูตร DATADIF ไม่สามารถคำนวณค่าออกมาได้ ดังนั้น เราควรจะมีการใส่สูตรเพื่อตรวจสอบและแสดงข้อความเพื่อให้รายงานของท่านมีความสมบูรณ์มากขึ้น ดังตัวอย่างรูปที่ 2

รูปที่ 2 ตัวอย่างการหาวันที่ระหว่างวันที่ได้รับมอบหมายและวันที่ดำเนินการเสร็จ

จากรูปที่ 2 ท่านจะเห็นว่ามีบางคอลัมน์ที่ไม่ได้ระบุวันที่ดำเนินการเสร็จ เช่น B2, B5-B7, B12 และ B18 ถ้าเราไม่ใส่สูตรในการตรวจสอบค่าว่างจะทำให้การแสดง DATEDIF ทำงานผิดพลาด ดังนั้น เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว เราจะใช้สูตร IF เข้ามาช่วย ดังนี้
=IF(B2="","ไม่ระบุวันที่ไว้",DATEDIF(E2,B2,"D"))

แต่ถ้าหากตัวอย่างนี้ มีบางแถวที่ไม่มีการระบุวันที่ที่ได้รับมอบหมายด้วย คุณสามารถใช้ OR เข้ามาช่วยในการตรวจสอบร่วมกับ IF ได้ ดังนี้
=IF(OR(E2="",B2=""),"ไม่ระบุวันที่ไว้",DATEDIF(E2,B2,"D"))

เพียงแค่นี้เราจะได้มีข้อมูลการหาผลต่างระหว่างวันที่มอบหมายและวันที่ดำเนินการเสร็จสิ้น ไว้ตรวจสอบพนักงานหรือลูกทีมของท่านได้แล้ว

Read More

การสร้าง Drop Down List เพื่อควบคุมการแสดงข้อมูล (Data) แบบตาราง (Table)

จากบทความก่อนเรื่อง "การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายๆ และแบบมีเงื่อนไข" เราให้คุณทำความรู้จักกับวิธีการสร้าง Drop down list ไป 3 แบบ ไม่ทราบว่าคุณๆ ยังคิดว่ายุ่งยาก ซับซ้อนเกินไปไหม ในบทความนี้ เราจะนำเสนอวิธีการสร้าง Drop down list ในวิธีการอื่นๆ เพื่อให้คุณได้วิธีการที่ชื่นชอบมากที่สุด

การแสดงข้อมูล จากวิธีเลือก Drop Down Filte 

รูปที่ 1 ตารางข้อมูลที่ต้องการให้แสดงข้อมูลตาม DropDownList 

จากรูปที่ 1 เป็นตารางข้อมูลเดิม ที่เราจะมากำหนดให้แสดงข้อมูลตาม DropDownList ซึ่งคุณๆ 

ต้องเพิ่มคอลัมน์ที่ 1 เพื่อเป็นคอลัมน์แสดงลำดับที่ คอลัมน์ที่ 2 เพื่อเป็นคอลัมน์ที่แสดงข้อมูลตาม DropDownList และ คอลัมน์ที่ 3 เพื่อแสดงตัวเลขทั้งหมดในคอลัมน์ที่ 2

ต้องสร้างตารางที่จะใช้เป็นเงื่อนไขให้กับ Drop Down List ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 ตารางที่เพิ่ม Column 1-3 และสร้าง DropDownList

ขั้นตอนการสร้าง
1. สร้าง List ที่ไม่มีข้อมูลซ้ำกัน เพื่อนำข้อมูลใน List ไปสร้าง DropDownList อีกที 
     1.1. คัดลอกข้อมูลในคอลัมน์ Module มาวางไว้ในส่วนอื่นของ Worksheet ตามรูปที่ 2 วางไว้ที่คอลัมน์ G
     1.2. เลือกเมนู Data >> Remove Duplicates โปรแกรม Excel จะตัดข้อความที่ซ้ำกันทิ้งไป ซึ่งเราจะนำข้อมูลนี้ มาสร้าง Drop down list กัน 
2. การสร้าง Drop down list คุณสามารถกลับไปทบทวนการสร้าง ตามตัวอย่างที่ 1 ในบทความ "การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายๆ และแบบมีเงื่อนไข" นี้
3. สร้างคอลัมน์อีก 2 คอลัมน์ โดย
    3.1. คอลัมน์ที่ 1 ให้แสดงเลข runing number 
    3.2. คอลัมน์ที่ 2 ให้เขียนสูตรฟังก์ชั่น =IF(A2=$I$1,D2,"") ในเซลล์ E2 ซึ่งฟังก์ชั่นนี้ จะทำการตรวจสอบเซลล์ E2 ว่ามีข้อมูล A2 มีค่าเท่ากับคอลัมน์ I1 หรือไม่ ถ้ามีค่าเท่ากันให้แสดงข้อมูลเหมือนเซลล์ D2 แต่ถ้าไม่เหมือนกันก็แสดงค่าว่าง 
    3.3. คอลัมที่ 3 ให้นำเลขในคอลัมน์ที่ 2 มาแสดง โดยเขียนสูตรฟังก์ชั่น =IFERROR(SMALL($E$2:$E$27,$D2),"") ในเซลล์ F2 ซึ่งฟังก์ชั่นนี้ SMALL จะทำการตรวจสอบค่าในเซลล์ D2 ภายในช่วง E2 ถึง E27 ถ้าในเซลล์ D2 มีค่าให้แสดงตัวเลข แต่ถ้าค่าไม่ตรงกัน ฟังก์ชันจะคืนค่า #NUM! ซึ่งถ้าเราเขียนเฉพาะฟังก์ชั่น SMALL เพียงฟังก์ชั่นเดียว ตารางเราคงจะดูไม่ดีเท่าไร ดังนั้น เราจะเอาฟังก์ชั่น IFERROR มาควบคุม เมื่อเจอ Error ต่างๆ เราจะให้แสดงเป็นค่าว่าง ดังรูปที่ 2
4.  ขั้นตอนสุดท้าย คือ การเขียนสูตรทีละคอลัมน์ 
=IFERROR(INDEX($A$2:$A$27,$F2,COLUMNS($J$2:$J$27)),"")
=IFERROR(INDEX($B$2:$B$27,$F2,COLUMNS($K$2:$K$27)),"")
=IFERROR(INDEX($C$2:$C$27,$F2,COLUMNS($L$2:$L$27)),"")
เพื่อสร้างตารางที่เปลี่ยนข้อมูลตามที่เลือก DropDownList ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตารางที่เขียนจากสูตร เพื่อให้แสดงข้อมูลที่เปลี่ยนไปตาม DropDownList

เพียงเท่านี้คุณจะได้ตารางที่แสดงข้อมูลตาม DropDownList จ้า

Read More

การสร้าง Drop Down List ทั้งแบบง่ายๆ และแบบมีเงื่อนไข

Drop-Down List ถือเป็นวิธีการที่ดีในการควบคุมข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องกรอกเข้ามาภายในโปรแกรม หรือ เป็นการสร้างช่องทางโต้ตอบให้กับรายงานแบบ Dashboards ได้ โดยที่การสร้าง Drop-Down List ภายในโปรแกรมอื่นๆ ดูจะไม่ได้เป็นสิ่งที่ยุ่งยากสักเท่าไร แต่สำหรับใครที่เคยเจองานที่ต้องสร้าง Drop-Down List ใน Excel อาจไม่รู้สึกแบบนั้น ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะแสดงตัวอย่างวิธีใช้ Drop-Down List แบบต่างๆ เพื่อให้ท่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างเหมาะสม

ตัวอย่างที่ 1 การสร้าง Drop-Down List แบบง่ายๆ ด้วยตารางหรือช่วง (Table/Range) ใน sheet
1. ให้คุณเตรียมข้อมูลที่ต้องการสร้าง Drop-Down List  
2. ทำการสร้าง Drop-Down List ใน Cell ที่คุณต้องการ ดังนี้
    >> ไปที่ Tab: Data 
    >> มองหาส่วนของ Data Tool 
    >> เลือกปุ่ม Data Validation 
    >> จะมี PopUp: Data Validation แสดงขึ้นมา 
    >> ใน Tab: Settings ให้เลือก List 
    >> ในช่อง Source Field: [ระบุชื่อเซลล์ที่จะมาทำ Drop-Down List]
    >> คลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 ตัวอย่างการสร้าง Drop-Down List ด้วย Data Validation แบบช่วงเซลล์ข้อมูล (Range)

เพียงแค่นี้คุณจะได้ Drop-down list ที่มีข้อมูลตั้งแต่ A20 ถึง A24 

แต่ถ้ามี Item ไม่มาก สามารถระบุข้อมูลไปที่ Source Field ได้โดยตรง จากรูปที่ 1 ให้ระบุ Item ที่ Source field เช่น Mark,John,Natty,Anny,Woody 

3. การแปลง Cell ธรรมดาใน Excel ให้กลายเป็น Drop-Down List ที่มีข้อมูลในข้อ 1 เรียบร้อย ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงการสร้าง Drop-Down List 

จากรูปที่ 2 เราได้สร้าง Cell ด้านขวาของ "Employees" ให้เป็น Drop-Down List นั้นเอง

กรณีต้องการสร้าง Drop Down List ทั้งคอลัมน์ คุณสามารถคลิกที่หัวคอลัมน์นั้นๆ และทำตามตัวอย่างที่ 1 ได้เลย

ตัวอย่างที่ 2 การสร้าง Drop-Down List แบบใช้สูตร Offset
ข้อ 1 และ ข้อ 2 ให้ทำเหมือนตัวอย่างที่ 1 แต่ ในช่อง Source Field: ให้พิมพ์สูตร OFFSET Function ในการสร้าง Drop-Down List โดยไวยากรณ์ของสูตร คือ

=OFFSET(reference name, rows, cols, [height], [width])

ดังรูปที่ 3 

รูปที่ 3 แสดงวิธีการสร้าง Drop-Down List ด้วยสูตร OFFSET

ข้อดีของการใช้สูตร OFFSET ยังสามารถสร้าง Drop-down list ด้วยการขยายเซลล์ เพื่อเพิ่มรายการใน Drop-down list ได้อัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถนำสูตรข้างล่างนี้ ไปประยุกต์ใช้ได้ ดังนี้

=OFFSET($A$2,0,0,COUNTIF($A$2:$A$10,”<>”))

จากสูตรนี้ CountIF จะแสดงรายการใน Drop-Down List เพียง 5 รายการ โดย CountIF จะใช้นับเซลล์ที่ว่าง (non-blank cells) และรวมเซลล์ว่างเพื่อไม่ให้แสดงรายการว่างใน Drop-Down List นั้นเองดังนั้น เมื่อไรที่คุณเพิ่มรายการ (Item) ในเซลล์ตั้งแต่ A7 ถึง A10 ช่องที่เราสร้าง Drop-Down List จะเพิ่มรายการอัตโนมัติทันที

ความแตกต่างระหว่างตัวอย่างที่ 1 และตัวอย่างที่ 2 คุณจะพบว่า หาสร้าง Drop Down List ตามตัวอย่างที่ 2 จะทำให้การเพิ่มหัวข้อภายใน Drop Down List สามารถทำได้ง่ายกว่า และไม่ต้องกลับไปแก้ไข Data Validation เดิมที่ทำไว้ด้วย แต่ถ้าคุณทำตามตัวอย่างที่ 1 คุณต้องมั่นใจว่า Drop Down List ที่คุณกำลังสร้าง จะไม่มีการเพิิ่มหัวข้อ Drop Down List ในภายหลังอีก 

ตัวอย่างที่ 3 การสร้าง Drop-Down List แบบมีเงื่อนไขหรือแสดงข้อมูลตาม Drop-Down List ก่อนหน้า
หลายครั้งคุณต้องสร้าง Drop-Down List หลายตัว โดย Drop-Down List ที่ 2 จะขึ้นกับ Drop-Down List ที่ 1 จะเรียกว่า "Dependent drop-down lists"  หรือ "Conditional drop-down lists" 
ข้อ 1. เตรียมข้อมูลสำหรับสร้าง Dependent drop-down lists  หรือ Conditional drop-down lists โดยเลือกเซลล์ที่คุณต้องให้เป็น Drop-down list1 

ข้อ 2. การสร้าง Drop-Down List ที่ 1 ใน Cell ที่คุณต้องการ 
    >> ไปที่ Data Tab
    >> มองหาส่วนของ Data Tool 
    >> เลือกปุ่ม Data Validation 
    >> จะมี PopUp: Data Validation แสดงขึ้นมา 
    >> ใน Tab: Settings ให้เลือก List 
    >> ในช่อง Source Field: [ระบุชื่อเซลล์ที่จะมาทำ Drop-Down List ที่ 1]
    >> คลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 ตัวอย่างการสร้าง Drop-Down List แบบมีเงื่อนไข

ข้อ 3. การตั้งชื่อตารางที่จะสร้าง Drop-down List ที่ 2 ด้วยการเลิือกเซลล์ A1 ถึง B6 หลังจากนั้น 
     >> เลือก Formulas Tab 
     >> มองหาส่วนของ Defined Names
     >> เลือกปุ่ม Create from Selection
     >> จะมี PopUp: Create Named from Selection แสดงขึ้นมา 
     >> ให้เลือก Top row option  จะได้ชื่อช่วงเซลล์ (names ranges) เป็น Employee และ Department โดย Employee จะอ้างชื่อช่วงเซลล์ (names ranges) Employee 
     >> คลิกปุ่ม OK 

ข้อ 4. การสร้าง Drop-Down List ที่ 2 ใน Cell ที่คุณต้องการ 
    >> ไปที่ Data Tab
    >> มองหาส่วนของ Data Tool 
    >> เลือกปุ่ม Data Validation 
    >> จะมี PopUp: Data Validation แสดงขึ้นมา 
    >> ใน Tab: Settings ให้เลือก List 
    >> ในช่อง Source Field: [ระบุสูตรที่สามารถสร้าง Drop-Down List ที่ 2] 
    >> คลิกปุ่ม OK ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 ตัวอย่างการสร้าง Drop-Down List ที่ 2

จากรูปที่ 5 สูตร INDIRECT(ชื่อเซลล์ที่เป็น Drop-Down List ที่ 1) เพื่อกำหนดให้ Drop-down list ที่ 2 แสดงผลตาม Items ตาม Item  D2 นั้นเอง (Drop-down list 1 เป็น Department ส่งผลให้ Drop-down list 2 แสดง Items ของ Department)


ในบทความนี้ เราให้ตัวอย่างไป 3 แบบ เพื่อให้คุณๆ นำไปประยุกต์ใช้กับลักษณะงานของแต่ละท่านได้อย่างเหมาะสม 

Read More

4 ข้อในการสร้างแผนภูมิ Excel ให้อ่านง่ายและสวยงาม

เมื่อคุณมีข้อมูลที่ต้องนำเสนอในรูปแบบของ "แผนภูมิ" หรือที่ส่วนใหญ่รู้จักว่า "กราฟ" เราจะทำอย่างไรให้แผนภูมินั้น ดูมีความน่าเชื่อถือมากที่สุด

บทความนี้ เรายังคงนำเสนอกลเม็ดเคล็ดไม่ลับ การแต่งแผนภูมิเหล่านั้น ให้คนทั่วไปสามารถเข้าใจง่าย ดูมีความน่าเชื่อถือ และมีความสวยงาม 

1. เลือกแผนภูมิให้เหมาะสมกับข้อมูลในตาราง
คุณควรทำความเข้าใจข้อมูลก่อนว่า ควรจะนำเสนอแผนภูมิแบบใด เพราะแต่ละแผนภูมิจะนำเสนอเรื่องราวของข้อมูลไม่เหมือนกัน ดังนั้น จำเป็นที่จะต้องเลือกแผนภูมิที่สามารถนำเสนอข้อมูลได้ดีที่สุด  

5 ข้อเลือกแผนภูมิให้เหมาะกับข้อมูล
1. คุณต้องการเปรียบเทียบค่า (Value) หรือไม่ 
แผนภูมิที่เหมาะสมกับการเปรียบเทียบค่าตั้งแต่ 1 ค่าไปจนหลายๆ ค่า เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) แผนภูมิแทง (ฺBar Chart) แผนภูมิพื้นที่ (Circular Area) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิจุด/กระจาย (Scatter Chart) แผนภูมิผสม (Bullet Chart) เป็นต้น 

2. คุณต้องการให้แสดงส่วนประกอบอะไรบ้าง 
เช่น แผนภูมิวงกลม (Pie chart) แผนภูมิพื้นที่ (Area Chart) เป็นต้น 

3. คุณต้องการดูการกระจายตัวของข้อมูลหรือไม่
แผนภูมิที่แสดงการกระจายตัวของข้อมูลจะทำให้คุณสังเกตเห็นข้อมูลที่มีความผิดปกติ แนวโน้มปกติ และช่วงของข้อมูล เช่น แผนภูมิจุด/กระจาย (Scatter Chart) แผนภูมิแทง (ฺBar Chart) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) เป็นต้น 

4. คุณต้องการวิเคราะห์แนวโน้มของข้อมูลหรือไม่
แผนภูมิที่สามารถให้ข้อมูลของชุดข้อมูล (data set) ต่อช่วงเวลา เช่น แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart) เป็นต้น 

5. คุณต้องการดูความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มข้อมูลหรือไม่
เช่น แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิจุด/กระจาย (Bubble/Scatter Chart) เป็นต้น

ตัวอย่าง แผนภูมิแท่ง กับ แผนภูมิโดนัท ใช้เปรียบเทียบข้อมูลที่เป็นหมวดหมู่ได้เหมือนกัน แต่ลักษณะของแผนภูมิแท่ง ทำให้อ่านข้อมูลแผนภูมิได้อย่างง่ายและเห็นแนวโน้มของข้อมูลได้ มากกว่าแผนภูมิโดนัท ที่เหมาะกับลักษณะข้อมูลที่มีหมวดหมู่หนึ่งใหญ่กว่าหมวดหมู่อื่นๆ มากและไม่ควรมีหมวดหมู่มากเกินกว่า 7 หมวด ดังรูปที่ 1-2

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างแผนภูมิโดนัท

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างแผนภูมิแท่ง

รูปที่ 3 ตัวอย่างเลือกแผนภูมิให้ผู้อ่านเห็นข้อมูลได้ง่าย

2. จัดเรียงข้อมูลเพื่อให้ดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณทำตามข้อ 1 มาอย่างดีแล้ว ยอมจะได้แผนภูมิที่ใช้ในการนำเสนอรายละเอียดข้อมูลได้ดีที่สุดแน่นอน แต่เรายังมีเทคนิคอื่นๆ เพิ่มเติมเพื่อให้แผนภูมิของคุณ เป็นแผนภูมิที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น นั้นก็คือ เราสามารถทำการจัดเรียงข้อมูลให้ดูได้ง่ายมากขึ้น ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงแผนภูมิที่ยังไม่ได้จัดเรียงข้อมูล

คุณควรเรียงข้อมูลให้เป็นลำดับ ก่อนสร้างแผนภูมิ เช่น จากมากไปน้อย หรือ น้อยไปมาก เพื่อให้ผู้อ่านคนอื่น สามารถเข้าใจแผนภูมิคุณได้ง่ายมากขึ้น ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างแผนภูมิที่จัดเรียงข้อมูลก่อน

3. ควรปรับแต่งแกน X,Y ให้สั้น กระชับ และทำความเข้าใจได้เร็ว
จากรูปที่ 5 จะเห็นว่า เราสามารถทำให้แกน Y ไม่ยาวเกินไปด้วยการคลิกขวาที่แกน Y ของแผนภูมิ >> เลือก "Format Axis" >> เลือก "Custom" >> พิมพ์ [>999999] #,,"M";#,"K" ที่ช่อง Format Code ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 ตัวอย่างการกำหนดแกน y ให้แสดงตัวเลขไม่ยาว

จากรูปที่ 6 เป็นผลการกำหนดให้แกน y แสดงตัวเลขไม่ยาวเหมือนรูปที่ 5 

นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนรูปแบบของแกน x (X axes) ที่เป็นแกนใช้แสดงประเภทข้อมูล (Category) ของแผนภูมิ เราสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบเพื่อให้ผู้อ่านทำความเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น 

ตัวอย่างที่ 1 การใช้ตัวย่อแทนชื่อเต็ม แบบนี้จะทำได้กับประเภทข้อมูลที่เป็น วัน เดือน ปี หรือชื่อเฉพาะต่างๆ 

รูปที่ 7 ตัวอย่างการย่อชื่อประเภทข้อมูล

ตัวอย่างที่ 2 การจัดเรียงข้อความให้อ่านได้ง่ายขึ้น  

รูปที่ 8 ตัวอย่างการจัดเรียงประเภทข้อมูลให้เอียง 45 องศา

รูปที่ 9 ตัวอย่างจัดเรียงประเภทข้อมูลให้เอียง 90 องศา

หรือเลือกแผนภูมิให้ผู้อ่านเห็นรายละเอียดของประเภทข้อมูลได้ง่ายขึ้น ดังรูปที่ 3 ด้านบน

4. การใส่รายละเอียดของแผนภูมิให้เหมาะสม
การที่จะนำแผนภูมิไปนำเสนอกับคนอื่นๆ เราควรใส่รายละเอียดที่จำเป็นของแผนภูมิ เช่น ชื่อแผนภูมิ (Chart Title) ชื่อแกน x ชื่อแกน y (Axis Title) เป็นต้น 

Read More

แผนภูมิเส้น (Line Chart) ต่างอย่างไรกับแผนภูมิกระจาย (Scatter Chart)

จากความก่อนหน้านี้ กล่าวถึง ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับแผนภูมิต่างๆ แผนภูมิคอลัมน์ และ แผนภูมิวงกลมหรือโดนัท ไปแล้ว บทความนี้ เราจะมาทำความรู้จักแผนภูมิเส้นกับแผนภูมิกระจาย ซึ่งเมื่อคุณดูรวมๆ จะพบว่า รูปแบบลักษณะของทั้ง 2 มีความคล้ายกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แผนภูมิกระจายที่มีการเชื่อมต่อโดยเส้น (Scatter with Smooth/Straight Lines and Markers Chart) ยิ่งจะดูคล้ายกับแผนภูมิเส้นที่มีเครื่องหมายกำกับ (Line with Marker Chart/Stacked Line with Marker Chart)  

บทความนี้ จะใช้ข้อมูลดิบที่เป็นข้อมูลยอดขายสินค้าแต่ละเดือน เทียบกันระหว่างปี 2016 และ 2017 มาใช้เป็นตัวอย่างการสร้างแผนภูมิทั้ง 2 ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างข้อมูลยอดขายสินค้าแต่ละเดือนเทียบปี

แผนภูมิเส้น (Line Chart)
เป็นแผนภูมิที่สามารถใช้ในการแสดงแนวโน้มตามช่วงเวลา ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลอย่างน้อย 1 ชุด หรือมากกว่า 1 ชุด โดยแนวนอน (Horizontal axis) มักใช้ในการแสดงหมวดหมู่ (Category) ของข้อมูล เช่น แสดงแนวโน้นตามปี เดือน ช่วงวัน เป็นต้น ส่วนแนวตั้ง มันใช้ในการแสดงข้อมูลตัวเลข


รูปแบบแผนภูมิเส้นแบบต่างๆ
1. Line Chart เป็นแผนภูมิที่เหมาะกับข้อมูลที่มีหลาย Data Point (Data Points หมายถึง ตัวเลขที่แสดงในแต่ละจุดบนแผนภูมิ ซึ่งจากรูปที่ 2 คุณสามารถเห็น Data Point บนแผนภูมิเส้นก็ต่อเมื่อนำเมาส์ไปวางในแต่ละจุดของเส้น หรือกำหนดให้แผนภูมิแสดงตัวเลขในแต่ละจุดออกมา) ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างแผนภูมิเส้น (Line Chart)

การเตรียมข้อมูลดิบ ให้เหมาะในการสร้างแผนภูมิเส้น
คุณควรเตรียมรูปแบบของข้อมูลดิบให้เหมาะสม กับการสร้างแผนภูมิเส้นให้ง่ายขึ้น ดังนี้ 

• ควรมีคอลัมน์ตัวเลขอย่างน้อย 1 คอลัมน์ หรือมากกว่า และ คอลัมน์ตัวเลขนี้ ต้องมีแถวตั้งแต่ 2 แถวขึ้นไป เพื่อให้แต่ละเส้นมีจุดมากกว่า 2 จุด 
• ตัวเลขควรเป็นค่าบวกหรือลบ
• อาจมีคอลัมน์ที่เป็นตัวหนังสือหรือวันที่ได้

จากรูปที่ 1 เรามาสังเกตว่าข้อมูลในตารางเหมาะจะมาสร้างแผนภูมิเส้นหรือไม่ 

• มีคอลัมน์ที่เป็นตัวเลขมากว่า 1 คอลัมน์ คือ B, C และแต่ละชุดข้อมูล มีแถว 12 แถว 
• มีค่าตัวเลขในคอลัมน์ B, C เป็นค่าบวก 
• มีคอลัมน์ที่เป็นตัวหนังสือ คือ ชื่อเดือน

2. Stacked Line Chart เรียกว่าแผนภูมิเส้นแบบซ้อนกัน แต่เส้นในแผนภูมินี้ จะ ไม่ ซ้อนทับกัน เพราะแต่ละเส้นจะมีการสะสมค่าเพิ่มเข้าไปแต่ละจุดของข้อมูล ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างแผนภูมิเส้นแบบซ้อนกัน 

3. 100% Stacked Line Chart เป็นแผนภูมิเส้นตรงแบบ 100% แบบนี้เส้นแต่ละชุดข้อมูลจะไม่ซ้อนทับกัน เพราะแต่ละเส้นจะบวกค่าเพิ่มไปที่ละชุดข้อมูล และแสดงค่าดิบโดยการแปลงค่าดิบนั้นให้เป็นเปอร์เซ็นก่อน ซึ่งถ้าสังเกตเส้นสุดท้ายหรือชุดข้อมูลสุดท้าย จะแสดงเป็นค่าเปอร์เซ็นทั้งหมด นั้นคือ 100% ดังรูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงตัวอย่างแผนภูมิเส้นตรงแบบ 100%

กฎของการแสดงข้อมูลของแผนภูมิเส้นตรงแบบ 100%

• ชุดข้อมูลของแผนภูมินี้ ต้องบวกค่าข้อมูลสะสมไปเรื่อยๆ จนครบ 100%
• ชื่อคอลัมน์จะแทนด้วยเส้นตรง ซึ่งเป็นเส้นตรงที่ยาวเท่ากับจำนวนคอลัมน์ เช่น จากรูปที่ 4 ชื่อคอลัมน์ คือ ชื่อเดือน แผนภูมินี้จึงแสดงชื่อเดือนเป็นเส้นตรงนั้นเอง
• เส้นที่ 2 จะแสดงด้วยค่าของเส้น/ชุดข้อมูลที่ 1 รวมกับ 2 เป็นเปอร์เซ็นของแต่ละคอลัมน์ เช่น เส้นสีฟ้าจุดแรกเป็นค่าเดือนมกราคมแปรงเป็นเปอร์เซ็น ส่วนเส้นสีแดงจุดแรกจะนำค่าทั้ง 2 ชุดมารวมกันจนครบ 100%

4. Line with Marker Chart ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างแผนภูมิเส้นแบบมีเครื่องหมาย 

5. Stacked Line with Marker Chart ดังรูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงตัวอย่างแผนภูมิเส้นตรงที่มีเครื่องหมาย

6. 100% Stacked Line with Marker Chart ดังรูปที่ 7

รูปที่ 7 แสดงตัวอย่างแผนภูมิเส้นตรงที่มีเครื่องหมายแบบ 100%

แผนภูมิแบบนี้จะมีความคล้ายคลึงกับ 100% Stacked Line Chart เพียงแต่เพิ่มเครื่องหมายจุดบนเส้นเข้าไป

7. 3-D Line Chart ดังรูปที่ 8

รูปที่ 8 แสดงตัวอย่างแผนภูมิเส้นแบบ 3 มิติ

😊😊😊😊😊

แผนภูมิกระจาย (Scatter Chart)
เป็นแผนภูมิกระจาย ที่ใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบตัวแปรหรือชุดข้อมูลอย่างน้อย 2 ชุดขึ้นไป เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรหรือชุดข้อมูลนั้น โดยแผนภูมิกระจายจะเรียกว่า X Y ว่ามีแนวโน้มไปแนวทางใด มันจุึงเหมาะสำหรับวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมาก 
ถ้าคุณมีข้อมูลยอดขายสินค้าแต่ละเดือนในแต่ละปี เป็นดังนี้ 

รูปแบบแผนภูมิกระจายแบบต่างๆ 
1. Scatter Chart เป็นแผนภูมิกระจาย ที่ใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบตัวแปรหรือชุดข้อมูลอย่างน้อย 2 ชุดขึ้นไป เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรหรือชุดข้อมูลนั้น ดังนั้น แผนภูมินี้ จึงเหมาะที่จะนำไปใช้กับข้อมูลที่มีวิธีการวัดแยกกัน ดังรูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างแผนภูมิกระจาย (Scatter Chart)

การเตรียมข้อมูลดิบ ให้เหมาะกับการสร้างแผนภูมิกระจาย
คุณควรเตรียมรูปแบบของข้อมูลดิบทั้งจำนวนและวันที่ ให้เหมาะสม กับการสร้างแผนภูมิกระจาย ซึ่งถ้าข้อมูลไม่เหมาะสม อาจส่งผลให้แผนภููมิเกิดข้อผิดพลาดได้
1. ควรมีคอลัมน์ที่เป็นตัวเลข 2 คอลัมน์ และ คอลัมน์ที่เป็นตัวเลขนี้ ต้องมีอย่างน้อย 2 แถวหรือมากกว่า เพื่อให้โปรแกรมลากเส้นระหว่าง 2 ชุดข้อมูลได้
2. คอลัมน์ที่เป็นวันที่สามารถใช้เป็นคอลัมน์ตัวเลข ซึ่งจะวางไว้ที่แนวนอน (แกน X) โดยแแกน X นี้ มักให้แสดงข้อมูลที่เป็นหมวดหมู่ เช่น วันที่ เดือน ปี เป็นต้น 

2. Scatter with Smooth Lines and Markers Chart เป็นแผนภูมิกระจายแบบเส้นโค้งที่มีเครื่องหมายจุด ที่เหมาะสมกับข้อมูลที่มีข้อมูลน้อย และข้อมูลแทนด้วย X, Y ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงตัวอย่างแผนภูมิกระจายแบบเส้นโค้งมีเครื่องหมาย (Scatter with Smooth Lines and Markers)

3. Scatter with Smooth Lines Chart เป็นแผนภูมิกระจายเส้นโค้ง ที่เหมาะสมกับข้อมูลจำนวนมาก และข้อมูลแทนด้วย X, Y ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 แสดงตัวอย่างแผนภูมิกระจายเส้นโค้ง (Scatter with Smooth Line Chart)

4. Scatter with Straight Lines and Markers Chart เป็นแผนภูมิกระจายเส้นตรงที่มีเครื่องหมาย โดยเหมาะที่จะใช้กับข้อมูลที่มีข้อมูลน้อย และข้อมูลแทนด้วย X, Y ดังรูปที่ 4 

รูปที่ 4 แสดงตัวอย่างแผนภูมิกระจายที่เป็นเส้นตรงที่มีเครื่องหมาย (Scatter with Straight Lines and Markers Chart)

5. Scatter with Straight Lines Chart เป็นแผนภูมิกระจายเส้นตรง แผนภูมิแบบนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนมากและมีวิธีการวัดที่ต่างกัน ดังรูปที่ 5

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างแผนภูมิกระจายเส้นตรง (Scatter with Straight Lines Chart)

😊😊😊😊😊

จากตัวอย่างข้างบน จะพบว่า จุดประสงค์ของแผนภูมิทั้ง 2 ไม่เหมือนกัน เพราะ แผนภูมิเส้น เพื่อแสดงแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นของข้อมูล แต่แผนภูมิกระจาย เพื่อเปรียบเทียบตัวแปรหรือชุดข้อมูล และ แผนภูมิกระจาย เวลา Pot เส้น ยังไม่มีหมวดหมู่บนแกนแนวนอน เหมือนกับ Line Chart อีกด้วย

นอกจากนี้ ข้อจำกัดของการสร้างแผนภูมิทั้ง 2 แผนภูมิ คือ ห้ามเว้นข้อมูล(ดิบ) ทั้งแถวหรือคอลัมน์ ในตารางที่นำมาสร้างแผนภูมิ เพราะแผนภูมิจะไม่สมบูรณ์ทันที

Read More